وضع توقيعك على ملف Word

اتفاقية استشارات تصل بصيغة .docx

كريم مصمم تجربة مستخدم مستقل. يوم الثلاثاء ترسل له مديرة مكتب أحد العملاء ملف Consulting_Agreement_Hartley.docx، ست صفحات، مع ملاحظة: «يرجى التوقيع في الصفحة 6 وإعادته قبل الخامسة مساء الخميس». لديه MacBook عليه Word من Microsoft 365، ولا طابعة ولا شهادة.

السؤال الأول: هل هو الموقّع أم من يجهّز المستند ليوقّعه غيره؟ هو الموقّع، ولا شيء في الرسالة يطلب إعادة ملف Word أو توقيعًا قابلًا للتحقق. وهذا يقود إلى طريق PDF أدناه. ولو كان يجهّز الاتفاقية ليوقّعها العميل، فهناك قسم لاحق يغطي تلك المهمة.

مقارنة بين خمس طرق

احفظ PDF من Word، ثم وقّع النسخة

1. في Word، افتح قائمة «ملف» واستخدم «حفظ نسخة» أو «حفظ باسم» (ويعمل «تصدير» أيضًا)، ثم اختر PDF نوعًا للملف. يسمّيه كريم Consulting_Agreement_Hartley.pdf.
2. افتح ملف PDF وتحقق منه: ست صفحات، وكتلة التوقيع ما زالت في الصفحة 6، ولا تعقّب تغييرات ولا تعليقات مطبوعة في الهوامش.
3. اذهب إلى توقيع PDF واختر ملف PDF الجديد.
4. ارسم توقيعًا بلوحة اللمس عبر «ارسم»، أو ارفع صورة لتوقيعك بالحبر عبر «ارفع» مع ترك «أزل خلفية الورق الفاتحة» محددًا.
5. انتقل إلى الصفحة 6، واستخدم «ضع التوقيع» واسحب العلامة إلى السطر، ثم «ضع التاريخ» بجانب عنوان التاريخ. اضبط الحجم حتى يكون الاثنان بارتفاع النص.
6. اختر «أضف العلامات إلى PDF». تعيد الأداة فتح النسخة، وتقارن الصفحات والنص القابل للتحديد بالأصل، وتتأكد من ظهور كل علامة قبل أن يظهر التنزيل.
7. احفظ النتيجة باسم Consulting_Agreement_Hartley_signed.pdf وأرفقها في الرد.

لماذا الحفظ من Word بدل التحويل في مكان آخر؟ محوّل تحويل Word إلى PDF في PDFGym يركّز على النص: يحافظ على العناوين والفقرات والقوائم والجداول البسيطة، لكنه يترك الصور المضمّنة وتخطيط Word الدقيق. وهذا يناسب خطابًا بسيطًا على حاسوب ليس عليه Word. أما العقد الذي فيه شعار، أو كتلة توقيع منسّقة، أو فواصل صفحات مهمة، فيجب حفظه من Word نفسه.

حين يريد المرسل ملف Word مرة أخرى

بعض الناس يحتاجون ملف DOCX، مثلًا لدمجه في سجلاتهم. عندها وقّع داخل Word:

• صورة: استخدم «إدراج» ثم الصور، واختر صورة PNG مقصوصة لتوقيعك. وفي علامة التبويب «تنسيق الصورة»، افتح «التفاف النص» واختر الوضع الذي يضع الصورة أمام النص، فتطفو فوق السطر بدل أن تدفع الفقرة إلى الأسفل.
• حبر: في علامة التبويب «رسم»، اختر قلمًا ووقّع مباشرة على الصفحة. يبدو هذا أفضل مع قلم إلكتروني أو شاشة لمس.
• شهادة: في Word على Windows أمر «إضافة سطر توقيع» في علامة التبويب «إدراج». توقيع هذا السطر بشهادة يضيف توقيعًا رقميًا حقيقيًا إلى ملف DOCX، وتعديل الملف بعد ذلك يبطله. وعلى Mac أو في Word للويب، اعتمد على طريقة الصورة أو طريق PDF بدلًا من ذلك.

إذا ذكر الطلب توقيعًا مؤهلًا أو قابلًا للتحقق، فاقرأ الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي قبل أن تختار أيًّا من هذه الطرق.

تجهيز ملف Word ليوقّعه شخص آخر

حين تكون أنت المرسل، ابنِ كتلة التوقيع بحيث لا تنزاح. يعمل جيدًا جدول بعمودين بلا حدود: اسم الموقّع ومنصبه في عمود، والتاريخ في الآخر، وحد سفلي لكل خلية بدل صف من الشرطات السفلية. وفعّل «الاحتفاظ مع التالي» (مربع الحوار «فقرة»، علامة التبويب «فواصل الأسطر والصفحات») للبند الأخير كي لا تنتهي الكتلة وحدها في صفحة.

ثم أرسل PDF، لا ملف DOCX. وإذا كان على الموقّع أن يكتب اسمًا أو تاريخًا في مربعات، فأضف تلك الحقول بأداة إنشاء PDF قابل للتعبئة؛ فهي تنشئ حقول نص وتاريخ وخانات اختيار وقوائم منسدلة، لا حقول توقيع بشهادة، فيبقى التوقيع نفسه مهمة أداة توقيع.

مشكلات تظهر بعد التوقيع، وما العمل

• التوقيع أعلى من مكانه بنصف سطر على شاشتهم. خطوطهم أعادت تدفق ملف DOCX. أرسل PDF، فهو يحفظ تخطيطك.
• مستطيل أبيض يغطي السطر. الصورة ما زالت تحمل خلفية الورق. استخدم PNG شفافة في Word، أو دع أداة توقيع PDF تزيل الخلفية الفاتحة.
• اختفى التوقيع من PDF. محوّل يركّز على النص أسقط الصورة. احفظ PDF من Word، أو ضع التوقيع بعد التحويل.
• التوقيع بشهادة غير موجود في PDF. التوقيع على ملف DOCX يبقى مع ملف DOCX. وقّع PDF على حدة؛ راجع إعداد توقيع بشهادة.
• اسمك يظهر في تفاصيل الملف. ملف PDF المحفوظ من Word يحمل عادة اسم المؤلف وخصائص أخرى. يسردها فحص الخصوصية ويزيل ما تختاره منها.

متى تتخطى المتصفح كليًا

إذا أعطاك المرسل رابطًا إلى خدمة التوقيع الإلكتروني لديه، فوقّع هناك؛ سجلاته هي التي تُعتمَد. وإذا كانت جهة عملك تصدر شهادات، أو كان العقد يشترط توقيعًا مؤهلًا، فاستخدم الأدوات التي يدعمها قسم تقنية المعلومات. والمستندات التي تحتاج شهودًا أو كاتب عدل تتبع قواعد شكلية لا تحل محلها أي أداة متصفح. وإذا كانت سياسة الشركة تمنع أدوات الويب لمستندات العملاء على حاسوب تديره، فاتبع السياسة رغم أن توقيع PDF تعمل داخل علامة التبويب دون رفع الملف.