Ein Signaturzertifikat besorgen und für ein PDF nutzen
Eine digitale Signatur entsteht mit einem Zertifikat, einer Datei, die einen privaten Schlüssel an deinen Namen bindet und von einer Stelle ausgestellt wird, der die Software des Empfängers bereits vertraut. Du bekommst eins von deinem Arbeitgeber, einer Zertifizierungsstelle oder über die Signaturfunktion eines elektronischen Ausweises. Schließ jede Änderung am PDF ab und signiere dann in einer Software, die mit Zertifikaten umgeht, etwa Adobe Acrobat Reader. PDFGym bereitet die Datei vor; Zertifikatssignaturen setzt es nicht.
Ein Bericht, der mit überprüfbarem Unterzeichner ankommen muss
Lena ist freiberufliche Tragwerksplanerin. Ihr Prüfbericht für die Erweiterung einer Lagerhalle,
inspection_report_14B.pdf, muss bis Freitag im Portal der Baubehörde sein, und laut den
Hinweisen des Portals muss er eine zertifikatsbasierte Signatur der verantwortlichen Ingenieurin tragen. Eine
gescannte Seite mit ihrer Handschrift wird abgelehnt. Sie hat einen Ausweis mit Signaturfunktion, von dem es hieß, er könne
Dokumente signieren, hat ihn dafür aber nie benutzt, und an den Bericht müssen noch zwei Anhänge.
Ihre Aufgabe zerfällt in drei Teile: ein Zertifikat wählen, dem die Behörde vertraut, das PDF fertigstellen und die Signatur zuletzt setzen. Eine falsche Reihenfolge ist der häufigste Grund, warum eine Signatur beim Empfänger scheitert.
Woher dein Zertifikat kommen kann
Die Kryptografie ist dieselbe, egal welche Quelle du nutzt. Was sich ändert, ist, wer sich für den Namen im Zertifikat verbürgt, und damit, was der Reader des Empfängers bei der Prüfung anzeigt.
| Quelle | Wer sich für deinen Namen verbürgt | Was ein Empfänger meist sieht | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Selbst erstelltes Zertifikat | Niemand außer dir | Identität des Unterzeichners unbekannt, bis er deinem Zertifikat von Hand vertraut | Tests, oder Teams, in denen die IT es verteilt |
| Arbeitgeber oder Organisation | Die eigene Zertifizierungsstelle deiner IT-Abteilung | Vertrauenswürdig auf Rechnern, die die IT eingerichtet hat; anderswo unbekannt | Interne Freigaben und Abnahmen |
| Kommerzielle Zertifizierungsstelle | Die Stelle, nach einer Identitätsprüfung, die du bezahlst | Oft ohne Einrichtung vertrauenswürdig, wenn die Stelle auf der Vertrauensliste des Readers steht | Verträge und Einreichungen bei externen Stellen |
| Elektronischer Ausweis oder qualifizierter Anbieter | Eine Behörde oder ein qualifizierter Vertrauensdienst | In der Regel vertrauenswürdig; in der EU kann dieser Weg eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugen | Behördliche Einreichungen, die einen rechtlichen Standard nennen |
Nennt der Empfänger einen Standard oder eine Liste akzeptierter Anbieter, ist die Wahl damit entschieden. Tut er das nicht, frag nach, bevor du etwas kaufst; der Vergleich von elektronischer und digitaler Unterschrift hilft dir zu verstehen, was verlangt wird.
Zuerst das PDF fertigstellen, in PDFGym
Alles, was die Datei verändert, muss vor der Signatur passieren, denn das Signieren versiegelt die Datei in ihrem aktuellen Zustand. Die Werkzeuge von PDFGym erledigen diese Vorbereitung im Browser, ohne den Bericht hochzuladen.
- Verbinde den Bericht und seine Anhänge in PDF zusammenfügen, in der Reihenfolge, die die Behörde erwartet.
- Öffne die verbundene Datei in Seiten sortieren, entferne leere Scannerseiten und prüf die Reihenfolge Seite für Seite.
- Begrenzt das Portal die Upload-Größe, schick die Datei durch PDF komprimieren und tipp die Grenze als Ziel ein.
- Lies die fertige Datei einmal von Anfang bis Ende. Ein Tippfehler, der nach dem Signieren auffällt, heißt neu signieren.
- Speichere sie unter einem klaren Namen, zum Beispiel
inspection_report_14B_final.pdf, und wechsle erst dann zu deiner Signatursoftware.
Ein Hinweis: Hat dir die Behörde ein Formular mit leerem Signaturfeld geschickt, signiere dieses Formular so, wie es ist. Zusammenfügen und Seitenwerkzeuge kopieren Seiten einzeln, und PDF zusammenfügen warnt, wenn eine Datei Formular- oder Signaturfelder hat, weil diese die Reise womöglich nicht überstehen.
Die Signatur in deiner Signatursoftware setzen
Zertifikate kommen in einer von zwei Formen: als geschützte Datei, meist mit der Endung .pfx oder .p12, die du in dein System oder deinen PDF-Reader importierst, oder als Chipkarte oder Token, die ein Kartenlesegerät und die Software des Ausstellers brauchen. Ein elektronischer Ausweis gehört zur zweiten Art, und seine PIN gibt den Schlüssel frei.
