2〜3つのPDFを1つにまとめて提出する

請求書1通、添付2通、アップロード欄は1つ

田中さんはフリーランスの翻訳者です。今日は10月の最終営業日で、取引先の支払い申請サイトは今月分の受付を深夜0時に締め切ります。申請サイトは請求書1件につきPDFを1つだけ求めていて、契約では作業報告書と経費の領収書も一緒に提出することになっています。デスクトップには、invoice-0142.pdf(1ページ)、timesheet-october.pdf(2ページ)、train-receipts.pdf(2ページ、鉄道会社のアプリから書き出したもの)があります。

田中さんに必要なのは、ページラベルやしおりの解説ではありません。1ページ目が請求書になった5ページのファイルを、締め切り前にアップロードすることです。このページで扱うのはそこまでです。6つ、10個、20個とファイルが多い場合は、多くのファイルをまとめる詳しい手順で細かく説明しています。

PDFGymでの手早い手順

1. PDFを結合を開きます。「PDFを選択」で3つのファイルをまとめて選ぶか、デスクトップからページにドラッグします。
2. リストを確認します。3行あり、ファイル名の横に1、2、2ページと表示され、その下の合計の行は5ページになっているはずです。
3. 請求書が1行目にない場合は、1行目に来るまで上矢印を押します。2番目に作業報告書、最後に領収書です。
4. 「PDFを結合」を押し、ツールがページをコピーして元ファイルと照合するまで少し待ちます。
5. 「ダウンロード」を押します。ファイルは一番上にあったファイルの名前をもとに、invoice-0142-merged.pdfとして保存されます。申請サイトがINV-0142.pdfのような決まった名前を求めているなら、名前を変えてください。

この作業の間、何もアップロードされません。ページの読み込みも書き出しも、ブラウザーのタブの中で行われます。アップロードは、田中さん自身が申請サイトに行う1回だけです。

どのファイルを先頭にするか

1ページ目は、受け取った人がプレビュー画面で最初に目にするページです。相手が対応すべき書類を先頭にしてください。よくある組み合わせは次のとおりです。

30秒の確認

ツールはすでに、全ページのページ数、ページサイズ、テキストを元ファイルと照合しています。壊れた結果が「ダウンロード」ボタンまで届くことはありません。ツールに分からないのは、並び順が理にかなっているかどうかです。ダウンロードしたファイルを開き、次の点を確認してください。

• 1ページ目が、読む人が最初に必要とする書類になっている。
• 2つ目のファイルが始まるページが、途中のページではなく1ページ目に見える。
• ファイルが3つなら、2つ目のつなぎ目も正しい。
• 最後のページが、最後のファイルの終わりになっている。
• 合計ページ数が、結合前にリストに表示された数と一致する。

再提出につながるうっかりミス

選択画面の並び順をそのままにする。ファイル選択画面はたいてい名前順に並べるので、「expenses」が「invoice」より先に来ます。ボタンを押す前に、必ず1行目を確認してください。

求められた以上のページを送る。ツールは各ファイルの全ページを取り込みます。添付する銀行の明細が8ページあり、家主が1ページ目しか求めていないなら、先にPDFページを整理で削ってください。

写真を結合しようとする。スマホで撮った領収書は画像で、結合ツールはPDFしか受け付けません。画像をPDFに変換でページにしてから追加します。

明細にロックがかかっている。明細をパスワードで保護する銀行もあります。結合ツールはロックされたファイルを受け付けないので、受け取ったパスワードを使い、PDFのロックを解除でロックのないコピーを保存してください。

ダウンロードしてから間違いに気づく。やり直す必要はありません。元のファイルを探し直すより、「PDFページを整理」でページを動かしてください。

結合しないほうがよい場合

結合する価値があるのは、受け取る側が1つのファイルを求めているときだけです。申請サイトに複数の添付欄があったり、経理担当が領収書を請求書と分けて保管していたりするなら、そのままアップロードして全員の手間を省きましょう。

デジタル署名を検証できる状態に保つ必要がある署名済みの契約書は、まとめないでください。結合したコピーは新しいファイルなので、署名は有効なままになりません。本当の問題がメールのサイズ上限なら、2つのPDFを1つの添付ファイルで送る方法がその点を扱っています。また、インターネットにつながっていないMacなら、プレビューで1つ目のファイルのサムネールのサイドバーに2つ目のファイルをドラッグして、オフラインで2つを結合できます。