Mengubah tumpukan tangkapan layar menjadi satu PDF yang mudah dibaca

Dua puluh tiga tangkapan layar chat dan satu formulir pengaduan

Pemanas air di tempat tinggal Priya sudah rusak selama tiga minggu. Semua janji dari agen penyewaan tersimpan di aplikasi pesan di HP-nya, dan ia punya 21 tangkapan layar dari percakapan itu, ditambah dua tangkapan layar email agen yang diambil di laptop. Formulir pengaduan hunian yang ia isi malam ini hanya mengizinkan satu lampiran, harus berformat PDF, dan maksimal 10 MB.

Petugas yang membukanya nanti akan membaca dokumen tersebut di monitor dari atas ke bawah sambil mencari tanggal. Jadi tugasnya bukan sekadar "membuat PDF", melainkan menjaga pesan tetap sesuai urutan waktu pengiriman, memastikan setiap keterangan waktu terbaca jelas, dan membuang percakapan lain maupun notifikasi yang kebetulan ikut tampil di layar. Sisa halaman ini mengikuti proses penyusunan file Priya dari HP hingga siap diunggah.

Siapkan tangkapan layar sebelum dijadikan halaman

Tangkapan layar sering memuat lebih banyak hal daripada yang ingin Anda bagikan. Luangkan lima menit memakai fitur potong bawaan HP agar tidak repot di kemudian hari:

• Pangkas bilah status di bagian atas, banner notifikasi dari aplikasi lain, dan papan ketik jika sedang terbuka.
• Pastikan setiap tangkapan layar masih memperlihatkan tanggal atau jam; pesan tanpa keterangan waktu yang terlihat kurang kuat sebagai bukti.
• Tutup atau potong nama serta nomor telepon orang lain yang tidak ada kaitannya dengan pengaduan tersebut.
• Saat tangkapan layar berasal dari dua perangkat, ganti namanya agar terurut selang-seling dengan benar, misalnya 01-hp.png, 02-laptop.png, 03-hp.png.
• Biarkan dalam format PNG. Menyimpan tangkapan layar sebagai JPEG akan mengaburkan tepian huruf, padahal ketajaman huruf adalah hal terpenting pada tangkapan layar berisi teks.

Membuat PDF di PDFGym

1. Buka PNG ke PDF lalu tekan Pilih gambar, atau seret tangkapan layar dari folder ke halaman. Jika ada beberapa file berformat JPG, gunakan Gambar ke PDF yang menerima kedua format sekaligus dalam satu proses.
2. Periksa daftarnya. Setiap baris menampilkan pratinjau kecil, nama file, dan ukuran pikselnya, sehingga tangkapan layar dari percakapan yang salah mudah dikenali dan dihapus lewat tombol silang.
3. Gunakan tombol panah atas dan bawah sampai pesan pertama dari percakapan berada di baris 1. Urutan di layar menjadi urutan halaman di dalam file.
4. Pilih ukuran halaman dan margin berdasarkan tabel di bawah. Untuk kasus Priya, karena petugas akan membaca di monitor, pilihannya adalah Ikuti gambar dan Tanpa margin.
5. Tekan Buat PDF. Alat ini membuka kembali file yang sudah selesai dan memeriksa jumlah halaman, ukuran halaman, serta dimensi piksel setiap tangkapan layar yang disematkan sebelum menampilkan tombol Unduh PDF.
6. Unduh lalu ganti nama file menjadi sesuatu yang mudah dipahami petugas, misalnya bukti-chat-pemanas-okt.pdf.

Tidak ada file yang diunggah selama proses ini berlangsung. Tangkapan layar dibaca dan PDF ditulis langsung di dalam tab browser, sehingga satu-satunya proses unggah hanyalah saat Priya mengirimkannya ke formulir pengaduan.

Pilih ukuran halaman sesuai cara PDF akan dibaca

Satu hal yang perlu diketahui saat memilih Ikuti gambar: ukuran halaman dihitung dari jumlah piksel pada patokan 96 piksel per inci. Tangkapan layar HP berukuran 1.170 kali 2.532 piksel akan menjadi halaman sekitar 12 kali 26 inci. Angka itu mungkin tampak tidak biasa di properti dokumen, tetapi sangat nyaman dibaca di layar karena aplikasi penampil PDF otomatis menyesuaikan perbesaran tampilan. Tangkapan layar yang luar biasa tinggi akan digambar lebih kecil pada halaman agar tetap berada di dalam batas ukuran halaman PDF maksimal 200 inci, sementara seluruh piksel aslinya tetap tersimpan utuh.

Masalah yang sering terjadi pada PDF tangkapan layar

Satu tangkapan layar ditolak. PNG ke PDF hanya menerima file PNG. Sebagian HP dan aplikasi tangkapan layar menyimpan gambar sebagai JPG, jadi beralihlah ke Gambar ke PDF untuk seluruh tumpukan file atau ubah dulu file yang berbeda format tersebut.

Urutan pesan menjadi acak. Tangkapan layar dari dua perangkat tidak otomatis berurutan menurut nama, dan daftar di layar mengikuti urutan saat sistem menyerahkan file. Rapikan urutannya memakai tombol panah sebelum membuat PDF, atau susun ulang sesudahnya di Atur Halaman PDF dengan menyeret halaman.

Penerima mencoba mencari kata di dalam teks. Kata-kata di dalam tangkapan layar hanyalah kumpulan piksel. Tampilan PDF memang tampak jelas, tetapi pencarian kata seperti "pemanas" tidak akan menemukan hasil karena tidak ada proses pengenalan teks yang dijalankan. Jika kemampuan pencarian teks dibutuhkan, sampaikan hal itu di catatan pengantar atau sertakan juga file email aslinya.

Ukuran file melebihi batas unggahan. Format PNG bersifat lossless dan konverter tidak menambahkan kompresi, sehingga 23 tangkapan layar berukuran memanjang bisa dengan mudah melampaui 10 MB. Masukkan PDF yang sudah jadi ke Kompres PDF lalu pilih target seperti 2 MB, atau ketik batas ukuran persis yang diminta formulir.

Sudut transparan membuat Anda khawatir. Area transparan tetap dipertahankan apa adanya dan tidak diubah menjadi blok hitam. Aplikasi penampil PDF akan memperlihatkan latar halaman kosong di belakangnya yang normalnya berwarna putih.

Kapan PDF berisi tangkapan layar bukan pilihan yang tepat

Jika tim pemeriksa, tim keamanan platform, atau pengacara meminta file tangkapan layar asli, kirimkan juga file aslinya. File asli menyimpan detail yang tidak ada pada halaman PDF, dan pihak yang meminta mungkin memerlukannya untuk menilai apakah tangkapan layar tersebut pernah diubah.

Banyak aplikasi pesan dapat mengekspor seluruh riwayat percakapan sebagai satu file dengan setiap keterangan waktu dalam bentuk teks. Untuk sengketa yang panjang, ekspor semacam itu sering kali lebih kuat daripada tumpukan gambar sekaligus bisa dicari kata kuncinya. Untuk bug yang hanya muncul saat ada gerakan di layar, rekaman layar singkat menjelaskan jauh lebih baik daripada sepuluh gambar diam. Dan bila layanan bantuan atau sistem tiket mengizinkan beberapa lampiran sekaligus, melampirkan file PNG secara langsung lebih praktis bagi semua pihak. Untuk foto kamera alih-alih tangkapan layar, panduan menggabungkan foto membahas format kamera dan rotasi halaman.