Ein bekanntes Passwort aus einem PDF entfernen

Zweiundzwanzig Seiten, an die vier weitere sollen

Ines betreut Vermietungen bei einer kleinen Hausverwaltung. Am Dienstag schickt der Anwalt des Vermieters mietvertrag-hafenstrasse-14.pdf, 22 Seiten, gesperrt mit einem Öffnungspasswort, das er ihr am Telefon durchgibt. Bis Donnerstag muss sie hinten ein vierseitiges Übergabeprotokoll anhängen und den kompletten Vertrag an den neuen Mieter schicken.

Zwei Dinge stehen im Weg. PDF zusammenfügen nimmt keine verschlüsselte Datei an und sagt das auch, also muss das Passwort des Anwalts erst weg, bevor etwas dazukommen kann. Und weil im Vertrag die Bankverbindung des Mieters steht, sollte er nicht ungeschützt reisen: Er muss wieder gesperrt hinausgehen, unter einem Passwort, das Ines selbst wählt.

Der Ablauf ist also: entfernen, die offene Kopie bearbeiten, die Prüfungen lesen, wieder sperren.

Das Passwort in PDFGym entfernen

1. Öffne PDF entsperren. Im Bereich Passwortschutz ist „Entsperren“ bereits gewählt.
2. Wähle die Datei oder zieh sie auf die Seite. Unter der Auswahl erscheint eine Zeile mit Name, Größe und, bei einer Datei hinter einem Öffnungspasswort, dem Hinweis, dass die Seiten nach der Passworteingabe geprüft werden, dort, wo sonst die Seitenzahl stünde. Dieser Hinweis bestätigt, dass die Datei wirklich gegen das Lesen verschlüsselt ist.
3. Tippe das Passwort in das Feld Aktuelles Passwort. Die Schaltfläche PDF entsperren bleibt grau, solange das Feld leer ist.
4. Drücke PDF entsperren. Eine Fortschrittsanzeige nennt jede Stufe, während sie läuft: alle Originalseiten lesen, den Schutz entfernen, das neue PDF schreiben, die neue Datei erneut öffnen.
5. Sobald „Entsperren abgeschlossen“ erscheint, lies die Prüfzeile (unten erklärt) und drücke dann Entsperrtes PDF herunterladen. Ines erhält mietvertrag-hafenstrasse-14-unlocked.pdf; die Endung hält die Datei vom gesperrten Original getrennt.

Deine Datei und die Zeichen, die du tippst, verlassen dieses Gerät nie. Das Passwort taucht auch nicht in der Adresszeile, in den Diagnosedetails oder in den Nutzungsdaten der Seite auf.

Was die Prüfzeile tatsächlich belegt

Das Werkzeug schreibt keine Datei und hofft auf das Beste. Es öffnet die neue Kopie ohne Passwort und misst sie am Original. Schlägt auch nur eine Prüfung fehl, siehst du eine Meldung, dass das neue PDF die Seiten-, Text- und Sicherheitsprüfung nicht bestanden hat, und es gibt keinen Download. Beim Mietvertrag meldet ein bestandenes Ergebnis sinngemäß: 22 Seiten geprüft, 100 % des markierbaren Texts erhalten, öffnet ohne Passwort.

Dokumenteigenschaften wie Titel, Autor und die ursprünglichen Daten werden in die Kopie übernommen statt gelöscht.

Die fertige Datei wieder sperren

Mit der offenen Kopie fügt Ines das Übergabeprotokoll an und nennt das Ergebnis mietvertrag-hafenstrasse-14-komplett.pdf, jetzt 26 Seiten. Dann öffnet sie PDF mit Passwort schützen, wählt diese Datei und tippt ein neues Passwort zweimal ein, je einmal in jedes Feld. Ein paar Regeln bestimmen, was herauskommt:

• Das Passwort braucht mindestens sechs Zeichen, und beide Eingaben müssen übereinstimmen, bevor die Schaltfläche aktiv wird.
• Ein Passwort erledigt beide Aufgaben. Es öffnet die Datei und dient zugleich als Besitzerpasswort, und jede Berechtigung (Drucken, Kopieren, Bearbeiten, Formulare ausfüllen) bleibt erlaubt. Wer den Vertrag öffnen kann, kann alles damit tun.
• Verschlüsselt wird mit AES-128 in einer PDF-1.7-Datei. Danach bestätigt das Werkzeug, dass sich das Ergebnis ohne Passwort nicht öffnet und mit Passwort schon.
• Eine Datei im Archivformat PDF/A wird abgelehnt, weil Verschlüsselung dieses Format brechen würde.
• Eine noch verschlüsselte Datei wird ebenfalls abgelehnt, mit dem Hinweis, stattdessen Entsperren zu wählen. So änderst du auch ein Passwort: mit dem alten entsperren, die Kopie mit dem neuen schützen.

Der Download trägt die Endung -protected. Ines mailt ihn an den Mieter und schickt das Passwort per SMS, damit ein einzelnes abgefangenes Postfach nicht reicht, um den Vertrag zu lesen.

Stolpersteine unterwegs und wie du daran vorbeikommst

• Die Meldung, dass dieses PDF keinen Passwortschutz zum Entfernen hat. Die Datei ist gar nicht verschlüsselt. Macht sie in deinem Betrachter trotzdem Ärger, liegt die Ursache woanders, oft in einem abgebrochenen Download; PDF reparieren kann ein beschädigtes Verzeichnis neu aufbauen.
• Sofort erscheint eine Seitenzahl. Die Seiten sind schon lesbar, du hast es also mit einer Berechtigungssperre zu tun, nicht mit einem Öffnungspasswort. Lass das Feld leer; die Erklärung zu Öffnungspasswörtern und Berechtigungssperren sagt, warum.
• Die Meldung, dass das Passwort dieses PDF nicht geöffnet hat. Ein am Telefon gehörtes Passwort ist schnell falsch verstanden: Null oder der Buchstabe O, ein Großbuchstabe, wo du klein angenommen hast. Lass es dir buchstabieren und geh die Tipp-Prüfungen in der Anleitung zum Öffnen eines gesperrten PDFs durch.
• Die falsche Datei anhängen. Liegen Versionen mit -unlocked und -protected nebeneinander im Download-Ordner, prüf die Endung, bevor du auf Senden drückst. Die offene Version sollte auf deinem Rechner bleiben.
• Das neue Passwort verlieren. Speichere es in einem Passwortmanager, sobald du es festlegst. Geht es trotzdem verloren, behandelt die Seite zum verlorenen PDF-Passwort, was noch möglich ist.

Wann ein Desktop-Editor oder die IT der bessere Weg ist

Das Browserwerkzeug passt zu einer Datei nach der anderen mit einem Passwort, das du kennst. Manche Aufgaben verlangen etwas anderes:

• Ein Ordner mit vierzig Verträgen soll entsperrt werden. PDFGym nimmt ein PDF pro Durchgang, ein Desktop-PDF-Editor, der einen ganzen Ordner verarbeitet, spart dir also einen Nachmittag.
• Leser sollen die Datei öffnen, aber nicht drucken oder kopieren dürfen. Der Schutzschritt von PDFGym lässt jede Berechtigung an, nimm also einen Desktop-Editor wie Adobe Acrobat Pro, in dem du Berechtigungen einzeln setzen kannst.
• Erst die Lesezeichen oder ausfüllbaren Felder machen das Dokument brauchbar. Entfernst du die Sicherheit in einem vollwertigen Desktop-Editor, bleibt die Dokumentstruktur erhalten, statt aus den Seiten neu aufgebaut zu werden.
• Die Datei öffnet sich nur, wenn ein Arbeitskonto angemeldet ist, oder nur auf einem Gerät mit Zertifikat. Das ist Rechteverwaltung, kein einfaches Passwort, und darüber entscheidet die IT.
• Dein Arbeitgeber verlangt, dass Dokumente auf Laptops verschlüsselt bleiben. Dann tipp das Passwort eben weiter ein.