Menandatangani PDF di laptop, iPhone, atau HP Android

Kontrak masuk saat Anda sedang di luar meja kerja

Daniel mengelola studio desain beranggotakan dua orang. Kamis pukul 16.10, seorang klien mengirim email berisi services_agreement_v3.pdf sepanjang empat halaman dengan catatan: tanda tangani halaman 4, beri paraf di halaman 1 sampai 3, lalu kirim balik sebelum pukul 18.00 agar proyek bisa dimulai hari Senin. Daniel sedang berada di kereta dengan HP Android. Rekan kerjanya, yang berada di kantor, memegang PC Windows dan iPad. Siapa yang menandatangani, dan memakai perangkat apa, menentukan jalur mana yang paling cepat.

Jawabannya jarang berupa aplikasi khusus. Setiap platform utama sudah menyertakan fitur bawaan untuk membubuhkan tanda tangan atau menjalankan browser yang sanggup melakukannya. Bedanya terletak pada seberapa rapi hasilnya tampak di sisi penerima, dan berapa kali ketuk yang dibutuhkan.

Jalur mana yang cocok untuk tiap perangkat

Mac, Windows, dan komputer pinjaman

Mac. Buka file di Pratinjau lalu tampilkan bilah alat markup. Kontrol tanda tangannya memungkinkan Anda menulis nama di trackpad atau mengarahkan tanda tangan di atas kertas ke kamera; versi kamera biasanya tampak jauh lebih rapi. Pratinjau menyimpan tanda tangan tersebut untuk pemakaian berikutnya, sehingga kontrak kedua hanya butuh beberapa detik.

Windows. Adobe Acrobat Reader gratis memiliki fitur isi dan tanda tangani yang menyimpan tanda tangan hasil gambar atau ketikan untuk dipakai ulang. Edge juga bisa membuka PDF dan membiarkan Anda menggambar di atasnya saat darurat, tetapi goresan mouse jarang terlihat mirip dengan tanda tangan di KTP atau paspor Anda.

Chromebook, Linux, atau PC orang lain. Lewati proses instalasi. Tanda Tangani PDF berjalan di dalam tab browser, menjaga file tetap di perangkat tersebut, dan tidak meminta akun. Jika perjanjian dikirim sebagai file Word alih-alih PDF, panduan menandatangani dokumen Word membahas langkah konversinya lebih dulu.

iPhone dan iPad: cukup gunakan Markup

Simpan lampiran ke aplikasi File, buka di sana, lalu ketuk ikon pena Markup. Opsi tanda tangan berada bersama alat teks dan bentuk; jika tata letaknya berubah pada versi iOS Anda, cari tombol tanda tambah. Menggambar dengan jari sudah cukup, memakai Apple Pencil lebih rapi lagi, dan iOS mengingat tanda tangan itu untuk dokumen berikutnya.

Membuka Markup langsung dari lampiran di aplikasi Mail menghemat satu langkah, karena salinan yang sudah ditandatangani bisa langsung dikirim kembali sebagai balasan. Satu kebiasaan yang wajib diterapkan: cubit layar untuk memperbesar bagian garis tanda tangan sebelum melepaskan tanda Anda, karena tanda tangan yang diletakkan pada tampilan halaman penuh sering meleset beberapa milimeter.

Android: browser adalah pilihan paling aman

Android tidak memiliki satu alat penandatanganan seragam di setiap merek HP. Beberapa produsen menyertakan aplikasi catatan atau penampil file dengan alat pena, sedangkan yang lain sama sekali tidak menyediakan fitur pengedit PDF, jadi saran paling jujur adalah memeriksa apa yang ada di HP Anda tanpa terlalu bergantung padanya.

