Ein mehrseitiges Dokument mit dem Handy scannen

Vor dem ersten Foto einen Weg wählen

Daniela schuldet ihre Baufinanzierung um. Ihr Vermittler will das unterschriebene neunseitige Angebot und die Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate bis 16 Uhr als PDFs, und sein Postfach weist alles über 10 MB ab. Sie hat ein Android-Handy, einen Küchentisch und keinen Scanner. Zwölf Blätter sind zu viele zum Improvisieren.

Scanner, die in Notizen, Dateien und Drive stecken

Auf einem iPhone öffnest du eine Notiz in Notizen, tippst in der Symbolleiste auf die Anhang-Taste (je nach iOS-Version eine Kamera oder eine Büroklammer) und wählst Dokumente scannen. Die App findet die Ränder des Blatts, nimmt es auf und wartet auf das nächste. Gib ihr jede Seite, tippe auf die Option zum Sichern und teile den Scan dann als PDF. Die Dateien-App hat denselben Scanner im Mehr-Menü eines Ordners und speichert das PDF direkt in diesen Ordner.

Auf Android hat Google Drive eine Option zum Scannen, je nach Version über die Schaltfläche Neu oder ein Kamerasymbol erreichbar. Füge jedes Blatt im Prüfbildschirm hinzu und speichere erst am Ende einmal, damit alle zwölf Seiten in einem einzigen PDF landen. Samsung-Handys haben einen eigenen Scanner in der Kamera, durch den die Samsung-Anleitung führt.

Zwei Dinge solltest du beachten. Bietet die App einen Filter an, nimm für alles Unterschriebene oder Gestempelte Farbe oder Graustufen, denn ein harter Schwarz-Weiß-Filter kann blaue Tinte und Bleistiftnotizen auslöschen. Und Scans aus Drive liegen in deinem Google-Konto, während die App Notizen ihre Inhalte über iCloud synchronisiert, wenn das eingeschaltet ist, sensible Papiere landen also in der Cloud, solange du sie nicht löschst.

Die Unterlagen mit der normalen Kamera fotografieren

Gibt es keine Scanner-App, erledigt die Kamera die Arbeit. Entferne die Heftklammern, leg jedes Blatt auf eine dunkle, matte Fläche am Fenster und halte das Handy flach darüber, sodass die Seite das Bild füllt und ein schmaler Rand Tisch zu sehen ist. Halte für jedes Blatt dieselbe Höhe.

Fotografiere in Lesereihenfolge. Bei doppelseitigem Papier nimm von jedem Blatt erst die Vorder-, dann die Rückseite auf, bevor du weitermachst, dann passt die Aufnahmenliste schon zum Dokument. Vergleiche die Zahl der Fotos mit der Zahl der Blätter, bevor du das Papier wegräumst.

Prüfe das Format. Ein iPhone speichert Fotos standardmäßig als HEIC; stellst du unter Einstellungen, Kamera, Formate auf Maximale Kompatibilität, speichert es JPG. Android-Kameras speichern normalerweise JPG, sofern keine besonders effiziente Option eingeschaltet wurde. Beide Formate in einer Bildserie zu mischen kostet später einen Extraschritt. Bei einer einzelnen Passseite zählen Spiegelungen und Codezeilen mehr als die Reihenfolge, und die Anleitung zum Reisepass behandelt diesen Fall.

Die Fotos im Browser zu einem PDF zusammenfügen

1. Öffne JPG zu PDF auf dem Handy oder auf einem Computer, auf dem die Fotos liegen. Es nimmt JPG und PNG an. Für HEIC-Fotos vom iPhone nimm stattdessen HEIC zu PDF; die Bedienung ist dieselbe.
2. Tippe auf Bilder wählen und markiere alle Seiten auf einmal.
3. Lies die Liste von oben nach unten. PDFGym behält die Reihenfolge, in der die Dateien ankommen, und sortiert sie nie nach Namen, und eine Fotoauswahl übergibt sie nicht immer in Aufnahmereihenfolge. Verschieb eine Seite mit ihren Pfeilen nach oben oder unten und wirf ein Duplikat mit der Entfernen-Schaltfläche raus.
4. Wähle die Seiteneinpassung: Wie Bild, A4 oder US-Letter, und eine Randeinstellung: „Keine“, „Schmal“ oder „Standard“.
5. Tippe auf PDF erstellen. Das Ergebnis wird erneut geöffnet, und Seitenzahl, Seitengrößen und Bildmaße werden geprüft, bevor PDF herunterladen erscheint.
6. Benenne es so, dass der Empfänger weiß, was es ist, etwa Daniela_Ruiz_Angebot_unterschrieben.pdf.

