Tanda tangan elektronik atau digital: membedakan keduanya

Dua permintaan pada hari Jumat yang sama

Marek mengelola kantor sebuah studio arsitektur kecil. Pukul 3 sore, dua email masuk. Seorang klien meminta dokumen empat halaman fee_proposal_v3.pdf "ditandatangani dan dikirim kembali hari ini". Sementara itu, sebuah portal pengadaan publik meminta bid_declaration.pdf diunggah paling lambat Selasa siang, "ditandatangani dengan tanda tangan elektronik terkualifikasi milik direktur utama".

Kata kerjanya sama, tetapi produknya berbeda. Klien tadi akan membuka file, melihat tanda tangan di halaman terakhir, lalu mengarsipkannya. Sebaliknya, portal pengadaan akan menjalankan perangkat lunak pemeriksa pada file yang diunggah, mencari sertifikat dari penyelenggara terakreditasi, dan menolak selain itu, serapi apa pun tulisan tangannya. Mengetahui kasus mana yang sedang Anda hadapi adalah separuh dari pekerjaan ini.

Satu kategori luas dan satu teknik di dalamnya

Tanda tangan elektronik adalah satu keluarga besar: mencentang kotak "Saya setuju", mengetik nama Anda di bawah email, mengklik persetujuan di platform penandatanganan, atau meletakkan gambar tulisan tangan Anda di atas halaman. Kesamaannya terletak pada niat, yaitu seseorang menggunakan metode elektronik untuk menyetujui suatu dokumen.

Tanda tangan digital adalah anggota keluarga tersebut yang dibangun di atas kriptografi kunci publik. Perangkat lunak Anda mengambil sidik jari (hash) dari dokumen lalu menandatanganinya dengan kunci privat yang hanya Anda kendalikan. Sebuah sertifikat, yang diterbitkan oleh penyedia layanan setelah memeriksa identitas Anda, membawa kunci publik pasangannya. Pembaca PDF yang kompatibel kemudian dapat memastikan, tanpa perlu bertanya kepada Anda, sertifikat mana yang menandatangani dan bahwa isi yang ditandatangani belum berubah satu byte pun.

Oleh karena itu, setiap tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik, sedangkan sebagian besar tanda tangan elektronik sehari-hari sama sekali tidak melibatkan kriptografi. Orang sering mencampuradukkan kedua istilah ini, dan kalimat "mohon ditandatangani secara digital" di dalam email sering kali hanya berarti "tidak perlu dicetak".

Perbandingan berdampingan: tanda di halaman versus sertifikat

Bagaimana hukum membingkainya, secara garis besar

Ini adalah gambaran umum, bukan nasihat hukum. Apakah suatu tanda tangan dapat diterima bergantung pada negara, jenis dokumen, dan kesepakatan para pihak; pihak yang meminta dokumen, atau penasihat hukum, yang berhak memutuskannya.

Uni Eropa. Regulasi eIDAS (EU) No 910/2014 membagi tiga tingkatan. Tanda tangan elektronik biasa, yang sering disebut sederhana, adalah data elektronik apa pun yang digunakan seseorang untuk menandatangani. Tingkat lanjutan (advanced) harus terhubung secara unik dengan penandatangan dan mampu mengidentifikasinya, dibuat dengan sarana yang berada di bawah kendali tunggal penandatangan, serta memperlihatkan jika ada perubahan data setelahnya. Tingkat terkualifikasi (qualified) adalah tanda tangan lanjutan yang dibuat menggunakan perangkat pembuat tanda tangan terkualifikasi dan didukung oleh sertifikat terkualifikasi. Hanya tingkatan tertinggi itu yang otomatis memiliki kekuatan hukum setara tanda tangan basah di seluruh negara anggota, dan regulasi tersebut menyatakan bahwa tanda tangan tidak boleh ditolak kekuatan hukumnya semata-mata karena berbentuk elektronik.

Amerika Serikat. Undang-undang federal ESIGN Act dan undang-undang negara bagian yang didasarkan pada UETA memberikan kekuatan hukum pada tanda tangan elektronik untuk sebagian besar transaksi tanpa mewajibkan satu teknologi tertentu. Keduanya mengecualikan beberapa jenis dokumen, dengan surat wasiat sebagai contoh paling umum, dan lawan transaksi tetap berhak meminta metode penandatanganan tertentu.

Apa yang dibuat oleh Tanda Tangani PDF, dan apa yang tidak

Tanda Tangani PDF menggambar tanda tangan, paraf, tanggal, atau teks Anda langsung ke dalam isi halaman sebagai gambar: bukan anotasi yang bisa digeser-geser, dan bukan pula tanda tangan sertifikat. Alat ini tidak memverifikasi identitas, tidak melampirkan sertifikat, tidak menambahkan stempel waktu tepercaya, dan tidak menyimpan jejak audit. Yang diverifikasi oleh alat ini adalah hasil keluarannya. Salinan baru dibuka kembali, halaman serta teks yang bisa dipilihnya dibandingkan dengan file asli, dan setiap halaman yang diberi tanda dirender untuk memastikan tandanya benar-benar tampil.

