اجمع عدة ملفات PDF في مستند واحد

ستة ملفات وملف اجتماع واحد قبل الخميس

تدير دانة مكتب جمعية خيرية صغيرة. ينتظر أعضاء مجلس الأمناء ملف الاجتماع في بريدهم قبل الساعة 5 مساء الخميس، ولديها ستة أجزاء من أربعة أشخاص: جدول أعمال من صفحتين، ومحضر الاجتماع السابق في 4 صفحات، وتقرير مالي من 11 صفحة صدّرته من برنامج المحاسبة، وتحديث من المدير في 3 صفحات، وعرضا سعر من موردين مُسحا ضوئيًا في الاستقبال، صفحة لكل منهما. أحد العرضين أرسله مورد أمريكي على ورق Letter، وكل ما عداه بمقاس A4.

المجموع 22 صفحة يجب أن تُقرأ كمستند واحد بترتيب جدول الأعمال، دون أن يطبع أحد ستة مرفقات. بقية هذه الصفحة تتبع ملفاتها، لكن الطريقة نفسها تصلح لملف مناقصة أو طلب منحة أو حزمة مواد لمقرر دراسي.

جهّز الملفات قبل فتح الأداة

خمس دقائق من التحضير توفر عليك تكرار العملية. مرّ على هذه القائمة أولًا:

• اجمع كل جزء بصيغة PDF. ملف Word أو صورة من الهاتف ليسا PDF بعد؛ حوّلهما أولًا (الصور تمر عبر تحويل الصور إلى PDF).
• اكتب الترتيب على ورقة أو في ملاحظة: جدول الأعمال، المحضر، التقرير المالي، تحديث المدير، العرض أ، العرض ب.
• احذف من الأجزاء ما لا تريد إرساله من صفحات. الدمج يأخذ كل ملف كاملًا، فكشف حساب بنكي من 40 صفحة يبقى 40 صفحة ما لم تحذف منه صفحات أولًا.
• افتح أي ملف عليه كلمة مرور. الملف المقفل يُرفض؛ أنشئ نسخة غير مقفلة عبر إلغاء قفل PDF بكلمة المرور التي تعرفها.
• احتفظ بنسخة من أي أصل موقّع. الملف المدمج لا يمكنه حمل توقيع رقمي صالح (التفاصيل أدناه).

دمج الملفات في PDFGym

1. افتح دمج PDF واضغط «حدد ملفات PDF»، أو أسقط الملفات على الصفحة. يمكنك إضافتها على دفعات، وكل ملف جديد ينضم إلى أسفل القائمة.
2. اقرأ القائمة. يعرض كل صف اسم الملف وعدد صفحاته، ويجب أن يظهر في المجموع أسفلها 6 ملفات و22 صفحة لملف دانة. العدد الخاطئ يعني ملفًا خاطئًا.
3. صحّح الترتيب بسهمي الأعلى والأسفل بجانب كل صف. علامة الإغلاق تزيل ملفًا أضفته بالخطأ. ترتيب القائمة من الأعلى إلى الأسفل هو ترتيب صفحات الناتج.
4. ابحث عن ملاحظة تحت اسم أي ملف. تذكر ما يحويه ذلك الملف ولن ينتقل، مثل العلامات المرجعية أو حقول النماذج التفاعلية.
5. اضغط «ادمج PDF». تعرض شاشة التقدم المراحل: قراءة الأصول، ونسخ الصفحات بترتيبك، وكتابة الملف الجديد، وفحص كل صفحة مدمجة.
6. اضغط «تنزيل». يحمل الملف اسم أول عنصر في القائمة مع اللاحقة "-merged"، فتحصل دانة على agenda-merged.pdf وتعيد تسميته إلى board-pack-march.pdf قبل الإرسال.

ماذا يصبح كل جزء من الملف المصدر

تنسخ الأداة الصفحات إلى مستند جديد تمامًا. أي شيء محفوظ على مستوى المستند لا على الصفحة نفسها يُترك خارجًا. هذه هي الصورة كاملة:

الخطوة المفيدة التالية لدانة هي أرقام الصفحات: ستة مصادر تعني ستة أنظمة ترقيم مختلفة. تستطيع إضافة أرقام الصفحات ترقيم الصفحات الـ22 كلها دفعة واحدة بعد الدمج، فحين يقول عضو في الاجتماع «الصفحة 14» يقصد الجميع الصفحة نفسها.