Browser bekerja dengan cara yang sama di setiap model HP. Buka Tanda Tangani PDF di Chrome, ketuk Pilih PDF, lalu ambil lampiran dari folder Downloads atau dari file simpanan aplikasi email Anda. Menggambar dengan ujung jari di layar HP menghasilkan tarikan garis yang jauh lebih alami daripada mouse komputer. Jika PDF tersebut juga memiliki kolom kosong yang harus diisi teks, lengkapi dulu mengikuti langkah di panduan mengisi formulir PDF di HP.

Tanda Tangani PDF, lima langkah yang sama di semua perangkat

1. Buka Tanda Tangani PDF lalu pilih file Anda. File terbuka di dalam tab dan tidak pernah diunggah.
2. Pilih Draw, Type, atau Unggah. Nama yang diketik memakai huruf sambung; gambar PNG atau JPG yang diunggah bisa dihapus latar kertas terangnya secara otomatis.
3. Buka halaman yang dituju, tekan tombol penempatan tanda tangan, seret tanda ke atas garis, lalu sesuaikan ukurannya dengan penggeser ukuran. Paraf inisial, tanggal, dan teks singkat masing-masing memiliki tombol tersendiri.
4. Tekan Tambahkan tanda ke PDF. Salinan dibuka kembali dan diperiksa: setiap tanda harus tampak di halaman, serta ukuran halaman dan teks yang bisa dipilih harus cocok dengan aslinya.
5. Unduh PDF bertanda tangan dengan nama baru, misalnya services_agreement_v3_signed.pdf, agar versi asli yang belum ditandatangani tetap utuh.

Tombol tanggal menulis tanggal hari ini sesuai format yang digunakan browser Anda. Jika kontrak menuliskan tanggal dengan format lain, ketik tanggalnya secara manual di kolom Teks. Panduan lengkap membuat gambar tanda tangan yang bersih tersedia di panduan menambahkan tanda tangan ke PDF.

Kesalahan yang membuat file bertanda tangan dikembalikan

• Menandatangani draf versi lama. Ada dua versi di folder Downloads dan tanda tangan mendarat di file yang salah. Periksa nomor versi atau tanggal di dalam file sebelum membuka alat, bukan sesudahnya.
• Paraf terlewat di salah satu halaman. Menggulir layar di HP membuat satu halaman mudah terlewat begitu saja. Periksa setiap halaman satu kali lagi sebelum menekan tombol simpan akhir.
• Tanda tangan mengambang di atas garis. Perbesar tampilan, seret tanda ke bawah sampai bagian dasar goresan menyentuh garis, lalu kecilkan ukurannya hingga kira-kira setinggi huruf di sekitarnya.
• File ditolak email karena ukurannya. Foto tanda tangan beresolusi tinggi bisa menambah beban pada file kecil. Kompres PDF dapat mengecilkannya agar di bawah batas kotak surat.
• Muncul peringatan soal kolom tanda tangan. Tanda Tangani PDF menampilkan peringatan ini ketika PDF memiliki kolom tanda tangan. Jika seseorang sudah membubuhkan tanda tangan sertifikat lebih dulu, menambahkan tanda visual dapat membatalkan keabsahan tanda tangan tersebut, jadi tanyakan kepada pengirim sebelum melanjutkan.

Saat browser atau HP bukan alat yang tepat

Jika permintaan menyebutkan tanda tangan tersertifikasi, terkualifikasi, atau dapat diverifikasi secara kriptografis, maupun menunjuk portal penandatanganan tertentu, gambar tulisan tangan Anda tidak akan diterima dari perangkat mana pun. Gunakan layanan atau sertifikat yang diminta pengirim; perbandingan tanda tangan digital vs elektronik menjelaskan cara membaca persyaratan tersebut.

Perangkat kantor adalah kasus lainnya. Jika perusahaan Anda mengelola laptop kerja dan membatasi alat web, gunakan perangkat lunak penandatanganan resmi kantor atau tanyakan kepada tim TI. Dan jika pengirim memakai platform tanda tangan elektronik, tanda tangani langsung di dalam tautan mereka; mengunduh lalu mengirim balik salinan terpisah justru mengacaukan jejak audit sistem mereka.