Ein PDF-Formular nur mit dem Handy ausfüllen

Die übliche Lage am Handy und die eine entscheidende Falle

Tomás ist um 19 Uhr im Schwimmbad, als die Schule einverstaendnis-klassenfahrt.pdf mailt: zwei Seiten, etwa ein Dutzend Kästchen, eine Frage zu Allergien und eine Unterschriftszeile, fällig bevor der Bus am nächsten Morgen um 8 abfährt. Der Laptop ist im Büro. Für genau diesen Fall ist diese Anleitung geschrieben: ein kurzes Formular, ein Handy, eine Frist.

Das Tippen auf Glas ist nicht das Schwierige. Der Umgang mit Dateien ist es. Auf einem Handy kann ein Anhang an drei Orten zugleich existieren: in der Mail-App, in deinen Dateien und in der Download-Liste des Browsers. Nur die Kopie, die du ausgefüllt hast, enthält Antworten, der Großteil der Arbeit besteht also darin zu wissen, welche Kopie das ist.

Speichere den Anhang zuerst dort, wo du ihn wiederfindest. Auf einem iPhone öffnest du ihn in Mail, tippst auf die Teilen-Taste und wählst In Dateien sichern. Auf Android tippst du in Gmail oder deiner Mail-App auf das Download-Symbol am Anhang, und er landet in Downloads.

In PDFGym auf einem kleinen Bildschirm ausfüllen

1. Öffne in Safari, Chrome oder einem anderen mobilen Browser PDF-Formular ausfüllen. Installieren musst du nichts.
2. Tippe auf PDF wählen. Die Dateiauswahl deines Handys öffnet sich; geh zu Zuletzt verwendet oder Downloads und wähle einverstaendnis-klassenfahrt.pdf. Die Datei wird im Tab gelesen und nicht hochgeladen.
3. Die Seite wird in der Breite deines Bildschirms gezeichnet, jedes ausfüllbare Kästchen ist umrandet. Tippe eines an, und die Tastatur öffnet sich. Drehst du das Handy quer, wird die Seite breiter.
4. Für schmale Kästchen klapp „Stattdessen eine Feldliste nutzen“ auf. Jedes Feld bekommt dann eine Zeile über die volle Breite mit seiner Beschriftung, was einem Daumen viel besser liegt.
5. Zwischen den Seiten wechselst du mit den Pfeilen oder dem Seitenmenü über der Vorschau.
6. Tippe auf Ausgefülltes PDF speichern. Das Werkzeug öffnet das Ergebnis erneut und prüft jede geänderte Antwort, bevor es Ausgefülltes PDF herunterladen zeigt.
7. Tippe auf die Download-Schaltfläche. Safari legt Downloads standardmäßig im Ordner Downloads der Dateien-App ab; Chrome auf Android speichert in Downloads.

Tastaturen, Zoom und dicke Finger

• Autokorrektur. Handytastaturen „verbessern“ gern Nachnamen, Straßennamen und Vertragsnummern. Sieh dir jedes Kästchen an, wenn du es verlässt, besonders Codes und Kennungen.
• Ziffern. Nur die geteilten Kästchen für eine US-Sozialversicherungs- oder Arbeitgebernummer (Social Security, EIN) rufen den Ziffernblock auf. Alle anderen Kästchen, auch die für eine Steuer-ID, nutzen die normale Tastatur, wechsle für Datumsangaben, Telefonnummern und solche Nummern also selbst zu den Zahlen.
• Zeichengrenzen. Nimmt ein Kästchen nichts mehr an, hat der Ersteller des Formulars seine Länge begrenzt. Kürze deine Antwort, statt sie neu zu tippen.
• Zoom. Zieh Kleingedrucktes mit zwei Fingern groß, bevor du tippst, und zoom dann wieder heraus, um die ganze Zeile zu sehen.
• Häkchen und Optionen. Ein Tippen schaltet ein Kontrollkästchen um oder wählt eine Option. Scroll am Ende einmal durch die Feldliste, um zu prüfen, dass jede Gruppe die gemeinte Auswahl zeigt.
• App-Wechsel. Verlässt du den Browser, um eine Passnummer nachzusehen, kann das Handy den Tab neu laden, und ungespeicherte Antworten sind weg. Leg dir die Angaben vorher bereit oder speichere zwischendurch und lade die gespeicherte Kopie neu.

Welcher Weg auf dem Handy zu deinem Formular passt

Die richtige Datei zum Absender zurückbringen

Schick die ausgefüllte Kopie durch Formulare fixieren, damit die Antworten Teil der Seite werden. Das ist ein zweiter Download, dein Download-Ordner enthält jetzt also Fassungen mit fast gleichen Namen. Drück im Dateimanager lange auf die neueste und benenne sie um, etwa in einverstaendnis-klassenfahrt-unterschrieben.pdf.

Antworte jetzt auf die Mail der Schule und navigier über die Anhang-Schaltfläche der Mail-App zu dieser Datei. Oder such sie in Dateien bzw. Downloads, tippe auf Teilen und wähle deine Mail-App. Leite die Nachricht der Schule nicht an sie zurück, denn dann reist das leere Original mit.

Wird das Ergebnis zu schwer für ihr Postfach, meist wegen einer fotografierten Unterschrift, ist ein PDF auf dem Handy komprimieren mit wenigen Fingertipps erledigt. Öffne zum Schluss deine gesendete Nachricht, tippe den Anhang an und lies die Antworten in dem, was tatsächlich rausging.

Fehler am Handy, die eine zweite Runde kosten

• Das leere Formular schicken. Der ursprüngliche Anhang ist im Verlauf immer nur einen Fingertipp entfernt. Häng aus Downloads oder Dateien an, nie aus der alten Nachricht.
• Eine App, die nur so tut, als würde sie speichern. Manche Betrachter zeigen dein Getipptes, schreiben es aber nie in die Datei. Öffne die Kopie, die du schicken willst, erneut; die Prüfung von PDFGym deckt seine eigene Ausgabe ab, nicht anderswo ausgefüllte Dateien.
• Screenshots statt Formular. Bilder ausgefüllter Seiten sind nicht das Dokument, das die Schule wollte. Schick das PDF selbst.
• Ein Download, den du nicht findest. Der Browser zeigt ihn kurz und blendet ihn dann aus. Sieh auf einem iPhone in Dateien unter Downloads nach, auf Android in der Download-Liste von Chrome.
• Vor der letzten Antwort unterschreiben. Erst jedes Kästchen ausfüllen, dann unterschreiben, dann fixieren, damit nichts neu geöffnet werden muss.

Wann du das Handy weglegst

Eine Steueranlage mit sechzig Kästchen, ein Formular, dessen Summen sich beim Tippen berechnen, oder ein Behördendokument, das nur einen Hinweis zum Aktualisieren deines Betrachters zeigt: All das geht am Schreibtisch besser. Die Anleitung für den Computer behandelt diese Fälle, auch nicht ausfüllbare Formulare und die Frage, wann du selbst Felder anlegst. Dasselbe gilt, wenn ein Arbeitgeber eine Zertifikatsunterschrift aus seinem eigenen System braucht.

Bietet der Absender das Formular auch auf einer Website oder in einer App an, nutze das. Es ist für die Bedienung per Touchscreen ausgelegt, und deine Antworten erreichen ihn ganz ohne Anhang.