Réunir plusieurs fichiers Word en un seul PDF

Quatre auteurs, un seul dépôt

Imagine Camille, qui coordonne une demande de subvention associative à rendre vendredi à 17 h. Le portail du financeur accepte exactement un PDF. Elle a quatre fichiers Word venus de trois collègues : lettre-motivation.docx (2 pages), plan-projet.docx (12 pages), notes-budget.docx (5 pages, avec un graphique) et bios-equipe.docx (3 pages). Chacun a été rédigé dans un modèle différent, et chaque pied de page commence à compter à 1.

Tout copier dans un seul document voudrait dire harmoniser trois jeux de styles une heure avant l'échéance. Transformer chaque fichier en PDF puis assembler les pages évite complètement cette bataille : rien ne se recompose, et les 22 pages sortent dans l'ordre qu'elle choisit.

Trois chemins des fichiers DOCX à un seul PDF

La bonne voie dépend de deux questions : la mise en page est-elle définitive, et as-tu Word (ou un autre traitement de texte complet) sur l'ordinateur devant toi ?

Le cas de Camille mène à la première ligne. Les fichiers sont définitifs, et le graphique des notes de budget doit rester visible, ce qui exclut une conversion centrée sur le texte.

Pas à pas : des fichiers Word en entrée, un PDF en sortie

1. Ouvre chaque document et enregistre une copie PDF avec la commande Enregistrer sous ou Exporter de Word, en choisissant PDF comme format. Google Docs avec son option de téléchargement en PDF et LibreOffice Writer (Fichier, Exporter sous, Exporter au format PDF) font la même chose. Si aucun n'est disponible, passe chaque DOCX dans le convertisseur Word en PDF de PDFGym ; il traite un document par passage et donne au PDF le nom du DOCX.
2. Donne aux exports des noms qui indiquent leur place, par exemple 01-lettre-motivation.pdf et 02-plan-projet.pdf, pour fixer l'ordre sans ouvrir chaque fichier.
3. Ouvre Fusionner PDF et appuie sur Choisir des PDF, ou dépose tous les exports sur la page. Il faut au moins deux fichiers. Ils sont lus dans l'onglet du navigateur et ne sont jamais envoyés.
4. Range la liste avec les flèches à côté de chaque fichier. De haut en bas, c'est l'ordre des pages du résultat.
5. Appuie sur Fusionner les PDF. Le nouveau fichier est rouvert et comparé aux sources : le nombre de pages, la taille de chaque page et le texte sélectionnable de chaque page doivent correspondre, sinon aucun téléchargement n'est proposé.
6. Enregistre le résultat. Il porte le nom du premier fichier suivi de -merged : renomme-le comme l'attend le destinataire, par exemple demande-subvention-quartier-des-rives.pdf.

Une numérotation au lieu de quatre

Comme chaque partie se numérotait elle-même, le fichier assemblé de Camille affiche 1, 2, puis 1 à 12, puis 1 à 5, et ainsi de suite. Ces chiffres sont imprimés sur les pages, et la fusion copie les pages à l'identique : ils arrivent tels quels.

Ouvre le fichier assemblé dans Ajouter des numéros de page, choisis Numéros de page, un style comme « Page 1 sur 22 » et place-le dans l'une des neuf positions. Le numéro suit la page physique : si tu écartes la couverture avec le sélecteur de pages, le premier numéro visible est 2.

Les anciens numéros restent en place. Retire le champ de numéro de page de chaque pied de page Word avant l'export, ou place la nouvelle numérotation dans un coin que l'ancienne n'a jamais utilisé.

Ce que garde le fichier assemblé, et ce qu'il perd

Le contenu des pages voyage intact : le texte reste sélectionnable et chaque page garde les dimensions qu'elle avait dans sa source. Ce qui se trouve au-dessus des pages, c'est autre chose. Les signets que Word a créés à partir des titres, les champs de formulaire interactifs, les étiquettes de page personnalisées, les pièces jointes et les liens nommés peuvent ne pas suivre. Fusionner PDF examine chaque fichier avant l'assemblage et affiche un avertissement à côté de ceux qui en contiennent.

Les propriétés du document partent vides : aucun titre ni auteur d'une partie ne se retrouve dans le résultat. Un export protégé par mot de passe est refusé ; retire d'abord son mot de passe. Attends-toi à une taille proche de la somme des parties. Si le portail fixe un plafond, Compresser PDF accepte une cible en Ko ou en Mo.

Les faux pas qui se voient après l'envoi

Exporter une plage de pages au lieu du fichier entier. Une plage d'impression oubliée fait disparaître sans bruit la dernière page d'une partie. Exporte le document complet et jette un œil à la dernière page de chaque PDF avant d'assembler.

Mélanger A4 et Letter. Des collègues de pays différents ont souvent des formats de papier par défaut différents, et la fusion garde la taille de chaque page : le résultat change de forme en cours de route. Règle le même format de papier dans la mise en page de chaque document et exporte à nouveau.

Des modifications suivies imprimées dans le PDF. Si un document est réglé pour afficher les marques de révision, l'export peut inclure les modifications en couleur et les bulles de commentaires. Accepte ou refuse les modifications, ou passe à un affichage sans marques, avant d'enregistrer le PDF.

Une partie au mauvais endroit. Inutile de tout recommencer. Déplace les pages dans Organiser PDF, puis tamponne la numérotation continue en dernier, une fois l'ordre fixé.

Quand mieux vaut rester dans Word

• Le texte va encore changer. Une thèse dont les chapitres sont encore en révision se gère plus facilement comme un seul document Word, exporté à la toute fin.
• Il te faut une table des matières ou des renvois qui couvrent toutes les parties. Seul un document unique peut les générer, et Word sur Windows peut aussi transformer les titres en signets PDF à l'export.
• Ton organisation produit ses PDF officiels à partir d'un modèle ou d'un système documentaire imposé, comme pour les réponses à appels d'offres. Adresse-toi au responsable de ce modèle au lieu d'assembler le fichier à la main.
• Une règle interne impose que certains documents ne soient traités que dans des logiciels de bureau approuvés. PDFGym n'envoie jamais les fichiers, mais la règle s'applique quand même : respecte-la ou vérifie auprès du service informatique.