Ein PDF in mehrere kleinere Dateien aufteilen

Ein Konvolut mit 118 Seiten und ein Portal, das sechs Uploads will

Angenommen, du arbeitest in einer kleinen Kanzlei. Die Gegenseite hat anlagen-a-f.pdf geschickt, 118 Seiten, und das elektronische Einreichungsportal des Gerichts will jede Anlage bis morgen Mittag als eigenen Upload. Anlage A reicht von Seite 1 bis 14, B von 15 bis 40 und so weiter bis F.

Das ist eine Aufgabe zum Schneiden an gewählten Seiten: sechs Teile, jede Seite in genau einem davon, in der Reihenfolge, die sie schon hat. Eine Buchhalterin mit rechnungen-maerz.pdf, das 30 einseitige Rechnungen enthält, die ihre Buchhaltungssoftware einzeln haben will, hat eine andere Aufgabe: eine Datei pro Seite. Die beiden Aufgaben nutzen verschiedene PDFGym-Werkzeuge, also wähle deines, bevor du anfängst.

Das Werkzeug nach dem gewünschten Ergebnis wählen

An gewählten Seiten schneiden, Schritt für Schritt

1. Öffne PDF teilen und klicke auf „PDF wählen“ oder zieh die Datei auf die Seite. Sie wird in diesem Tab gelesen und nie hochgeladen.
2. Scrolle durch das Miniaturraster. Seite 1 ist schon als Beginn von Teil 1 markiert.
3. Setz auf der ersten Seite jedes folgenden Teils die Markierung für den Beginn einer neuen Datei. Beim Anlagenkonvolut sind das die Seiten 15, 41 und so weiter: die Seite, auf der jede Anlage beginnt, nicht die, auf der die vorige endet.
4. Lies die Liste der zu erstellenden Dateien. Sie zeigt jeden Teil mit seinem Seitenbereich, und die Statuszeile sagt, wie viele Dateien du bekommst. Rückgängig, Wiederholen und das Zurücksetzen der Grenzen beheben eine falsche Markierung.
5. Starte das Teilen. Jeder Teil wird geschrieben, erneut geöffnet und mit seinen Quellseiten verglichen.
6. Lade das ZIP herunter. Die Teile sind der Reihe nach nummeriert und tragen ihren Seitenbereich im Namen, sodass du auf einen Blick siehst, welche Datei die Seiten 41 bis 63 enthält.

Jeder Seite eine eigene Datei geben

Für die 30 Rechnungen öffnest du Seiten extrahieren, klickst auf „Alle wählen“, stellst die Ausgabe auf „Einzelne PDFs (.zip)“ um und startest. Jede Seite wird zu einem geprüften einseitigen PDF in einem einzigen ZIP, und der Download startet von selbst, sobald die Prüfung bestanden ist.

Die Seitenzahlen in den Dateinamen werden mit führenden Nullen aufgefüllt: mindestens zwei Stellen, drei, sobald die Zahl 100 erreicht. So steht -page-09 in jedem Ordner vor -page-10, statt dass Seite 10 direkt nach Seite 1 einsortiert wird. Musst du vorher ein paar Seiten weglassen, lass sie einfach unausgewählt.

Fehler, die einen zweiten Versuch erzwingen

Nach gedruckten Seitenzahlen gehen. Ein Deckblatt, ein Inhaltsverzeichnis oder römisch nummerierte Vorseiten verschieben die Positionen in der Datei gegenüber den Zahlen in der Fußzeile. Jede Kachel zeigt ihre Position in der Datei, nimm also die.

Die letzte Seite eines Teils markieren. Die Grenze gehört auf die Seite, die den nächsten Teil eröffnet. Markierst du Seite 14 statt Seite 15, rutscht die letzte Seite von Anlage A in Anlage B. Prüf die Bereiche in der Liste der zu erstellenden Dateien, bevor du startest.

Beim Teilen umsortieren wollen. PDF teilen behält jede Seite in ihrer ursprünglichen Reihenfolge und legt jede in genau einen Teil. Um Seiten zu verschieben oder wegzulassen, nutze zuerst Seiten sortieren und teile dann das Ergebnis.

Nur teilen, um ein E-Mail-Limit zu umgehen. Vier Anhänge, die der Empfänger wieder zusammensetzen muss, sind ein schlechter Tausch. Lass vor allem anderen PDF komprimieren laufen und schneide die Datei nur, wenn das Größenziel dann immer noch nicht erreichbar ist.

Eine passwortgeschützte Datei. Solche Dateien werden gleich zu Beginn abgelehnt. Kennst du das Passwort, entferne es mit PDF entsperren und teile dann.

Was jeder Teil behält und verliert

Die Seiten werden in die neuen Dateien kopiert statt neu gezeichnet, Text bleibt also markierbar, Scans behalten ihre Auflösung und jede Seite ihre Größe. Die Prüfung bestätigt das: Jede Seite muss ihrem Quelltext und ihrer Breite und Höhe entsprechen, sonst wird das Teilen verweigert, und dein Original bleibt, wie es war.

Dinge auf Dokumentebene sind eine andere Geschichte. Titel, Autor und ähnliche Eigenschaften werden aus jedem Teil entfernt. Hat die Quelle Lesezeichen, Formular- oder Signaturfelder, Seitenbeschriftungen oder Anhänge, sagt dir das Werkzeug beim Laden, dass die neuen Dateien sie womöglich nicht behalten. Eine digitale Signatur geht nie in einen Teil über, weil sie das vollständige Original abgedeckt hat.

Wann etwas anderes als ein Browser-Werkzeug besser passt

Ein schneller Bereich auf einem Rechner, dem du vertraust. Die meisten Systeme können als PDF drucken. Öffne die Datei, wähle im Druckdialog einen Seitenbereich und speichere als PDF. Für einen Bereich gut, für sechs mühsam.

Jeden Tag dieselbe Teilung. Legt dir ein Scanner oder Abrechnungssystem jeden Morgen einen Stapel mit 200 Seiten hin, spart ein Skript mit einem Kommandozeilenwerkzeug wie qpdf oder ein Erfassungssystem, das an Barcodes oder Trennblättern teilt, mehr Zeit als das Klicken von Grenzen.

Signierte oder beglaubigte Dokumente. Muss jeder Teil eine gültige Signatur behalten, bitte den Absender um einzeln signierte Dateien, statt das Konvolut selbst zu zerschneiden.

Brauchst du die Teile später wieder als ein Dokument? PDF zusammenfügen fügt sie in der Reihenfolge zusammen, die du festlegst.