Assembler une pile de PDF en un seul document

Six fichiers, un dossier pour le conseil, à rendre jeudi

Claire gère le secrétariat d'une petite association. Jeudi à 17 h, les membres du conseil d'administration attendent un seul dossier dans leur boîte mail, et elle a reçu six morceaux de quatre personnes : un ordre du jour de 2 pages, 4 pages de compte rendu de la dernière réunion, un rapport financier de 11 pages exporté du logiciel de comptabilité, un point de 3 pages rédigé par la directrice, et deux devis de fournisseurs scannés à l'accueil, une page chacun. L'un des devis vient d'un fournisseur américain, au format Letter ; tout le reste est en A4.

Cela fait 22 pages qui doivent se lire comme un seul document, dans l'ordre du jour, sans que personne n'imprime six pièces jointes. La suite de cette page suit sa pile, mais la même méthode vaut pour une réponse à un appel d'offres, une demande de subvention ou un recueil de cours.

Prépare la pile avant d'ouvrir l'outil

Cinq minutes de préparation t'évitent un deuxième passage. Parcours d'abord cette liste :

• Rassemble chaque partie en PDF. Un fichier Word ou une photo prise au téléphone n'est pas encore un PDF ; convertis-le d'abord (les photos passent par Images en PDF).
• Note l'ordre de passage sur papier ou dans une note : ordre du jour, compte rendu, rapport financier, point de la directrice, devis A, devis B.
• Retire les pages que tu ne veux pas envoyer. La fusion prend chaque fichier en entier : un relevé bancaire de 40 pages reste à 40 pages si tu n'enlèves pas de pages avant.
• Ouvre tout ce qui a un mot de passe. Un fichier verrouillé est refusé ; fais-en une copie déverrouillée avec Déverrouiller PDF grâce au mot de passe que tu as déjà.
• Garde une copie de tout original signé. Le fichier fusionné ne peut pas porter de signature numérique valide (on y revient plus bas).

Fusionner la pile dans PDFGym

1. Ouvre Fusionner PDF et appuie sur Choisir des PDF, ou dépose les fichiers sur la page. Tu peux les ajouter en plusieurs fois ; chaque nouveau fichier se place en bas de la liste.
2. Lis la liste. Chaque ligne affiche le nom du fichier et son nombre de pages, et les totaux en dessous doivent indiquer 6 fichiers et 22 pages pour le dossier de Claire. Un total faux signale un mauvais fichier.
3. Règle l'ordre avec les flèches haut et bas à côté de chaque ligne. La croix retire un fichier ajouté par erreur. La liste, de haut en bas, donne l'ordre des pages du résultat.
4. Cherche une note sous un nom de fichier. Elle indique ce que ce fichier contient et qui ne survivra pas, comme des signets ou des champs de formulaire interactifs.
5. Appuie sur Fusionner les PDF. L'écran de progression montre la lecture des originaux, la copie des pages dans ton ordre, l'écriture du nouveau fichier et la vérification de chaque page fusionnée.
6. Appuie sur Télécharger. Le fichier prend le nom de la première entrée suivi de « -merged » : Claire obtient ordre-du-jour-merged.pdf et le renomme dossier-conseil-mars.pdf avant l'envoi.

Ce que devient chaque élément d'un fichier source

L'outil copie les pages dans un document entièrement nouveau. Tout ce qui est enregistré au niveau du document, et non sur une page, reste de côté. Voici le tableau complet :

Pour Claire, l'étape utile ensuite, c'est la numérotation : six sources, ce sont six numérotations différentes. Ajouter des numéros de page peut numéroter les 22 pages en une passe après la fusion, et en réunion « page 14 » désignera la même page pour tout le monde.

Comment le résultat est vérifié avant le téléchargement

Avant de copier quoi que ce soit, l'outil lit chaque page source et note trois choses : le texte sélectionnable, la largeur et la hauteur. Après avoir écrit le nouveau fichier, il le rouvre et le lit de la même façon. Le nombre total de pages doit égaler la somme des fichiers d'entrée, le texte de chaque page doit correspondre à sa source, et chaque page doit garder ses dimensions.

Si l'une de ces comparaisons échoue, tu obtiens une erreur au lieu d'un bouton Télécharger. Un dossier qui a perdu en silence la page 9 du rapport financier, personne ne s'en aperçoit avant qu'un membre du conseil pose la question, alors l'outil préfère ne rien te donner. En revanche, le contrôle ne juge pas l'ordre. Mettre le devis B avant le devis A donne une fusion valide ; toi seul sais que c'est faux.

Les erreurs qui passent, et comment les corriger

Se fier au tri du sélecteur de fichiers. Les fichiers arrivent dans la liste dans l'ordre où le sélecteur les transmet, souvent alphabétique. « Devis-B.pdf » se retrouve au-dessus de « compte-rendu.pdf » et « partie-10 » au-dessus de « partie-2 ». Corrige l'ordre dans la liste, pas en renommant.

Une partie envoyée dans la mauvaise version. La directrice envoie un point corrigé à 16 h. Plutôt que de tout refaire, ouvre le dossier fusionné dans Organiser PDF, supprime les trois anciennes pages, puis fusionne le nouveau fichier à la fin et fais glisser ses pages à leur place.

Un dossier trop lourd pour le serveur de messagerie. La fusion additionne les tailles et ne les réduit jamais ; les pages scannées aggravent les choses. Compresse le fichier fini une seule fois, comme l'explique le guide fusionner puis compresser.

Sauter la relecture. Ouvre le résultat et regarde la première page de chaque partie. Six coups d'œil suffisent pour repérer une paire inversée.

Quand un outil dans le navigateur n'est pas la bonne voie

Parfois, la réponse honnête est un autre outil, ou pas de fusion du tout.

Si une partie porte une signature numérique que le destinataire doit pouvoir vérifier, garde ce fichier tel quel. Une signature couvre un fichier précis, et une copie fusionnée est un nouveau fichier. Envoie le contrat signé à côté du dossier plutôt que dedans.

Si les lecteurs ont besoin de signets cliquables pour circuler dans un long document, comme une réponse de 300 pages à un appel d'offres, utilise un éditeur PDF de bureau capable de reconstruire un sommaire après l'assemblage. Sur Mac, Aperçu peut aussi combiner des fichiers hors ligne : ouvre le premier, affiche les vignettes depuis le menu Présentation et fais glisser les autres PDF dans la barre latérale. Windows n'a aucun moyen intégré de le faire.

Si ton organisme n'autorise que des logiciels validés pour les documents de clients, demande d'abord au service informatique, même si rien n'est envoyé ici. Et si le système du destinataire classe chaque document dans une fiche distincte, comme beaucoup de services comptables, un seul fichier combiné lui complique la tâche. Demande avant de fusionner.