PDF में नए पेज सही जगह पर जोड़ें

एक प्रपोज़ल जो बस तीन पेजों से अधूरा है

माया फ्रीलांस ब्रांड डिज़ाइनर हैं, और गुरुवार शाम तक उनका प्रपोज़ल तैयार है: बारह पेज, एक्सपोर्ट किए, प्रूफ पढ़े, नाम proposal-nov.pdf। क्लाइंट एक घंटे के अंदर जवाब देता है। उन्हें साइन किया हुआ एक पेज का NDA ठीक कवर के बाद चाहिए, नई दो पेज की प्राइस शीट शर्तों से पहले, और सबसे आखिर में एक टेस्टिमोनियल पेज। एक फाइल, आज रात, इसी क्रम में।

माया की स्थिति इस काम का क्लासिक रूप है। मुख्य दस्तावेज़ तैयार है, अतिरिक्त पेज अलग-अलग जगहों से आते हैं, और हर एक की जगह तय है। क्योंकि PDF अपने बीच में खाली जगह नहीं खोल सकती, रास्ता बगल से जाता है: पहले एक लंबा दस्तावेज़ बनाएं, फिर नए पेजों को उनकी जगह पहुंचाएं। यह गाइड आगे ठीक इसी रास्ते पर चलती है।

नए पेज कैसे हैं, उस हिसाब से रास्ता चुनें

हर अतिरिक्त पेज PDF के रूप में शुरू नहीं होता। नीचे की टेबल शुरुआती रूप को पहले कदम से मिलाती है, ताकि आप जाने-पहचाने टूल के बजाय सही टूल से शुरू करें।

माया की प्राइस शीट पहले से PDF है, इसलिए वह सीधे जुड़ती है। उनका NDA साइन किए पेज की फोन फोटो है और टेस्टिमोनियल एक स्क्रीनशॉट, इसलिए ये दोनों पहले PDF पेज बनते हैं। दरवाज़े अलग, गलियारा एक।

फाइलें जोड़ें, फिर पेजों को उनकी जगह रखें

काम का बीच वाला हिस्सा दो टूल हैं, एक के बाद एक। पहला सब कुछ एक फाइल में जमा करता है, दूसरा उस ढेरी को सजाता है।

1. PDF मर्ज करें में फाइलें जोड़ें। मुख्य दस्तावेज़ और नए पेजों वाली फाइल चुनें, तीर वाले बटनों से उनका क्रम तय करें, और मर्ज बटन दबाएं। पहली फाइल का हर पेज दूसरी फाइल के हर पेज से पहले आता है।
2. जांच वाली लाइन पढ़ें। मर्ज की गई फाइल दोबारा खोली जाती है और उसकी पेज गिनती, पेजों का क्रम, पेज साइज़ और सिलेक्ट होने वाला टेक्स्ट मूल फाइलों से मिलाए जाते हैं। इस तुलना में फेल होने वाला नतीजा डाउनलोड के लिए नहीं दिया जाता।
3. PDF व्यवस्थित करें में ढेरी सजाएं। मर्ज की गई फाइल वहां खोलें। हर पेज थंबनेल के रूप में दिखता है, तो नए पेजों को खींचकर उनकी जगह पर लाएं, या हर थंबनेल के तीर वाले बटन इस्तेमाल करें। वहीं रहते हुए कोई भटका पन्ना हटा दें।
4. जांचा हुआ नतीजा डाउनलोड करें। डाउनलोड आने से पहले हर आउटपुट फाइल दोबारा खोली जाती है और उसका पेज साइज़ और सिलेक्ट होने वाला टेक्स्ट मेल खाते मूल पेज से मिलाया जाता है।

अगर नए पेज बिल्कुल शुरुआत या बिल्कुल आखिर में जाने हैं, तो पहला टूल अकेले ही काम पूरा कर देता है: क्रम ऐसा रखें कि वे वहीं पहुंचें, और सजाने वाला कदम छोड़ दें।

नए पन्ने को आसपास के कागज़ से मिलाएं

फोटो से जुड़ने वाले पेज का कोई कागज़ी साइज़ नहीं होता, जब तक आप उसे न दें। इमेज से PDF JPG और PNG फाइलें लेता है और A4, US Letter, या हर इमेज के आकार वाला पेज देता है, बिना मार्जिन, संकरे मार्जिन या स्टैंडर्ड मार्जिन के साथ। वही साइज़ चुनें जो मुख्य दस्तावेज़ इस्तेमाल करता है। माया का प्रपोज़ल A4 है, इसलिए उनका टेस्टिमोनियल स्क्रीनशॉट संकरे मार्जिन वाला A4 पेज बनता है और बाकी पेजों के बीच बिना खटके बैठ जाता है।

