कई Word फाइलों को एक PDF में जोड़ें

चार लेखक, जमा करने की एक जगह

मान लीजिए दीपा एक सामुदायिक ग्रांट आवेदन संभाल रही हैं, जो शुक्रवार शाम 5 बजे तक जमा होना है। फंड देने वाली संस्था का पोर्टल ठीक एक PDF लेता है। उनके पास तीन सहकर्मियों की चार Word फाइलें हैं: cover-letter.docx (2 पेज), project-plan.docx (12 पेज), budget-notes.docx (5 पेज, एक चार्ट के साथ) और team-bios.docx (3 पेज)। हर फाइल अलग टेम्पलेट में लिखी गई है, और हर फुटर 1 से गिनती शुरू करता है।

सब कुछ एक दस्तावेज़ में कॉपी करने का मतलब होगा डेडलाइन से एक घंटा पहले तीन तरह की स्टाइल को आपस में मिलाना। हर फाइल को PDF बनाकर फिर पेज जोड़ने से यह झगड़ा ही खत्म हो जाता है: कुछ नहीं खिसकता, और 22 पेज उसी क्रम में निकलते हैं जो वे चुनती हैं।

DOCX फाइलों से एक PDF तक तीन रास्ते

सही रास्ता दो सवालों पर टिका है: क्या लेआउट अंतिम है, और क्या आपके सामने वाले कंप्यूटर पर Word (या कोई दूसरा पूरा वर्ड प्रोसेसर) है?

दीपा का मामला पहली पंक्ति की ओर इशारा करता है। फाइलें अंतिम हैं, और बजट नोट्स का चार्ट दिखना ही चाहिए, जिससे टेक्स्ट को प्राथमिकता देने वाला कन्वर्शन बाहर हो जाता है।

स्टेप दर स्टेप: Word फाइलें अंदर, एक PDF बाहर

1. हर दस्तावेज़ खोलें और Word में अलग कॉपी सेव या एक्सपोर्ट करने के विकल्प से PDF फॉर्मैट चुनकर एक PDF कॉपी सेव करें। Google Docs में PDF डाउनलोड करने का विकल्प और LibreOffice Writer में PDF एक्सपोर्ट करने का विकल्प भी यही काम करते हैं। इनमें से कुछ भी न हो, तो हर DOCX को PDFGym के Word से PDF कन्वर्टर से गुज़ारें; यह एक बार में एक दस्तावेज़ लेता है और PDF का नाम DOCX के नाम पर रखता है।
2. एक्सपोर्ट को ऐसे नाम दें जो उनकी जगह बताएं, जैसे 01-cover-letter.pdf और 02-project-plan.pdf, ताकि हर फाइल खोले बिना क्रम तय कर सकें।
3. PDF मर्ज करें खोलें और PDF चुनें दबाएं, या सारे एक्सपोर्ट पेज पर छोड़ दें। इसे कम से कम दो फाइलें चाहिए। वे ब्राउज़र टैब में पढ़ी जाती हैं और कभी अपलोड नहीं होतीं।
4. हर फाइल के पास वाले तीर बटनों से लिस्ट का क्रम ठीक करें। ऊपर से नीचे का क्रम ही नतीजे में पेजों का क्रम है।
5. PDF मर्ज करें दबाएं। नई फाइल दोबारा खोली जाती है और सोर्स से मिलाई जाती है: पेज गिनती, हर पेज का साइज़ और हर पेज का चुना जा सकने वाला टेक्स्ट मेल खाना चाहिए, वरना डाउनलोड नहीं मिलता।
6. नतीजा सेव करें। उसका नाम पहली फाइल के नाम पर -merged जोड़कर बनता है, इसलिए उसे वह नाम दें जो पाने वाला उम्मीद करता है, जैसे grant-application-riverside.pdf।

चार नहीं, एक पेज नंबरिंग

क्योंकि हर हिस्से ने खुद नंबर लगाए थे, दीपा की जुड़ी फाइल में नंबर 1, 2, फिर 1 से 12, फिर 1 से 5, इसी तरह चलते हैं। ये अंक पेजों पर छपे हैं, और मर्ज पेजों को हूबहू कॉपी करता है, इसलिए वे जैसे थे वैसे ही पहुंचते हैं।

जुड़ी हुई फाइल पेज नंबर जोड़ें टूल में खोलें, पेज नंबर चुनें, "पेज 1, कुल 22" जैसी कोई स्टाइल चुनें और उसे नौ जगहों में से किसी एक पर रखें। नंबर असली पेज के हिसाब से चलता है, इसलिए अगर आप पेज चुनने वाले विकल्प से कवर को छोड़ दें, तो पहला दिखने वाला नंबर 2 होगा।

