Zwei oder drei PDFs für einen einzigen Upload verbinden

Eine Rechnung, zwei Anlagen, ein Upload-Feld

Marek arbeitet als freiberuflicher Übersetzer. Es ist der letzte Arbeitstag im Oktober, und das Lieferantenportal seines Kunden schließt den Monat um Mitternacht. Das Portal will ein PDF pro Rechnung, und laut Vertrag müssen Stundenzettel und eventuelle Spesenbelege mitkommen. Auf seinem Schreibtisch liegen rechnung-0142.pdf (1 Seite), stundenzettel-oktober.pdf (2 Seiten) und bahn-belege.pdf (2 Seiten, aus der App der Bahn exportiert).

Eine Anleitung zu Seitenbeschriftungen oder Lesezeichen braucht er nicht. Er braucht eine Datei mit 5 Seiten, die Rechnung auf Seite 1, hochgeladen vor Fristende. Genau darum geht es hier. Für größere Stapel mit sechs, zehn oder zwanzig Teilen geht die ausführliche Anleitung für längere Stapel ins Detail.

Der schnelle Weg in PDFGym

1. Öffne PDF zusammenfügen. Wähle alle drei Dateien auf einmal über PDF wählen aus oder zieh sie vom Schreibtisch auf die Seite.
2. Prüfe die Liste: drei Zeilen, mit 1, 2 und 2 Seiten neben den Namen und 5 Seiten in der Summenzeile darunter.
3. Steht die Rechnung nicht in der obersten Zeile, klicke so lange auf ihren Pfeil nach oben, bis sie dort steht. Stundenzettel an zweiter Stelle, Belege zuletzt.
4. Klicke auf PDF zusammenfügen und warte einen Moment, während das Werkzeug die Seiten kopiert und mit den Originalen vergleicht.
5. Klicke auf Herunterladen. Die Datei kommt als rechnung-0142-merged.pdf an, benannt nach der Datei, die oben stand. Benenne sie um, wenn das Portal ein Muster wie RE-0142.pdf erwartet.

Dabei wird nichts hochgeladen; die Seiten werden im Browser-Tab gelesen und geschrieben. Der einzige Upload ist der, den Marek selbst ins Portal macht.

Welche Datei nach oben gehört

Die erste Seite sieht die Person auf der anderen Seite in der Vorschau, also sollte es das Dokument sein, mit dem sie arbeitet. Ein paar übliche Pakete:

Dreißig Sekunden Kontrolle

Seitenzahl, Seitengrößen und Text jeder Seite hat das Werkzeug bereits mit den Originalen verglichen; ein fehlerhaftes Ergebnis erreicht den Download-Knopf nie. Was es nicht wissen kann: ob deine Reihenfolge Sinn ergibt. Öffne die heruntergeladene Datei und geh das hier durch:

• Seite 1 ist das Dokument, das der Leser zuerst braucht.
• Die Seite, auf der die zweite Datei beginnt, sieht wie eine erste Seite aus, nicht wie die Mitte von irgendetwas.
• Bei drei Dateien stimmt auch der zweite Übergang.
• Die letzte Seite ist das Ende der letzten Datei.
• Die Summe entspricht dem, was die Liste vor dem Zusammenfügen anzeigte.

Fehler, die eine erneute Einreichung nötig machen

Die Reihenfolge der Dateiauswahl übernehmen. Dateiauswahlfenster sortieren meist nach Namen, und „rechnung“ steht alphabetisch hinter „bahn-belege“. Schau immer auf die oberste Zeile, bevor du klickst.

Mehr Seiten schicken als verlangt. Das Werkzeug übernimmt jede Seite jeder Datei. Hat der Kontoauszug, den du anhängst, 8 Seiten und der Vermieter will nur Seite 1, kürze ihn vorher in Seiten sortieren.

Ein Foto zusammenfügen. Ein mit dem Handy fotografierter Beleg ist ein Bild, und das Werkzeug nimmt nur PDFs an. Mach mit Bilder zu PDF eine Seite daraus und füge sie dann hinzu.

Ein gesperrter Kontoauszug. Manche Banken schützen Kontoauszüge mit einem Passwort. Das Werkzeug weist gesperrte Dateien ab, speichere also mit PDF entsperren eine offene Kopie, mit dem Passwort, das du bekommen hast.

Den Fehler erst nach dem Download bemerken. Kein Grund, von vorn anzufangen: Verschieb die Seiten in Seiten sortieren, statt die Quelldateien wieder zusammenzusuchen.

Wann du dir das Zusammenfügen sparst

Zusammenfügen lohnt sich nur, wenn der Empfänger eine Datei will. Hat das Portal Platz für mehrere Anhänge, oder legt die Buchhaltung Belege getrennt von Rechnungen ab, lade sie einzeln hoch und spar allen den Schritt.

Lass einen unterschriebenen Vertrag aus dem Paket, wenn seine digitale Signatur prüfbar bleiben muss; eine zusammengefügte Kopie ist eine neue Datei, und die Signatur bleibt dabei nicht gültig. Ist das eigentliche Problem eine Größengrenze beim Mailen, kümmert sich zwei PDFs als einen Anhang senden um diese Seite. Und auf einem Mac ohne Internet kann Vorschau ein Paar offline verbinden, indem du die zweite Datei in die Miniaturen-Seitenleiste der ersten ziehst.