Membubuhkan tanda tangan pada file Word

Perjanjian konsultasi tiba dalam format .docx

Daniel adalah desainer UX lepas. Pada hari Selasa, manajer kantor seorang klien mengirim email berisi Consulting_Agreement_Hartley.docx setebal enam halaman dengan catatan: "Mohon tanda tangani halaman 6 dan kembalikan paling lambat Kamis pukul 5 sore." Ia menggunakan MacBook dengan Word dari Microsoft 365, tanpa printer dan tanpa sertifikat.

Pertanyaan pertamanya adalah apakah ia berperan sebagai penandatangan atau orang yang menyiapkan dokumen untuk ditandatangani pihak lain. Ia adalah pihak yang menandatangani, dan tidak ada kalimat di email yang meminta file Word-nya dikembalikan atau meminta tanda tangan yang dapat diverifikasi. Itu mengarahkannya ke jalur PDF di bawah ini. Seandainya ia menyiapkan perjanjian tersebut untuk ditandatangani klien, bagian selanjutnya membahas pekerjaan itu.

Lima jalur yang dibandingkan

Simpan sebagai PDF dari Word, lalu tanda tangani salinannya

1. Di Word, buka menu File lalu pilih Simpan Salinan atau Simpan Sebagai (Ekspor juga bisa digunakan), kemudian pilih PDF sebagai tipe filenya. Daniel menamainya Consulting_Agreement_Hartley.pdf.
2. Buka PDF tersebut dan periksa: enam halaman, blok tanda tangan masih berada di halaman 6, dan tidak ada lacak perubahan (tracked changes) atau komentar yang ikut tercetak di margin.
3. Buka Tanda Tangani PDF lalu pilih PDF baru tadi.
4. Gambar tanda tangan menggunakan trackpad, atau pilih Unggah untuk memasukkan foto tanda tangan tinta Anda dengan opsi Hapus latar kertas yang terang dibiarkan tercentang.
5. Pindah ke halaman 6, gunakan tombol Place signature (tempatkan tanda tangan) lalu seret tanda tersebut ke garisnya, kemudian pilih Tempatkan tanggal di sebelah label tanggal. Sesuaikan ukurannya hingga keduanya tampak seimbang dengan tinggi huruf teks.
6. Pilih Tambahkan tanda ke PDF. Alat ini membuka kembali salinannya, membandingkan halaman serta teks yang bisa dipilih dengan file asli, dan memastikan setiap tanda tampak jelas sebelum tombol unduh muncul.
7. Simpan hasilnya sebagai Consulting_Agreement_Hartley_signed.pdf lalu lampirkan pada balasan email.

Kenapa menyimpan langsung dari Word alih-alih mengonversinya di tempat lain? Konverter Word ke PDF di PDFGym mengutamakan teks: alat ini mempertahankan judul, paragraf, daftar, dan tabel sederhana, tetapi mengabaikan gambar tertanam serta tata letak persis dari Word. Cara itu cocok untuk surat biasa di perangkat yang tidak memiliki Word. Sebaliknya, kontrak yang memiliki logo, blok tanda tangan yang ditata khusus, atau jeda halaman yang krusial sebaiknya disimpan langsung dari Word.

Ketika pengirim meminta file Word-nya kembali

Sebagian orang memang membutuhkan file DOCX-nya, misalnya untuk digabungkan ke dalam arsip sistem mereka sendiri. Jika demikian, tanda tangani di dalam Word:

• Gambar: gunakan menu Sisipkan, lalu Gambar, dan pilih file PNG tanda tangan Anda yang sudah dipotong rapi. Pada tab Format Gambar, atur Bungkus Teks ke Di Depan Teks agar tanda tangan mengapung di atas garis tanpa mendorong paragraf di bawahnya.
• Tinta: pada tab Gambar (Draw), pilih pena lalu tanda tangani langsung di atas halaman. Cara ini terlihat paling rapi jika menggunakan stylus atau layar sentuh.
• Sertifikat: Word untuk Windows memiliki perintah Tambahkan Baris Tanda Tangan pada tab Sisipkan. Menandatangani baris tersebut dengan sertifikat akan menambahkan tanda tangan digital asli ke dalam DOCX, dan mengedit file setelahnya akan membatalkan tanda tangan itu. Di Mac atau di Word untuk web, gunakan jalur gambar tanda tangan atau jalur PDF sebagai gantinya.