पुराने नंबर अपनी जगह पर रहते हैं। या तो एक्सपोर्ट से पहले हर Word फुटर से पेज नंबर फील्ड हटा दें, या नई नंबरिंग ऐसे कोने में रखें जहां पुरानी कभी नहीं थी।

जुड़ी फाइल क्या रखती है और क्या छोड़ देती है

पेज का कंटेंट अनछुआ आगे जाता है: टेक्स्ट चुना जा सकने वाला रहता है और हर पेज का साइज़ वही रहता है जो उसके सोर्स में था। पेजों के ऊपर बैठी चीज़ों की बात अलग है। Word के हेडिंग से बने बुकमार्क, इंटरैक्टिव फॉर्म फील्ड, कस्टम पेज लेबल, अटैचमेंट और नाम वाले लिंक शायद साथ न आएं। PDF मर्ज करें जोड़ने से पहले हर फाइल देखता है और जिन फाइलों में ये हैं, उनके पास एक सूचना लगा देता है।

दस्तावेज़ की प्रॉपर्टी खाली शुरू होती हैं, इसलिए किसी भी हिस्से का टाइटल या लेखक नतीजे में नहीं पहुंचता। पासवर्ड से सुरक्षित एक्सपोर्ट मना हो जाता है; पहले उसका पासवर्ड हटाएं। साइज़ मोटे तौर पर सारे हिस्सों के जोड़ जितना होगा। अगर पोर्टल कोई सीमा तय करता है, तो PDF कंप्रेस करें KB या MB में लक्ष्य लेता है।

चूकें जो भेजें दबाने के बाद सामने आती हैं

पूरी फाइल की जगह पेज रेंज एक्सपोर्ट करना। पहले से सेट प्रिंट रेंज चुपचाप किसी हिस्से का आखिरी पेज छोड़ देती है। पूरा दस्तावेज़ एक्सपोर्ट करें और जोड़ने से पहले हर PDF का आखिरी पेज एक नज़र देख लें।

A4 और Letter मिला देना। अलग-अलग देशों के सहकर्मियों के कागज़ के डिफॉल्ट अक्सर अलग होते हैं, और मर्ज हर पेज का साइज़ बनाए रखता है, इसलिए नतीजे का आकार बीच में बदल जाता है। हर दस्तावेज़ के पेज सेटअप में एक ही कागज़ का साइज़ सेट करें और दोबारा एक्सपोर्ट करें।

ट्रैक किए बदलाव PDF में छप जाना। अगर कोई दस्तावेज़ मार्कअप दिखाने पर सेट है, तो एक्सपोर्ट में रंगीन बदलाव और कमेंट के गुब्बारे आ सकते हैं। PDF सेव करने से पहले बदलाव स्वीकार या अस्वीकार करें, या व्यू को बिना मार्कअप पर कर दें।

कोई हिस्सा गलत जगह पर। शुरू से करने की ज़रूरत नहीं। पेजों को PDF व्यवस्थित करें में खिसकाएं, फिर क्रम तय होने के बाद सबसे आखिर में लगातार नंबर लगाएं।

कब Word के अंदर रहना बेहतर है

• टेक्स्ट बदलता रहेगा। जिस थीसिस के अध्याय अभी भी सुधारे जा रहे हैं, उसे एक Word दस्तावेज़ के रूप में संभालना और बिल्कुल आखिर में एक्सपोर्ट करना आसान है।
• आपको ऐसी विषय-सूची या क्रॉस-रेफरेंस चाहिए जो हर हिस्से तक फैले हों। ये सिर्फ एक दस्तावेज़ बना सकता है, और Windows वाला Word एक्सपोर्ट करते समय हेडिंग को PDF बुकमार्क में भी बदल सकता है।
• आपकी संस्था आधिकारिक PDF किसी तय टेम्पलेट या दस्तावेज़ सिस्टम से बनाती है, जैसे टेंडर बोली में। फाइल हाथ से जोड़ने के बजाय उस टेम्पलेट के मालिक से पूछें।
• नियम कहता है कि कुछ दस्तावेज़ सिर्फ मंज़ूर डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर में संभाले जाएं। PDFGym कभी फाइल अपलोड नहीं करता, पर नियम फिर भी लागू है, इसलिए उसका पालन करें या IT से पूछ लें।