Öffne die fertige Datei in einem Programm, das Zertifikatssignaturen unterstützt. Adobe Acrobat Reader kann das und
nennt Zertifikate digitale IDs; auch LibreOffice kann ein bestehendes PDF signieren. Wähle den Befehl zum Signieren mit Zertifikat,
zieh das Signaturfeld auf oder klick in das vorhandene Feld, wähle dein Zertifikat, gib die
PIN oder das Passwort ein und speichere unter einem neuen Namen wie inspection_report_14B_signed.pdf. Bietet die
Software einen Zeitstempel von einem Zeitstempelserver an, nimm ihn an: Er hält die Signaturzeit aus einer
anderen Quelle fest als der Uhr deines eigenen Computers.
Öffne dann die signierte Kopie und sieh dir den Signaturbereich an. Er sollte dich nennen, die Signaturzeit zeigen und angeben, dass das Dokument seit der Signatur nicht verändert wurde.
Fehler, die die Signatur brechen oder schwächen
- Nach dem Signieren komprimieren oder zusammenfügen. Beides schreibt eine neue Datei, das Siegel passt also nicht mehr. Mach die Änderung an der unsignierten fertigen Kopie und signiere neu.
- Eine Warnung, dass der Unterzeichner nicht überprüft werden kann. Der Reader des Empfängers vertraut dem Aussteller deines Zertifikats nicht. Nimm ein Zertifikat einer anerkannten Stelle, oder vereinbare mit dem Empfänger, wie er deinem vertrauen kann.
- Mit einem abgelaufenen Zertifikat signieren. Prüf die Gültigkeitsdaten in den Zertifikatsdetails vor der Woche der Frist, nicht am Tag selbst.
- Die Schlüsseldatei liegt in einem geteilten Ordner. Wer sie und ihr Passwort hat, kann in deinem Namen signieren. Bitte den Aussteller, sie zu widerrufen, und besorg eine neue.
- Stattdessen eine gezeichnete Unterschrift verwendet. PDF unterschreiben setzt ein Bild deiner Unterschrift, was für viele Dokumente reicht, aber kein Zertifikat trägt. Es warnt auch, bevor es Markierungen in eine Datei mit Signaturfeldern setzt, weil das eine bestehende Signatur ungültig machen kann.
Wann du keins erstellen musst
Für den meisten Alltagspapierkram braucht es kein Zertifikat. Eine gezeichnete oder getippte Unterschrift wird für viele Vereinbarungen akzeptiert, und die Anleitung zum Unterschreiben auf jedem Gerät beschreibt diesen Weg. Arbeitet der Absender mit einer E-Signatur-Plattform, unterschreib über seinen Link; die Plattform verwaltet ihre eigenen Zertifikate und hält das Prüfprotokoll zusammen.
Frag bei der Arbeit die IT, bevor du selbst ein Zertifikat erstellst, denn viele Organisationen stellen bereits welche aus. Und wenn eine Einreichung rechtliche Folgen hat, hängen die Regeln, welche Signatur zählt, vom Land und vom Verfahren ab; die Hinweise der Behörde oder ein Anwalt sind die verlässliche Quelle, keine allgemeine Anleitung.
Signieren mit Zertifikat, kurz beantwortet
- Kann PDFGym eine digitale Signatur für mich erstellen?
- Nein. PDF unterschreiben setzt eine sichtbare Unterschrift auf die Seite, ohne Zertifikat und ohne vertrauenswürdigen Zeitstempel. Nutze PDFGym, um die Datei zusammenzufügen, zu ordnen und zu komprimieren, und signiere sie dann in einer Software, die Zertifikate unterstützt.
- Ist das sichtbare Signaturfeld Pflicht?
- Nein. Die Signatur steckt in der Datei, ob ein Feld gezeichnet wird oder nicht. Füg eins hinzu, wenn der Empfänger eine Markierung sehen will, oder sag ihm, er soll den Signaturbereich öffnen.
- Was passiert, wenn jemand die Datei nach meiner Signatur bearbeitet?
- Der Reader meldet, dass das Dokument nach der Signatur verändert wurde. Änderungen, die das Format erlaubt, etwa eine weitere Signatur, werden so hinzugefügt, dass die frühere intakt bleibt.
- Wie lange bleibt ein Zertifikat gültig?
- Der Aussteller legt ein Ablaufdatum fest, und es steht in den Zertifikatsdetails. Ein beim Signieren gesetzter Zeitstempel hilft einem Reader zu bestätigen, dass die Signatur erstellt wurde, als das Zertifikat noch gültig war.
Anleitungen und Werkzeuge zum Unterschreiben
- Alle PDF-Werkzeuge Die Werkzeuge zum Zusammenfügen, Ordnen und Komprimieren finden, mit denen eine Datei bereit zum Signieren wird.
- Digitale vs. elektronische Unterschrift Herausfinden, ob die Anfrage ein Zertifikat oder eine gezeichnete Unterschrift verlangt.
- So unterschreibst du ein PDF Eine gezeichnete oder getippte Unterschrift am Laptop oder Handy setzen.
- Alle Anleitungen zum Unterschreiben Jede Anleitung zum Unterschreiben auf einer Seite.