Apposer ta signature sur un fichier Word

Un contrat de conseil arrive en .docx

Julien est designer UX indépendant. Mardi, l'office manager d'un client lui envoie Contrat_Conseil_Lefevre.docx, six pages, avec un mot : « Merci de signer la page 6 et de renvoyer avant jeudi 17 h. » Il a un MacBook avec Word de Microsoft 365, pas d'imprimante et pas de certificat.

La première question : est-il le signataire, ou celui qui prépare le document pour d'autres ? Il signe, et rien dans l'e-mail ne demande le fichier Word en retour ni une signature vérifiable. Cela mène à la voie PDF ci-dessous. S'il préparait le contrat pour que le client le signe, une section plus bas traite ce cas.

Cinq voies comparées

Enregistrer un PDF depuis Word, puis signer la copie

1. Dans Word, ouvre le menu Fichier et utilise Enregistrer une copie ou Enregistrer sous (Exporter marche aussi), puis choisis PDF comme type de fichier. Julien le nomme Contrat_Conseil_Lefevre.pdf.
2. Ouvre le PDF et vérifie-le : six pages, le bloc de signature toujours en page 6, aucune modification suivie ni aucun commentaire imprimé dans les marges.
3. Va sur Signer PDF et choisis le nouveau PDF.
4. Dessine une signature au pavé tactile, ou utilise Importer avec une photo de ta signature à l'encre, en laissant cochée l'option Retirer un fond de papier clair.
5. Passe à la page 6, utilise Poser la signature et glisse la marque sur la ligne, puis Poser la date à côté de la mention de la date. Ajuste la taille jusqu'à ce que les deux soient à la hauteur du texte.
6. Choisis Ajouter les marques au PDF. L'outil rouvre la copie, compare les pages et le texte sélectionnable avec l'original et vérifie que chaque marque est visible avant que le téléchargement apparaisse.
7. Enregistre le résultat sous Contrat_Conseil_Lefevre_signe.pdf et joins-le à la réponse.

Pourquoi enregistrer depuis Word plutôt que convertir ailleurs ? Le convertisseur Word en PDF de PDFGym privilégie le texte : il garde les titres, les paragraphes, les listes et les tableaux simples, mais laisse de côté les images intégrées et la mise en page exacte de Word. Ça convient à une simple lettre sur un ordinateur sans Word. Un contrat avec un logo, un bloc de signature mis en forme ou des sauts de page qui comptent doit être enregistré depuis Word lui-même.

Quand l'expéditeur veut récupérer le fichier Word

Certains ont besoin du DOCX, par exemple pour l'intégrer à leurs propres dossiers. Signe alors dans Word :

• Image : utilise Insertion, puis Images, et choisis un PNG recadré de ta signature. Dans l'onglet Format de l'image, règle Habillage du texte sur Devant le texte pour qu'elle flotte au-dessus de la ligne au lieu de pousser le paragraphe vers le bas.
• Encre : dans l'onglet Dessin, choisis un stylet et signe directement sur la page. Le rendu est meilleur avec un stylet physique ou un écran tactile.
• Certificat : Word pour Windows propose une commande de ligne de signature dans le groupe Texte de l'onglet Insertion. Signer cette ligne avec un certificat ajoute une vraie signature numérique au DOCX, et modifier le fichier ensuite l'invalide. Sur Mac ou dans Word pour le web, prévois plutôt la voie de l'image ou du PDF.

Si une demande mentionne une signature qualifiée ou vérifiable, lis ce qui distingue signature électronique et signature numérique avant de choisir l'une de ces voies.

Préparer un fichier Word pour que quelqu'un d'autre le signe

Quand c'est toi qui envoies, construis le bloc de signature pour qu'il ne puisse pas glisser. Un tableau à deux colonnes sans bordures fonctionne bien : le nom et la fonction du signataire à gauche, la date à droite, et une bordure inférieure sur chaque cellule en guise de ligne, au lieu d'une rangée de tirets bas. Pour la dernière clause, active l'option qui garde le paragraphe avec le suivant (boîte de dialogue Paragraphe, onglet Enchaînements), afin que le bloc ne se retrouve jamais seul sur une page.

Envoie ensuite un PDF, pas le DOCX. Si le signataire doit taper un nom ou une date dans des cases, ajoute ces champs avec Créer un PDF remplissable ; il crée des champs texte, date, case à cocher et liste déroulante, pas de champs de signature à certificat, donc la signature elle-même se pose toujours avec un outil de signature.

Les problèmes qui surgissent après la signature, et quoi faire

• Sur son écran, la signature est une demi-ligne trop haut. Ses polices ont recomposé le DOCX. Envoie un PDF, qui garde ta mise en page.
• Un rectangle blanc recouvre la ligne. L'image a encore son fond de papier. Utilise un PNG transparent dans Word, ou laisse Signer PDF retirer le fond clair.
• La signature a disparu du PDF. Un convertisseur qui privilégie le texte a abandonné l'image. Enregistre le PDF depuis Word, ou pose la signature après la conversion.
• La signature à certificat manque dans le PDF. Une signature sur le DOCX reste avec le DOCX. Signe le PDF séparément ; voir mettre en place une signature à certificat.
• Ton nom apparaît dans les propriétés du fichier. Un PDF enregistré depuis Word contient en général l'auteur et d'autres propriétés. Le Contrôle de confidentialité les liste et retire celles que tu choisis.

Les cas où mieux vaut se passer du navigateur

Si l'expéditeur t'a donné un lien vers son service de signature électronique, signe là-bas ; ce sont ses traces qui comptent. Si ton employeur délivre des certificats, ou si un contrat exige une signature qualifiée, utilise les outils pris en charge par ton service informatique. Les documents qui demandent des témoins ou un notaire suivent des règles formelles qu'aucun outil de navigateur ne remplace. Et si la politique de ton entreprise interdit les outils web pour les documents clients sur un ordinateur géré, respecte-la, même si Signer PDF fonctionne dans l'onglet sans envoyer le fichier.