Unir dos o tres PDF para una sola subida

Una factura, dos justificantes y un único hueco de subida

Marek trabaja como traductor autónomo. Es el último día laborable de octubre y el portal de proveedores de su cliente cierra el mes a medianoche. El portal exige un único PDF por factura, y el contrato del cliente pide adjuntar siempre el parte de horas y los recibos de gastos. En su escritorio tiene factura-0142.pdf (1 página), horas-octubre.pdf (2 páginas) y billetes-tren.pdf (2 páginas, exportado desde la app de la compañía ferroviaria).

No necesita una guía sobre etiquetas de página ni marcadores. Necesita un archivo de 5 páginas con la factura en la página 1, subido antes de que venza el plazo. Eso es justo lo que resuelve esta página. Para paquetes más largos de seis, diez o veinte documentos, la guía completa para unir varios archivos entra en todos los detalles.

La vía rápida en PDFGym

1. Abre Unir PDF. Selecciona los tres archivos de una vez con Elegir PDF o arrástralos desde el escritorio a la página.
2. Comprueba la lista: tres filas, con 1, 2 y 2 páginas junto a cada nombre, y 5 páginas en la línea de totales inferior.
3. Si la factura no está en la primera fila, pulsa su flecha hacia arriba hasta colocarla en cabeza. El parte de horas va segundo y los recibos al final.
4. Pulsa Unir PDF y espera un instante mientras la herramienta copia las páginas y las compara con los originales.
5. Pulsa Descargar. El archivo se guarda como factura-0142-merged.pdf, tomando el nombre del documento que quedó arriba. Cámbiale el nombre si el portal exige un formato concreto como FAC-0142.pdf.

Mientras haces esto no se sube nada a ningún servidor; las páginas se leen y se escriben dentro de la pestaña del navegador. La única subida es la que hace el propio Marek al portal de su cliente.

Qué archivo debe ir delante

La primera página es lo que ve la otra persona en el panel de vista previa, así que debe ser el documento sobre el que tiene que actuar. Algunos casos habituales:

Treinta segundos de comprobación

La herramienta ya ha comparado el número de páginas, sus dimensiones y el texto de cada página con los originales; si el resultado estuviera dañado, ni siquiera llegaría al botón Descargar. Lo que no puede saber es si tu orden tiene sentido. Abre el archivo descargado y repasa estos cinco puntos:

• La página 1 es el documento que quien recibe el archivo necesita ver primero.
• La página donde empieza el segundo archivo parece una primera página y no la mitad de otra cosa.
• Si son tres archivos, la segunda unión también está en su sitio.
• La última página coincide con el final del último documento.
• El total de páginas coincide con lo que indicaba la lista antes de unir.

Descuidos que obligan a enviar el archivo otra vez

Dejar el orden que propone el selector de archivos. Los selectores suelen ordenar por nombre y, alfabéticamente, «gastos» va antes que «factura». Mira siempre la primera fila antes de pulsar el botón.

Enviar más páginas de las que piden. La herramienta copia todas las páginas de cada archivo. Si el extracto bancario que adjuntas tiene 8 páginas y el propietario solo pide la primera, recórtalo antes en Ordenar páginas.

Intentar unir una foto. Un recibo fotografiado con el móvil es una imagen, y la herramienta de unión solo acepta archivos PDF. Conviértelo primero en página con Imágenes a PDF y añádelo después.

Un extracto protegido con contraseña. Algunos bancos protegen sus extractos con contraseña. La herramienta de unión rechaza los archivos bloqueados, así que guarda antes una copia abierta con Desbloquear PDF usando la contraseña que te dieron.

Detectar el fallo después de descargar. No hace falta empezar de cero: mueve las páginas directamente en Ordenar páginas en lugar de volver a buscar los archivos originales.

Cuándo conviene no unir

Unir solo merece la pena cuando quien recibe los documentos pide un único archivo. Si el portal admite varios adjuntos, o si el departamento de contabilidad archiva los recibos por separado de las facturas, súbelos tal como están y ahórrale el paso a todo el mundo.

Deja fuera del lote cualquier contrato firmado cuya firma digital deba seguir siendo verificable; el archivo unido es un PDF nuevo y la firma criptográfica dejará de validar. Si el problema real es el límite de peso del correo, enviar dos PDF como un solo adjunto explica cómo resolver esa parte. Y en un Mac sin conexión a internet, Vista Previa permite juntar dos archivos arrastrando el segundo a la barra lateral de miniaturas del primero.