散らばったページから1つのPDFを組み立てる
まず、すべてのページをPDFの形にします。長いファイルからは必要な1ページだけを抜き出し、写真はページに変換し、文書は作成したアプリから書き出します。次に、チェックリストが求める順番でPDFを結合し、間違った場所に入ったページはPDFページを整理で移動または削除します。
3か所に散らばった6つの書類と、アップロード欄が1つ
鈴木さんは留学のための学生ビザを申請しています。オンライン申請には添付書類の欄が1つしかなく、受け付けるのはPDF1つだけです。案内には、審査官が期待する書類の順番が書かれています。手元の書類はノートパソコン、スマホ、メールの受信箱に散らばっています。
- パスポートの顔写真ページのスキャン。すでに1ページのPDFです。
- 大学からメールで届いた3ページの入学許可書。
- 12ページの銀行の取引明細書。チェックリストが求めているのは、最終残高が載った最後のページだけです。
- 身元保証人の叔父がWordで書いた2ページの手紙。
- 署名済みの申告書をスマホで撮った写真。
- Webページとしてしか存在しない、宿泊先の予約確認。
どれもまだ、アップロード欄が求める意味での「ページ」にはなっていません。このガイドでは、それぞれをPDFのページにしてから組み立てます。完成済みのファイルを丸ごとつなぐだけなら、もっと簡単です。PDFの束をつなぐガイドで説明しています。
各ページが今どこにあり、どうPDFにするか
| ページが今ある場所 | すること | 方法 |
|---|---|---|
| 1ページのPDF | 何もしません。そのまま使えます | そのまま結合の一覧へ |
| 長いPDFの中の1ページ | そのページだけを別のファイルとして抜き出します | PDFのページを抽出 |
| 紙をスマホで撮った写真 | 標準的な用紙サイズのページにします | 画像をPDFに変換でA4かUS Letterを選ぶ |
| WordやGoogleドキュメントのファイル | そのアプリ自体からPDFとして書き出します | アプリの「名前を付けて保存」や、PDF形式でダウンロードする機能 |
| WebページやEメール | 印刷機能でファイルにします | 印刷ダイアログで送信先を「PDFに保存」にする |
| パスワードでロックされたPDF | 教えてもらったパスワードで、ロックのないコピーを保存します | PDFのロックを解除 |
銀行の明細書は、鈴木さんがPDFのページを抽出で12ページ目を指定し、1ページのファイルにします。申告書の写真は画像をPDFに変換でA4、余白「狭い」にして通すので、前後の印刷された手紙と同じサイズに収まります。
PDFGymで書類一式をまとめる
- 完成したPDFを1つのフォルダに集め、見てわかる名前を付けます。passport.pdf、admission.pdf、statement-p12.pdfのようにします。
- 複数のPDFを1つにを開き、全部を一度に追加します。
- 各行を確認します。行にはそのファイルのページ数が表示され、その下の行に合計が出ます。鈴木さんの6つの書類なら、1 + 3 + 1 + 2 + 1 + 1で9ページになるはずです。
- 上下の矢印で行を動かし、チェックリストの順番にぴったり合わせます。
- 行の下に注意書きが出ていないか確認します。フォームのフィールド、しおり、添付ファイルを含むファイルがあると、結合後のコピーにはそれが残らない場合があるとツールが知らせます。
- 「PDFを結合」を押し、検証が終わるのを待ってダウンロードします。ファイル名は一番上の行のファイル名の末尾に「-merged」が付いたものになるので、案内が求める名前に変えます。たとえばsurname-supporting-documents.pdfのようにします。
チェックリストと照らし合わせて確認する
結合ツールは、ページ数、ページサイズ、各ページの文字を元のファイルとすでに照合しています。ツールに判断できないのは、チェックリストどおりになっているかどうかです。ファイルを開いて、一度通して確認してください。
- ページの合計が、一覧から予想した数と合っている。
- チェックリストの各項目が、その書類の1ページ目らしいページから始まっている。
- 同じページが2回出てこず、チェックリストにないものが紛れ込んでいない。
- 写真やスキャンが正しい向きで、通常の表示倍率で読める。
- 署名が必要なページには、すべて署名が見えている。
位置のずれたページがあれば、結合したファイルをPDFページを整理で開きます。元のファイルに戻らなくても、ページをドラッグしたり矢印で動かしたり削除したりでき、気が変わったら元に戻すこともできます。
書類一式が差し戻される原因
1ページを求められたのに書類全体を入れた。結合は常にファイルを丸ごとコピーします。1ページで済むところに明細書が12ページあると審査官が探す羽目になるので、先に抜き出すか、後で削除してください。
ロックされたファイルで結合が止まる。銀行によっては明細書を保護しています。ツールはパスワード付きのPDFを受け付けないので、先にロックのないコピーを作ってください。
記入済みのフォームから回答が消える。入力フィールドは結合後に残らない場合があります。記入を終えたフォームは先にフォームを確定に通し、回答をページの一部にしておきます。
ページのサイズがばらばら。「画像に合わせる」で写真から作ったページは、A4の手紙の隣では巨大になることがあります。表のとおり、A4かUS Letterで作り直してください。
デジタル署名付きの書類を結合した。結合したコピーは新しいファイルなので、埋め込まれたデジタル署名は有効と判定されなくなります。目に見える手書きの署名なら問題ありません。
書類を別の形で求めたほうがよい場合
申請サイトに項目ごとのアップロード欄があるなら、そちらを使ってください。審査官や入学審査の担当者はそのほうを好むことが多く、順番についての疑問もなくなります。残高を証明する銀行のレターのように、機関が公式のPDFを1つ発行できるなら、明細書から抜き出したページよりすっきりしていて、発行元の書式もそのまま残ります。
検証可能なデジタル署名を保たなければならない書類は、単独のファイルとして送り、メインの書類一式の中でそのことに触れておきます。結合したファイルがサイズの上限を超えるなら、すべてのページを確認した後、最後の手順として圧縮してください。
ページの組み立てのよくある質問
- 結合ツールで、ファイルの3ページ目だけを取り込めますか?
- できません。結合はファイルを丸ごとつなぎます。先にPDFのページを抽出でそのページを抜き出すか、全部を結合してからPDFページを整理で余分なページを削除してください。
- JPGを結合の一覧に直接入れられますか?
- できません。結合の一覧が受け付けるのはPDFだけです。画像をPDFに変換で写真をページにしてから、そのファイルを追加してください。
- 手紙の文字は選択できるまま残りますか?
- 残ります。ページは描き直されずにコピーされ、結合後の確認で各ページの文字を元のファイルと照合します。
- 1ページだけ他より大きくなるのはなぜですか?
- 各ページは元のファイルのサイズを保つためです。「画像に合わせる」で写真から作ったページは写真の縦横比になります。他のページとそろえるには、A4かUS Letterで作り直してください。
書類一式をまとめる
どの書類もこのブラウザーのタブ内で読み込まれて結合され、ダウンロードが表示される前に各ページが元のファイルと照合されます。
複数のPDFを1つにページを組み立てるときの次の一歩
- 複数のPDFを1つに 準備した書類を1つの一覧に並べ、順番を決めてつなぎます。
- PDFページを整理 結合した後で、ページを1枚ずつ移動または削除します。
- PDFのページを抽出 長い文書から1ページか数ページを取り出します。
- PDFの結合 ファイルをつなぐほかのガイドを、出発点ごとにまとめています。