Perlukah mengemas PDF ke ZIP? Apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan arsip

Dua puluh tiga bukti transaksi untuk akuntan

Marek mengelola sebuah studio desain kecil, dan setiap bulan Januari akuntannya meminta seluruh dokumen pembukuan tahun sebelumnya. Ia memiliki satu folder bernama 2026-expenses yang berisi 23 file PDF: faktur yang diunduh dari pemasok, beberapa tiket kereta hasil pindaian, serta laporan tagihan kartu kredit berukuran 9 MB. Total ukuran folder tersebut sekitar 18 MB, sedangkan kotak surat email akuntannya menolak pesan di atas 15 MB.

Marek pun mengklik kanan folder itu lalu membuat arsip ZIP dengan harapan ukurannya turun jauh di bawah batas. Ternyata file ZIP yang dihasilkan nyaris sama besarnya dengan ukuran folder asli, emailnya tetap mental, dan ia bingung apakah program ZIP di komputernya sedang rusak. Programnya sama sekali tidak rusak. Ia meminta alat pengemas paket untuk mengerjakan tugas pengecilan ukuran, padahal keduanya adalah dua masalah berbeda dengan solusi yang berbeda pula.

Apa yang sebenarnya dilakukan arsip ZIP terhadap PDF

File ZIP adalah sebuah wadah penyimpanan. Arsip ini memuat salinan file Anda, nama-namanya, serta susunan foldernya, sambil menjalankan kompresor serbaguna pada setiap file. Kompresor tersebut menghemat ruang dengan mencari pola data yang berulang, sebuah cara yang bekerja sangat efektif pada file teks biasa, lembar kerja, dan catatan log.

Sebaliknya, file PDF sejak awal sudah melewati perlakuan serupa. Deskripsi halamannya disimpan di dalam aliran data yang sudah terkompresi, sementara foto dan hasil pindaian di dalamnya umumnya berupa data JPEG yang memang sudah membuang detail berlebih agar ukurannya kecil. Di mata kompresor ZIP, sisa byte tersebut tampak seperti derau acak yang tidak lagi memiliki pola berulang untuk dipadatkan. Itulah sebabnya mengompres ulang file JPEG atau file musik nyaris tidak mengurangi ukuran, dan alasan yang sama membuat arsip milik Marek tetap berat. Namun, pengemasan ZIP bersifat lossless: saat diekstrak, setiap PDF di dalamnya tetap identik dengan file asli byte demi byte.

Pilih solusi yang sesuai dengan masalah sebenarnya

Kebanyakan orang memilih membuat file ZIP karena menghadapi salah satu dari lima kendala berikut. Masing-masing punya solusi yang lebih tepat.

Kasus Marek merupakan gabungan baris pertama dan ketiga: ia ingin ke-23 file tetap terpisah, sekaligus membutuhkan ukurannya menjadi lebih ringan. Solusinya adalah mengecilkan beberapa file PDF yang paling berat lebih dulu, baru kemudian mengemas folder tersebut ke dalam ZIP.

Mengecilkan file yang berat di PDFGym, baru mengemasnya ke ZIP

1. Urutkan isi folder berdasarkan ukuran file lalu temukan dokumen mana yang menyumbang bobot paling besar. Di folder Marek, laporan kartu kredit dan tiket hasil pindaian memakan sebagian besar ruang.
2. Buka Kompres PDF lalu pilih file yang paling berat. Tidak ada file yang diunggah; dokumen langsung dibuka di dalam tab browser.
3. Pilih pilihan cepat seperti 1 MB, atau ketik batas ukuran persis dalam satuan KB atau MB.
4. Tekan Kompres lalu baca hasilnya: ukuran akhir, berapa banyak ruang yang dihemat, serta pratinjau halaman di sebelah file asli. Teks yang tadinya bisa dipilih tetap bisa dipilih, dan setiap kandidat diperiksa terhadap sumbernya sebelum ditawarkan.
5. Unduh file hasil yang berakhiran "-compressed", lalu taruh di dalam folder menggantikan file aslinya. Ulangi langkah ini untuk file berat berikutnya.
6. Setelah total ukuran folder berada cukup jauh di bawah batas kotak surat, kemas folder tersebut menjadi ZIP menggunakan fitur bawaan sistem operasi seperti dijelaskan di bawah.

