Meter varios PDF en una sola subida con límite de peso

Cinco documentos, un portal de 5 MB y entrega a medianoche

Priya está presentando una solicitud para una beca de investigación. El portal de la entidad financiadora tiene un único campo de subida, admite un solo PDF y en la letra pequeña indica «máximo 5 MB». Sus archivos son una memoria de 14 páginas exportada desde Word que pesa 1,2 MB, una tabla de presupuesto de una página de 300 KB, un currículum de dos páginas de 250 KB y dos cartas de aval que quienes la recomiendan firmaron en papel y fotografiaron con el móvil, una de 8 MB y otra de 6 MB. En total suman casi 16 MB, más del triple del tope, y el plazo cierra a medianoche.

Su primer impulso es reducir cada archivo por separado hasta que las cinco cifras sumen menos de 5 MB. Eso da mal resultado: tendría que calcular a ojo cinco objetivos distintos, la memoria apenas tiene margen de reducción y las cartas volverían a comprimirse más tarde si la suma siguiera pasándose. Una sola unión seguida de una sola pasada de compresión lo resuelve con una única decisión: qué cifra escribir.

Por qué unir va antes que reducir el tamaño

Unir no cambia el peso de las páginas. El archivo resultante pesa más o menos la suma de lo que entró, con alguna pequeña variación de estructura, así que no se pierde nada por hacerlo primero. La compresión es el paso que modifica las imágenes y rinde mucho mejor cuando ve todo el conjunto de una vez: puede concentrar el esfuerzo en las dos cartas pesadas y dejar tranquilas las páginas ligeras de texto, sin obligarte a repartir un presupuesto de peso entre cinco archivos.

Invertir el orden también resta calidad. Una carta reducida por su cuenta y vuelta a reducir después dentro del paquete pasa dos veces por la codificación de imagen, y cada vuelta suaviza un poco más las fotografías.

Dos pasadas en PDFGym

1. Abre Unir PDF y añade los cinco archivos. Cada uno aparece con su número de páginas y su peso.
2. Usa las flechas arriba y abajo para colocar el orden que espera el comité evaluador: memoria, presupuesto, currículum y después las dos cartas.
3. Pulsa el botón para unir. El panel de resultados muestra el total de páginas y el tamaño del archivo unido junto al peso de los originales. Descarga el archivo, que toma el nombre del primer documento con «-merged» añadido.
4. Abre Comprimir PDF y elige el archivo unido.
5. Escribe tu objetivo en el campo de tamaño exacto y selecciona MB o KB. Para un portal que marca 5 MB, escribe 4,7 MB (el apartado siguiente explica el motivo).
6. Pulsa Comprimir. Compiten varios métodos y cada candidato se vuelve a leer para comparar su texto con el del original antes de ofrecerte ninguno.
7. Revisa el veredicto y mira la vista previa. Si ambos te convencen, descarga el archivo, que lleva «-compressed» en el nombre, y sube ese al portal.

Cómo traducir el límite del portal al número que escribes

PDFGym cuenta cada kilobyte como 1.024 bytes, por lo que 200 KB suponen un tope de 204.800 bytes. Muchos formularios de subida cuentan en cambio 1.000 bytes por kilobyte, lo que hace que su límite sea alrededor de un 2,3% más estricto en kilobytes y casi un 5% más estricto en megabytes. Escribir una cifra ligeramente inferior cubre ambas formas de medir. Los números de la tabla son pura aritmética.

Cada objetivo sugerido queda por debajo de la lectura estricta, de modo que el archivo pasa sea cual sea la medida del portal. Si el límite es para enviarlo por correo electrónico en lugar de subirlo a un formulario, apunta todavía más bajo, porque los adjuntos crecen alrededor de un tercio al codificarse para el envío; la guía para enviar dos PDF como un solo adjunto detalla ese cálculo.

Encuentra la parte pesada antes de comprimirlo todo

En un expediente como el de Priya, casi todo el peso se concentra en unas pocas páginas, normalmente las fotografiadas. Por qué mi PDF es tan grande muestra qué páginas, imágenes y fuentes concentran los bytes sin modificar el archivo, para que sepas de antemano si la compresión puede llegar a tu cifra o si conviene cambiar algo antes.

Si una carta es una foto de móvil de 4.000 píxeles de una sola hoja, a veces la solución más limpia es pedir a quien la firmó que te la envíe escaneada en PDF. Si hay páginas de relleno, como una portada duplicada o un anexo que la convocatoria no pide, quitarlas con Ordenar páginas ahorra más peso que cualquier ajuste.

Errores que te obligan a repetir el proceso

• Escribir el propio límite como objetivo. Un archivo de 4,99 MB según la cuenta de PDFGym puede superar los 5 MB de un portal. Deja siempre el margen de la tabla.
• Corregir el orden de páginas después de comprimir. Reordenar el archivo ya comprimido obliga a volver a escribirlo. Comprueba el orden en el archivo unido antes de la pasada de compresión.
• Subir la copia equivocada. Tras las dos pasadas tendrás tres versiones en tu carpeta. Sube la que termina en «-compressed» y borra o archiva las demás cuando tengas el resguardo de entrega.
• Un archivo de origen bloqueado. La herramienta de unión rechaza los PDF protegidos con contraseña. Quita antes la contraseña con la herramienta de desbloqueo usando la clave que ya tienes.
• Ignorar el veredicto cuando no llega al objetivo. Si el resultado se queda por encima de la cifra pedida, te indica por cuánto y te ofrece una pasada más que redibuja las imágenes de página a menor tamaño, a cambio de suavizar las fotos. Acéptala o recorta páginas en su lugar.

Cuándo un único archivo comprimido no es el objetivo adecuado

Lee dos veces las instrucciones de subida. Muchos portales ofrecen una casilla por documento y, en ese caso, cada parte solo tiene que cumplir su propio límite individual, a menudo sin necesidad de comprimir nada. El nivel de detalle también puede ser motivo para parar: un plano de emplazamiento o un gráfico con etiquetas diminutas puede perder legibilidad si se aprietan demasiado las imágenes de página, y un evaluador que no pueda leerlo es peor que escribir una consulta amable preguntando si aceptan un archivo mayor.

Un PDF con firma digital válida debe viajar como archivo independiente, porque copiar sus páginas a un documento nuevo invalida la firma. Y si la entidad admite enlaces, una carpeta compartida en la nube evita el tope de tamaño por completo.