Jika permintaan menyebutkan tanda tangan terkualifikasi atau yang dapat diverifikasi, baca terlebih dahulu perbedaan tanda tangan elektronik dan digital sebelum memilih salah satu cara di atas.

Menyiapkan file Word untuk ditandatangani orang lain

Saat Anda yang mengirim dokumen, buat blok tanda tangan yang tidak mudah bergeser. Tabel dua kolom tanpa garis tepi sangat efektif untuk ini: nama dan jabatan penandatangan di kolom kiri, tanggal di kolom kanan, serta garis batas bawah pada tiap sel sebagai garis tanda tangan alih-alih deretan garis bawah (underscore). Aktifkan opsi Pertahankan dengan berikutnya (pada pengaturan Paragraf, tab Baris dan Hentian Halaman) untuk pasal terakhir agar blok tanda tangan tidak pernah terpisah sendirian di halaman berikutnya.

Setelah itu, kirimkan file PDF, bukan DOCX. Jika penandatangan perlu mengetik nama atau tanggal ke dalam kotak isian, tambahkan kolom-kolom tersebut menggunakan Buat PDF yang Dapat Diisi; alat ini membuat kolom teks, tanggal, kotak centang, dan dropdown, bukan kolom tanda tangan sertifikat, sehingga tanda tangannya sendiri tetap dibubuhkan menggunakan alat penandatanganan.

Masalah yang muncul setelah Anda menandatangani, dan solusinya

• Tanda tangan melayang setengah baris terlalu tinggi di layar penerima. Font di perangkat mereka membuat isi DOCX mengalir ulang. Kirimkan dalam bentuk PDF agar tata letak Anda tetap terkunci.
• Kotak putih menutupi garis tanda tangan. Gambar tanda tangan masih membawa latar kertasnya. Gunakan PNG transparan di Word, atau biarkan Tanda Tangani PDF menghapus latar kertas yang terang.
• Tanda tangan menghilang dari PDF. Konverter berbasis teks tidak menyertakan gambar. Simpan PDF langsung dari Word, atau bubuhkan tanda tangan setelah file dikonversi menjadi PDF.
• Tanda tangan sertifikat hilang dari PDF. Tanda tangan sertifikat pada DOCX hanya menempel pada file DOCX tersebut. Tanda tangani PDF secara terpisah; lihat panduan menyiapkan tanda tangan sertifikat.
• Nama Anda muncul di detail properti file. PDF yang disimpan dari Word biasanya membawa nama penulis dan properti dokumen lainnya. Pindai Privasi PDF akan menampilkan daftarnya dan menghapus bagian yang Anda pilih.

Kapan sebaiknya tidak menggunakan alat browser sama sekali

Jika pengirim memberi Anda tautan ke layanan penandatanganan elektronik mereka, tanda tangani langsung di sana; catatan di sistem merekalah yang dianggap sah. Jika perusahaan Anda menerbitkan sertifikat internal, atau kontrak mewajibkan tanda tangan terkualifikasi, gunakan perangkat lunak yang didukung oleh tim IT Anda. Dokumen yang memerlukan saksi atau notaris mengikuti aturan hukum formal yang tidak bisa digantikan oleh alat browser mana pun. Selain itu, jika kebijakan perusahaan melarang penggunaan alat web untuk dokumen klien di laptop kantor, patuhi kebijakan tersebut meskipun Tanda Tangani PDF bekerja sepenuhnya di dalam tab tanpa mengunggah file.