Neue Seiten genau dort in ein PDF einfügen, wo sie hingehören

Ein Angebot, fertig bis auf drei Seiten

Maya, freiberufliche Markendesignerin, hat ihr Angebot am Donnerstagabend fertig: zwölf Seiten, exportiert, Korrektur gelesen, benannt als angebot-nov.pdf. Der Kunde antwortet innerhalb einer Stunde. Er will die unterschriebene einseitige Geheimhaltungsvereinbarung direkt hinter dem Deckblatt, das neue zweiseitige Preisblatt vor den Geschäftsbedingungen und eine Seite mit einer Kundenstimme ganz am Ende. Eine Datei, heute Abend, in dieser Reihenfolge.

Ihre Lage ist die klassische Form dieser Aufgabe. Das Hauptdokument ist fertig, die zusätzlichen Seiten kommen von verschiedenen Stellen, und jede hat einen festen Platz. Da ein PDF in seiner Mitte keine Lücke öffnen kann, geht der Weg von der Seite: Erst ein längeres Dokument bauen, dann die Neuankömmlinge an ihren Platz schieben. Der Rest dieser Anleitung folgt genau diesem Weg.

Den Weg danach wählen, wie die neuen Seiten aussehen

Nicht jede zusätzliche Seite beginnt ihr Leben als PDF. Die Tabelle ordnet die Ausgangsform dem ersten Schritt zu, damit du beim richtigen Werkzeug anfängst statt beim gewohnten.

Mayas Preisblatt ist schon ein PDF und wird direkt verbunden. Ihre Geheimhaltungsvereinbarung ist ein Handyfoto einer unterschriebenen Seite und die Kundenstimme ein Screenshot, diese beiden werden also zuerst zu PDF-Seiten. Verschiedene Türen, derselbe Flur.

Dateien verbinden, dann die Seiten an ihren Platz setzen

Der Kern der Arbeit sind zwei Werkzeuge direkt nacheinander. Das erste stapelt alles in eine Datei, das zweite ordnet den Stapel.

1. Verbinde die Dateien in PDF zusammenfügen. Wähle das Hauptdokument und die Datei mit den neuen Seiten, leg ihre Reihenfolge mit den Pfeilschaltflächen fest und klicke auf PDF zusammenfügen. Jede Seite der ersten Datei landet vor jeder Seite der zweiten.
2. Lies die Prüfzeile. Die zusammengefügte Datei wird erneut geöffnet, und Seitenzahl, Seitenreihenfolge, Seitengrößen und markierbarer Text werden mit den Quellen verglichen. Ein Ergebnis, das diesen Vergleich nicht besteht, wird nicht zum Download angeboten.
3. Ordne den Stapel in Seiten sortieren. Öffne dort die zusammengefügte Datei. Jede Seite erscheint als Miniatur, zieh also die neuen Seiten an ihre Plätze oder nutz die Pfeilschaltflächen an jeder Miniatur. Lösch gleich jedes verirrte Blatt mit.
4. Lade das geprüfte Ergebnis herunter. Jede Ausgabedatei wird erneut geöffnet, und Seitengröße und markierbarer Text werden mit der passenden Quellseite verglichen, bevor der Download erscheint.

Gehören die neuen Seiten ganz an den Anfang oder ganz ans Ende, erledigt das erste Werkzeug die Arbeit allein: Leg die Reihenfolge so fest, dass sie dort landen, und lass das Sortieren weg.

Das neue Blatt an das Papier drumherum anpassen

Eine Seite, die aus einem Foto entsteht, hat kein Papierformat, bis du ihr eines gibst. Bilder zu PDF nimmt JPG- und PNG-Dateien und bietet A4, US-Letter oder eine Seite in der Form jedes Bildes, ohne Rand, mit schmalem oder mit Standardrand. Wähle das Format, das das Hauptdokument nutzt. Mayas Angebot ist A4, ihr Screenshot mit der Kundenstimme wird also eine A4-Seite mit schmalem Rand und fügt sich ein, ohne aufzufallen.

