Combinar varios archivos de Word en un solo PDF

Cuatro autores y una sola casilla de entrega

Imagina a Dana, que coordina la solicitud de una subvención vecinal cuyo plazo cierra el viernes a las cinco de la tarde. El portal de la entidad convocante solo admite un único PDF. Tiene cuatro archivos de Word enviados por tres compañeros: carta-presentacion.docx (2 páginas), memoria-proyecto.docx (12 páginas), notas-presupuesto.docx (5 páginas, con un gráfico) y perfiles-equipo.docx (3 páginas). Cada uno se escribió con una plantilla distinta y cada pie de página empieza a contar desde el 1.

Copiarlo todo dentro de un mismo documento obligaría a poner de acuerdo tres juegos de estilos a una hora del cierre. Convertir cada archivo en un PDF y unir después las páginas ahorra esa pelea de raíz: nada se recoloca y las 22 páginas salen en el orden exacto que ella elija.

Tres formas de pasar de varios DOCX a un único PDF

La vía adecuada depende de dos preguntas: ¿el diseño es ya definitivo y tienes Word (u otro procesador de textos completo) instalado en el ordenador que tienes delante?

El caso de Dana apunta a la primera fila. Los archivos son definitivos y el gráfico de las notas del presupuesto tiene que seguir viéndose, lo que descarta una conversión centrada solo en el texto.

Paso a paso: entran archivos de Word y sale un PDF

1. Abre cada documento y guarda una copia en PDF con el comando Guardar como o Exportar de Word, eligiendo PDF como formato. Google Docs con su opción de descargar en PDF y LibreOffice Writer (Archivo, Exportar a, Exportar a PDF) hacen el mismo trabajo. Si no tienes ninguno a mano, pasa cada DOCX por el conversor Word a PDF de PDFGym; procesa un documento por pasada y le pone al PDF el nombre del DOCX.
2. Pon a los archivos exportados nombres que indiquen su posición, como 01-carta-presentacion.pdf y 02-memoria-proyecto.pdf, para fijar la secuencia sin tener que abrir cada uno.
3. Abre Unir PDF y pulsa Elegir PDF, o suelta todos los archivos exportados en la página. Necesita al menos dos archivos. Se leen en la pestaña del navegador y nunca se suben.
4. Ordena la lista con los botones de flecha situados junto a cada archivo. De arriba abajo es el orden de páginas que tendrá el resultado.
5. Pulsa Unir PDF. El archivo nuevo se vuelve a abrir y se compara con los originales: el número de páginas, el tamaño de cada página y el texto seleccionable de todas ellas deben coincidir; de lo contrario, no se ofrece la descarga.
6. Guarda el resultado. Toma el nombre del primer archivo con el sufijo -merged, así que cámbiale el nombre por el que espere el destinatario, por ejemplo solicitud-subvencion-ribera.pdf.

Una sola numeración de páginas en lugar de cuatro

Como cada parte iba numerada por su cuenta, el archivo unido de Dana lee 1, 2, luego del 1 al 12, luego del 1 al 5, y así sucesivamente. Esos dígitos están impresos en las páginas y la unión copia las páginas tal cual, así que llegan como estaban.

Abre el archivo unido en Añadir números de página, deja marcado Números de página, elige un estilo como «Página 1 de 22» y colócalo en una de las nueve posiciones. El número sigue la página física, de modo que si dejas fuera la portada con el selector de páginas, el primer número visible será el 2.

Los números antiguos se quedan donde estaban. O bien quitas el campo de número de página del pie de cada documento de Word antes de exportar, o bien colocas la numeración nueva en una esquina que la antigua no usara.

Qué conserva el archivo unido y qué deja atrás

El contenido de las páginas viaja intacto: el texto sigue siendo seleccionable y cada página conserva las dimensiones que tenía en su archivo de origen. Lo que vive por encima de las páginas es otra historia. Puede que no pasen los marcadores que Word generó a partir de los títulos, los campos interactivos de formulario, las etiquetas de página personalizadas, los adjuntos ni los enlaces con nombre. Unir PDF examina cada archivo antes de unirlos y muestra un aviso junto a cualquiera que lleve esos elementos.

Las propiedades del documento empiezan vacías, así que ningún título ni autor de las partes acaba en el resultado. Una exportación protegida con contraseña se rechaza; quítale antes la contraseña. Cuenta con que el tamaño final sea más o menos la suma de las partes. Si el portal impone un tope, Comprimir PDF acepta un tamaño objetivo en KB o MB.

Despistes que se descubren después de pulsar enviar

Exportar un rango de páginas en vez del archivo entero. Un rango de impresión olvidado de antes deja fuera en silencio la última página de una parte. Exporta el documento completo y echa un vistazo a la página final de cada PDF antes de unirlos.

Mezclar A4 y Carta. Es habitual que compañeros de distintos países tengan tamaños de papel predeterminados diferentes y, como la unión respeta el tamaño de cada página, el resultado cambia de forma a mitad del documento. Configura el mismo tamaño de papel en el diseño de página de cada documento y vuelve a exportar.

Control de cambios impreso en el PDF. Si un documento está configurado para mostrar las revisiones, la exportación puede incluir las marcas de colores y los globos de comentarios. Acepta o rechaza los cambios, o cambia la vista para no mostrar revisiones, antes de guardar el PDF.

Una parte colocada en el lugar equivocado. No hace falta empezar de cero. Mueve las páginas en Ordenar páginas y estampa los números correlativos al final, cuando el orden sea ya definitivo.

Cuándo conviene más quedarse dentro de Word

• El texto va a seguir cambiando. Una tesis cuyos capítulos siguen en revisión se mantiene mejor como un único documento de Word que exportas al final del todo.
• Necesitas un índice automático o referencias cruzadas que abarquen todas las partes. Solo un documento único puede generarlos, y Word en Windows también puede convertir los títulos en marcadores del PDF al exportar.
• Tu organización genera los PDF oficiales desde una plantilla fija o un gestor documental, como ocurre en las licitaciones. Pide ayuda al responsable de esa plantilla en vez de montar el archivo a mano.
• La normativa interna exige tratar ciertos documentos únicamente en programas de escritorio autorizados. Aunque PDFGym no sube nunca los archivos, la norma sigue vigente, así que cúmplela o consúltalo con sistemas.