Ein ZIP-Archiv in ein PDF verwandeln

Siebenunddreißig Belege in einem Archiv zum Monatsende

Johanna organisiert das Büro eines kleinen Designstudios. Am letzten Märztag schickt ein Kollege, der auf Reisen war, belege-maerz.zip: 37 Handyfotos von Taxi-, Hotel- und Essensbelegen plus eine notizen.txt mit dem Reisecode. Das Spesensystem nimmt ein PDF pro Person und Monat, und morgen ist Monatsabschluss in der Buchhaltung.

Eine Woche später übergibt ein Freelancer projekt-uebergabe.zip mit einem unterschriebenen Vertrag als PDF, zwei Rechnungs-PDFs, einer Word-Datei mit Besprechungsnotizen und einem Ordner Entwürfe im WebP-Format. Gleiche Bitte vom Kunden, „können wir das als ein PDF haben?“, aber eine völlig andere Aufgabe. Über den Weg entscheidet der Inhalt des Archivs, nicht das Archiv.

Hineinschauen, ohne schon etwas zu entpacken

Jedes gängige System kann zeigen, was in einem ZIP steckt. Unter Windows öffnet ein Doppelklick es im Datei-Explorer wie einen Ordner; Alle extrahieren entpackt es. Auf dem Mac entpackt ein Doppelklick es im Finder neben dem Original. Auf iPhone oder iPad tippst du es in der App „Dateien“ an, und es wird zu einem Ordner. Unter Android öffnest du es in deiner Dateimanager-App; die meisten bieten eine Option zum Entpacken.

Achte auf drei Dinge: welche Dateitypen darin liegen, ob Dateien in Unterordnern stecken und wie sie benannt sind. Diese Antworten bestimmen die Zeile in der Tabelle unten.

Was das Archiv enthält und wohin es geht

Direkt vom ZIP zum PDF in PDFGym

Johannas Belege gehören in die erste Zeile, sie muss also gar nicht entpacken.

1. Öffne CBZ zu PDF und zieh belege-maerz.zip auf die Seite. Die Schaltfläche Ein CBZ oder PDF wählen zeigt auch ZIP-Dateien an. Umbenennen in .cbz ist nicht nötig.
2. Lies die Seitenliste. Jedes Bild erscheint mit Namen und Pixelgröße, natürlich sortiert, also kommt beleg-2.jpg vor beleg-10.jpg. Die Seitensumme sollte 37 sein, eine pro Foto.
3. Wähle das Papier. A4 oder US-Letter mit schmalem Rand passt zu Belegen, die die Buchhaltung vielleicht ausdruckt; Wie Bild behält die eigene Form jedes Fotos.
4. Drück auf Comic-Archiv umwandeln. Das Werkzeug schreibt das PDF, öffnet es erneut und prüft jede Seite und die gespeicherten Bilddaten, bevor der Download erscheint.
5. Lade herunter. Die Datei übernimmt den Archivnamen, aus belege-maerz.zip wird also belege-maerz.pdf; benenne sie nach dem Muster um, das das Spesensystem will.

Das Übergabe-Archiv entpackst du dagegen. Vertrag und Rechnungen gehen ins Werkzeug zum Zusammenfügen, die WebP-Entwürfe durch WebP zu PDF, und die Besprechungsnotizen werden in Word als PDF exportiert. Ein letztes Zusammenfügen verbindet diese Teile in der Reihenfolge, die der Kunde wollte.

Archivprobleme und wie du daran vorbeikommst

Eine Meldung, dass sich Bildformate nicht einbetten lassen. Das ZIP enthält mindestens ein WebP-, HEIC-, TIFF-, GIF- oder ähnliches Bild. Entpack es und schick die JPG- und PNG-Dateien durch Bilder zu PDF, den Rest durch die jeweiligen Wandler, und füge dann zusammen.

Weniger Seiten als Dateien. Das Archiv-Werkzeug nimmt nur JPG und PNG. Ein PDF oder eine Textdatei darin bleibt ohne Warnung draußen, vergleich also die Seitensumme mit dem, was du im Archiv gesehen hast.

Seiten in seltsamer Reihenfolge. Zahlen werden als Zahlen sortiert, Namen ohne Zahlen wie taxi.jpg und mittagessen.jpg aber alphabetisch. Benenne die Dateien um und pack sie neu, oder korrigiere einzelne Seiten danach in Seiten sortieren. Das Archiv-Werkzeug selbst hat keine Schaltflächen zum Umsortieren.

Zusätzlicher Ballast vom Mac. Auf dem Mac erstellte ZIPs tragen oft einen Ordner __MACOSX und .DS_Store-Dateien. Das Werkzeug ignoriert sie, genauso wie thumbs.db-Dateien von Windows, sie werden also nie zu leeren Seiten.

Zu viele Einträge oder zu schwer. Archive mit mehr als 2.000 Einträgen werden abgelehnt, und sehr große passen vielleicht nicht in den Arbeitsspeicher des Browsers. Teile die Arbeit nach Ordnern auf. Ist das fertige PDF zu groß zum Versenden, komprimiere es mit PDF komprimieren.

Wann du das ZIP so lässt, wie es ist

Oft ist ein ZIP genau das Richtige zum Weitergeben. Prüfer und Steuerberater brauchen manchmal die originalen Fotodateien mit ihren eigenen Daten statt Seiten in einem Dokument. Quelldateien, Tabellen mit Formeln und Designdateien verlieren als PDF-Seiten ihren Zweck. Und wenn das System des Empfängers das Archiv annimmt, bringt Umwandeln nur einen zusätzlichen Schritt.

Office-Dokumente sind der andere Fall, in dem der Browser das falsche Werkzeug ist: Die App, in der sie entstanden sind, setzt sie richtig, also exportiere dort. In die andere Richtung, ein PDF in ein ZIP zu stecken, um es kleiner zu machen, hilft selten; die Anleitung zum Zippen eines PDF erklärt, warum.