Die Qualität übersteht den Weg. Jedes Bild wird genau so eingebettet, wie es ankam, ohne Neuberechnung und ohne neue Komprimierung, ein scharfes Foto bleibt also scharf und ein unscharfes ehrlich unscharf. Das fertige PDF ist ungefähr so groß wie die Bilder, die hineingegangen sind. Noch eine Prüfung vor dem Verbinden: Liegt die neue Seite quer, richte sie zuerst in PDF drehen aus, denn das Sortier-Werkzeug verschiebt Seiten, dreht sie aber nie.

Was eventuell nicht mit den Seiten mitreist

Seiten wandern als Kopien, und ein paar Dinge leben über der Seite statt auf ihr: Lesezeichen, Seitenbeschriftungen, benannte Links, Anhänge und interaktive Formularfelder. Sie überstehen den Umzug in die neue Datei eventuell nicht. Enthält eine Datei, die du zum Zusammenfügen hinzufügst, interaktive Formular- oder Unterschriftsfelder, zeigt das Werkzeug neben dieser Datei einen Hinweis, bevor irgendetwas läuft, damit du mit offenen Augen entscheiden kannst.

Die praktische Antwort ist langweilig und wirksam: Bewahre jede Quelldatei auf, bis das fertige Dokument geprüft und verschickt ist. Speicherplatz ist billig, ein verlorenes Original neu zu bauen kostet einen Abend. Den umgekehrten Weg, eine Datei wieder zu zerlegen, beschreibt die Anleitung zum Teilen.

Fehler, durch die eine Seite am falschen Platz landet

In der falschen Reihenfolge verbinden. Die Dateiliste ist die Seitenreihenfolge, wirf also vor dem Klick einen Blick darauf. Die Reihenfolge vorher zu korrigieren ist besser, als später zwanzig Seiten zu ziehen.

Seiten aus dem Gedächtnis nach Nummer platzieren. Arbeite mit den Miniaturen statt mit deiner Erinnerung, welche Seite welche war. Ein Preisblatt mitten in den Geschäftsbedingungen wirkt nachlässig, und der Leser merkt es immer.

Papierformate mischen. Ein Letter-Blatt in einem A4-Dokument sieht am Bildschirm gut aus und auf Papier falsch. Prüf das Format, wenn die neue Seite aus einem Foto stammt, bei dem dir niemand ein Format vorgegeben hat.

Die leere Seite auf die falsche Seite setzen. Muss ein Abschnitt beim doppelseitigen Druck auf einer rechten Seite beginnen, zähl zuerst die Seiten davor. Eine leere Seite einen Platz zu früh schiebt den Abschnitt genauso sicher auf die falsche Seite wie gar keine.

Die Originale zu früh löschen. Behalte die Quelldateien, bis die neue Datei geprüft und abgeliefert ist. Ein zweiter Versuch aus aufbewahrten Quellen dauert Minuten; ein zweiter Versuch aus einer verschickten Datei kostet den Abend.

Wann du die Quelle neu baust, statt das PDF zu flicken

Manchmal ist die ehrliche Lösung kein Browser-Werkzeug. Hast du noch die Word-, Docs- oder Layoutdatei, aus der das PDF stammt, bearbeite diese und exportiere neu: Seitenzahlen, Inhaltsverzeichnis und Querverweise aktualisieren sich selbst, was kein Verschieben von Seiten für dich erledigen kann.

Ein unterschriebenes Original oder ein Beweisstück für ein Gericht ist ein weiterer Fall für Zurückhaltung. Eingefügte Seiten ändern die Seitennummerierung, und die Seitennummerierung ist manchmal Teil dessen, was das Dokument ausmacht. Bitte den Aussteller um eine frische vollständige Kopie, statt selbst zu flicken. Und hat der Absender einfach eine Seite vergessen, ist die Bitte um die ganze Datei besser als jeder Umweg: Die vollständige Datei, die er exportiert, wird sauberer sein als alles, was aus Einzelteilen zusammengesetzt ist.