Jedes Werkzeug nimmt eine Formatfamilie, eine Mischung aus HEIC- und JPG-Dateien muss also als zwei PDFs gebaut und dann mit PDF zusammenfügen verbunden werden. Alles in einem Format zu fotografieren erspart diesen Schritt.

Seitenform, Ränder und Megabytes

Wie Bild gibt jeder Seite genau die Form ihres Fotos, was am Bildschirm in Ordnung ist, aber in seltsamen Größen druckt. A4 oder US-Letter verkleinert jedes Foto auf eine feste Papiergröße mit gleichmäßigem Abstand ringsum; ein breites Foto bekommt eine Seite im Querformat. US-Letter ist in den USA und Kanada die Norm, A4 fast überall sonst. Schmal fügt einen Viertelzoll (rund 6 mm) Weiß um das Bild hinzu und Standard einen halben Zoll (rund 13 mm), ohne etwas abzuschneiden.

Die Größe folgt den Fotos. JPG zu PDF setzt jedes JPG Byte für Byte in die Datei, zwölf Fotos mit je 4 MB ergeben also ein PDF mit rund 48 MB. HEIC zu PDF dekodiert jedes Foto und speichert es als hochwertiges JPEG, das oft schwerer ist als das HEIC war. So oder so ist für Danielas Grenze von 10 MB PDF komprimieren der nächste Halt: Tippe die Grenze in das Zielfeld und zoom dann in die Vorschau, um sicherzugehen, dass das Kleingedruckte noch lesbar ist.

Probleme beim Handyscan und ihre Lösung

• Seite 7 steht vor Seite 6. Ordne sie mit den Pfeilen um, bevor du das PDF erstellst. Merkst du es erst danach, sortier die fertige Datei um, statt neu zu fotografieren.
• Eine Seite liegt auf der Seite. Das Werkzeug übernimmt die Drehung, die deine Kamera gespeichert hat, aber ein flach gehaltenes Handy kann die falsche speichern. Dreh diese Seite im fertigen PDF.
• Ein Daumen oder ein Schatten auf einem Blatt. Fotografiere nur dieses Blatt neu, tausch das Foto in der Liste aus und erstelle das PDF noch einmal.
• Die Unterschrift ist verschwunden. Ein Schwarz-Weiß-Filter des Scanners hat die Tinte ausgebleicht. Scanne neu in Farbe oder Graustufen.
• Die Scanner-App hat ein PDF pro Blatt gespeichert. Das sind schon fertige PDFs, füge sie also in Reihenfolge zusammen, statt sie noch einmal umzuwandeln.
• Niemand kann den Text durchsuchen. Ein Foto einer Seite enthält Pixel, keine Zeichen, und diese Umwandler führen keine Texterkennung durch. Frag, ob der Empfänger eine abgetippte Fassung braucht.

Wann du das Handy weglegst

Steht in der Anfrage beglaubigte Kopie, Originaldokument oder persönliche Prüfung, zählt ein Scan von zu Hause nicht, egal wie sauber er aussieht.

Bei vierzig Seiten oder mehr ist ein Kopierer mit Einzug im Büro, in einer Bibliothek oder im Copyshop schneller und gibt jeder Seite dieselbe Geometrie. Das gilt auch für gebundene Bücher und große Zeichnungen. Und bietet die Bank, Schule oder Behörde eine eigene Upload-App an, nutze sie: Sie prüft womöglich Dinge, die ein einfaches PDF nicht kann.