Jika file memiliki kolom tanda tangan sertifikat, alat ini akan memberi peringatan dan menunggu Anda mencentang konfirmasi untuk melanjutkan, karena menulis salinan baru dari PDF yang sudah ditandatangani dapat membatalkan tanda tangan sertifikat yang sudah dipasang orang lain sebelumnya.

Ketika yang dibutuhkan oleh permintaan tersebut hanyalah tanda tangan elektronik yang tampak di halaman:

1. Buka Tanda Tangani PDF lalu pilih filenya. PDF yang diproteksi kata sandi tidak diterima.
2. Buat tanda tangan Anda melalui tab Draw (gambar), Type (ketik), atau Unggah.
3. Pada halaman yang tepat, gunakan tombol Place signature (tempatkan tanda tangan), ditambah Tempatkan tanggal atau Place initials (tempatkan paraf) jika diminta. Seret setiap tanda ke garisnya dan sesuaikan ukurannya.
4. Jika peringatan kolom tanda tangan muncul, tanyakan kepada pengirim sebelum mencentangnya.
5. Pilih Tambahkan tanda ke PDF dan biarkan proses pemeriksaannya selesai.
6. Unduh salinan yang sudah ditandatangani dan tetap simpan file asli yang belum ditandatangani.

Contoh lengkap beserta tips penempatan tanda tangan dapat dilihat di panduan membubuhkan tanda tangan tulisan tangan pada PDF.

Petunjuk dalam permintaan yang memberi tahu jenis mana yang dibutuhkan

• Kata-kata seperti terkualifikasi, lanjutan, QES, sertifikat, penyelenggara sertifikasi elektronik, penyedia layanan kepercayaan, PAdES, atau "dapat diverifikasi": tanda tangan sertifikat.
• Portal unggah yang melakukan validasi otomatis, bank, pengadilan, notaris, atau formulir instansi pemerintah: biasanya berbasis sertifikat, sering kali disertai daftar penyelenggara yang diterima.
• "Tanda tangani dan kembalikan", "bubuhkan paraf di setiap halaman", atau adanya garis tanda tangan cetak: tanda visual yang tampak di halaman biasanya sudah sesuai dengan yang mereka harapkan.
• Tautan ke layanan penandatanganan milik pengirim: tanda tangani langsung di sana agar catatan sistem mereka tetap lengkap.

Jika permintaannya kurang jelas, balas dengan satu kalimat singkat: "Apakah Anda memerlukan tanda tangan berbasis sertifikat, atau salinan bertanda tangan biasa sudah cukup?" Pertanyaan singkat ini jauh lebih hemat waktu daripada unggahan yang ditolak.

Kesalahan yang sering terjadi dan cara memperbaikinya

• Mengirim tanda tangan gambar padahal yang diminta adalah sertifikat. Panel tanda tangan di layar penerima tidak akan menampilkan apa pun. Tanda tangani ulang menggunakan sertifikat; tidak ada alat yang bisa mengubah gambar biasa menjadi tanda tangan kriptografis.
• Mengedit dokumen setelah ditandatangani dengan sertifikat. Menggabungkan, menambah halaman, atau mengompres file akan menulis file baru dan merusak tanda tangan sertifikat tersebut. Selesaikan semua perubahan terlebih dahulu, baru tanda tangani paling akhir.
• Menambahkan tanda pada file yang sudah ditandatangani sertifikat oleh orang lain. Tanda tangan mereka bisa berubah status menjadi tidak valid. Tanyakan apakah mereka ingin Anda menandatangani melalui sistem mereka saja.
• Mengartikan "valid" sebagai "disetujui". Tanda tangan digital yang valid hanya membuktikan siapa yang menandatangani dan bahwa tidak ada isi yang berubah, bukan bahwa isi klausulnya adil atau penandatangannya memiliki wewenang.

Kapan alat di browser bukan pilihan yang tepat

Untuk tanda tangan terkualifikasi atau tersertifikasi, gunakan penyelenggara sertifikasi elektronik yang terakreditasi, identitas digital nasional di negara Anda jika tersedia, atau hubungi tim IT perusahaan Anda. Panduan menyiapkan tanda tangan sertifikat membahas berbagai pilihannya.

Jika pengirim menggunakan platform penandatanganan elektronik, tanda tangani melalui tautan yang mereka kirimkan. Surat wasiat, akta, berkas pengadilan, dan dokumen notaris memiliki aturan formal tersendiri, terkadang mewajibkan saksi atau dokumen kertas asli, jadi pastikan terlebih dahulu kepada instansi terkait atau penasihat hukum. Untuk dokumen sehari-hari di Mac, Windows, dan HP, panduan umum menandatangani PDF merangkum berbagai fitur bawaan yang bisa langsung dipakai.