Membuat file ZIP dengan fitur bawaan perangkat Anda

Anda tidak memerlukan perangkat lunak tambahan pada sistem operasi masa kini. Penamaan menu sedikit berbeda antarversi sistem, jadi cari kata kompres atau ZIP.

• Windows: klik kanan file atau folder lalu cari opsi untuk mengompres ke file ZIP. Pada versi yang lebih lama termasuk Windows 10, opsi ini berada di submenu pengiriman, lalu opsi folder ZIP.
• macOS: Control-klik file yang dipilih di Finder lalu pilih Ringkas. Jika memilih beberapa file sekaligus, hasilnya akan dinamai Archive.zip, jadi jangan lupa mengganti namanya.
• iPhone dan iPad: di dalam aplikasi File, sentuh dan tahan sebuah file atau folder lalu pilih opsi kompresi.
• Android: caranya bergantung pada aplikasi pengelola file. Pilih file-filenya lalu cari opsi Kompres atau Zip di dalam menu.

Beri nama arsip sesuai isi dan pemiliknya, misalnya Marek-Studio-biaya-2026.zip, karena penerima hanya melihat satu nama tersebut pada daftar lampiran email.

Kesalahan seputar penggunaan ZIP dan solusinya

• Mengemas ke ZIP demi mengakali batas ukuran file. Cara ini nyaris tidak menghemat ruang. Kecilkan ukuran PDF-nya, atau kirimkan tautan ke folder penyimpanan.
• Mengira kata sandi ZIP sudah cukup menjaga kerahasiaan file. Fitur pembuat ZIP bawaan di Windows dan macOS tidak menyertakan penguncian kata sandi, dan enkripsi ZIP model lama tergolong lemah. Untuk mengatur siapa yang boleh membuka dokumen, pasang kata sandi langsung pada file PDF-nya.
• Mengirim file ZIP ke alamat email kantor perusahaan. Arsip sering dimanfaatkan untuk menyembunyikan malware, sehingga filter keamanan kantor bisa mengkarantina atau memblokir lampiran tersebut. Tanyakan lebih dulu kepada penerima, atau lampirkan file PDF secara langsung.
• Mencoba mengompres sesudah dikemas ke ZIP. Alat pengompres PDF tidak dapat menjangkau file di dalam bungkus arsip. Kecilkan PDF-nya dulu, baru kemas ke ZIP.
• Memasukkan ZIP di dalam ZIP. Menumpuk arsip berlapis-lapis tidak menambah penghematan ruang dan hanya menyulitkan orang yang harus mengekstraknya. Satu lapis arsip sudah cukup.

Kapan baik file ZIP maupun lampiran email tidak tepat

Jika ukuran folder masih terlalu besar sesudah dikompres, lampiran email bukanlah sarana pengiriman yang tepat. Taruh file di dalam folder penyimpanan awan (cloud) lalu kirimkan tautannya; panduan membagikan PDF sebagai tautan membahas pengaturan izin aksesnya. Begitu pula bila penerima mengunggah dokumen ke portal web yang hanya menerima format PDF, file ZIP pasti akan ditolak, jadi gabungkan atau kecilkan file PDF-nya.

Dan apabila divisi TI di tempat kerja memiliki aturan khusus soal pengiriman arsip atau berbagi file, ikuti prosedur mereka alih-alih mencari jalan memutar. Akuntan atau klien Anda mungkin sudah menyediakan halaman unggahan aman yang langsung menyelesaikan masalah batas ukuran file.