كيف يُفحص الناتج قبل التنزيل

قبل نسخ أي شيء، تقرأ الأداة كل صفحة مصدر وتسجّل عنها ثلاث معلومات: النص القابل للتحديد، والعرض، والارتفاع. وبعد كتابة الملف الجديد تفتحه مرة أخرى وتقرؤه بالطريقة نفسها. يجب أن يساوي عدد الصفحات مجموع صفحات المدخلات، وأن يطابق نص كل صفحة نص مصدرها، وأن تحافظ كل صفحة على أبعادها.

إذا فشلت أي مقارنة من هذه، تحصل على رسالة خطأ بدل زر التنزيل. ملف اجتماع فقد بصمت الصفحة 9 من التقرير المالي هو النتيجة التي لا ينتبه لها أحد حتى يسأل عنها عضو في المجلس، لذلك تفضّل الأداة ألا تعطيك شيئًا. لكن الفحص لا يحكم على الترتيب: وضع العرض ب قبل العرض أ دمج صحيح تقنيًا، وأنت وحدك تعرف أنه خطأ.

أخطاء تفلت بسهولة، وحل كل منها

الثقة بترتيب نافذة اختيار الملفات. تصل الملفات إلى القائمة بالترتيب الذي تسلّمه به النافذة، وغالبًا ما يكون أبجديًا. فيقع "Quote-B.pdf" فوق "minutes.pdf"، ويقع "part-10" فوق "part-2". صحّح الترتيب في القائمة، لا بإعادة التسمية.

وصول نسخة خاطئة من أحد الأجزاء. يرسل المدير تحديثًا مصححًا الساعة 4 عصرًا. بدل إعادة البناء من البداية، افتح الملف المدمج في تنظيم صفحات PDF، واحذف الصفحات الثلاث القديمة، ثم ادمج الملف الجديد في النهاية واسحب صفحاته إلى مكانها.

ملف أكبر مما يقبله خادم البريد. الدمج يجمع الأحجام ولا يقلّصها أبدًا، والصفحات الممسوحة ضوئيًا تزيد الأمر سوءًا. اضغط الملف النهائي مرة واحدة كما يشرح دليل الدمج ثم الضغط.

تخطي المراجعة. افتح الناتج وانظر إلى الصفحة الأولى من كل جزء. ست نظرات تكفي لاكتشاف جزأين متبادلين.

متى لا تكون أداة المتصفح الطريق المناسب

أحيانًا يكون الجواب الصادق أداة أخرى، أو عدم الدمج أصلًا.

إذا كان أحد الأجزاء يحمل توقيعًا رقميًا يجب أن يتمكن المستلم من التحقق منه، فاترك ذلك الملف كما هو. التوقيع يغطي ملفًا محددًا بعينه، والنسخة المدمجة ملف جديد. أرسل العقد الموقّع بجانب الملف المجمّع لا بداخله.

إذا احتاج القراء إلى علامات مرجعية قابلة للنقر للتنقل في مستند طويل، مثل رد على مناقصة من 300 صفحة، فاستخدم محرر PDF لسطح المكتب يستطيع إعادة بناء الفهرس بعد الجمع. وعلى Mac يستطيع تطبيق المعاينة أيضًا جمع الملفات دون اتصال: افتح الملف الأول، واعرض «صور مصغرة» من قائمة «عرض»، ثم اسحب ملفات PDF الأخرى إلى الشريط الجانبي. أما Windows فلا يملك طريقة مدمجة لذلك.

إذا كانت مؤسستك لا تسمح إلا ببرامج معتمدة لمستندات العملاء، فاسأل قسم تقنية المعلومات أولًا، حتى وإن لم يُرفع شيء هنا. وإذا كان نظام المستلم يحفظ كل مستند في سجل مستقل، كما تفعل أقسام حسابات كثيرة، فالملف المجمّع يصعّب عمله فقط. اسأل قبل أن تدمج.