इस सफर में क्वालिटी बची रहती है। हर इमेज ठीक वैसे ही रखी जाती है जैसी आई, बिना रीसैंपल और बिना दोबारा कंप्रेस किए, इसलिए साफ फोटो साफ रहती है और धुंधली फोटो ईमानदारी से धुंधली। तैयार PDF लगभग उतनी ही बड़ी होती है जितनी उसमें गई इमेज। जोड़ने से पहले एक और जांच: अगर नया पेज करवट लेटा है, तो उसे पहले PDF घुमाएं में सीधा करें, क्योंकि सजाने वाला टूल पेज खिसकाता है, घुमाता कभी नहीं।

हिस्से जो शायद पेजों के साथ न जाएं

पेज कॉपी के रूप में खिसकते हैं, और कुछ चीज़ें पेज पर नहीं, पेज के ऊपर के स्तर पर रहती हैं: बुकमार्क, पेज लेबल, नाम वाले लिंक, अटैचमेंट और भरे जा सकने वाले फॉर्म फील्ड। ये शायद नई फाइल में न पहुंचें। जब मर्ज में जोड़ी गई किसी फाइल में भरे जा सकने वाले फॉर्म या सिग्नेचर फील्ड होते हैं, तो कुछ भी चलने से पहले टूल उस फाइल के बगल में एक सूचना दिखाता है, ताकि आप सोच-समझकर फैसला ले सकें।

व्यावहारिक जवाब उबाऊ पर कारगर है: तैयार दस्तावेज़ जांचकर भेज दिए जाने तक हर मूल फाइल संभालकर रखें। स्टोरेज सस्ता है, और खोई मूल फाइल दोबारा बनाने में पूरी शाम जाती है। उल्टा सफर, यानी फाइल को फिर से टुकड़ों में बांटना, फाइल बांटने वाली गाइड में है।

गलतियां जिनसे पेज गलत जगह रह जाता है

गलत क्रम में जोड़ना। फाइलों की सूची ही पेजों का क्रम है, इसलिए बटन दबाने से पहले उस पर नज़र डाल लें। शुरू में क्रम ठीक करना बाद में बीस पेज खींचने से बेहतर है।

याद के भरोसे नंबर से पेज रखना। कौन सा पेज कौन सा था, इसकी याद के बजाय थंबनेल देखकर काम करें। शर्तों के बीच गिरी प्राइस शीट लापरवाही लगती है, और पढ़ने वाला हमेशा ध्यान देता है।

कागज़ के साइज़ मिलाना। A4 दस्तावेज़ के अंदर Letter पन्ना स्क्रीन पर ठीक और कागज़ पर गलत दिखता है। जब नया पेज फोटो से आए, जहां आपके लिए कोई साइज़ तय नहीं हुआ, तब साइज़ ज़रूर जांचें।

खाली पन्ना गलत तरफ रखना। जब दोनों तरफ प्रिंट के लिए किसी सेक्शन को दाएं हाथ वाले पन्ने से शुरू होना है, तो पहले उससे पहले के पेज गिन लें। एक जगह पहले रखा खाली पन्ना सेक्शन को उतना ही पक्के तौर पर गलत तरफ धकेलता है जितना खाली पन्ना न रखना।

मूल फाइलें जल्दी डिलीट कर देना। नई फाइल जांचकर पहुंचा दिए जाने तक मूल फाइलें रखें। संभाली हुई फाइलों से दूसरी कोशिश में कुछ मिनट लगते हैं; भेजी जा चुकी फाइल से दूसरी कोशिश में पूरी शाम।

कब PDF पर पैबंद लगाने के बजाय स्रोत फिर से बनाएं

कभी-कभी ईमानदार इलाज कोई ब्राउज़र टूल नहीं होता। अगर आपके पास अब भी वह Word, Docs या लेआउट फाइल है जिससे PDF बनी, तो उसे एडिट करें और नया एक्सपोर्ट करें: पेज नंबर, विषय-सूची और क्रॉस-रेफरेंस अपने आप अपडेट होते हैं, जो कोई भी पेज खिसकाना आपके लिए नहीं कर सकता।

साइन किया मूल दस्तावेज़ या कानूनी प्रदर्श संयम का एक और मामला है। पेज डालने से पेजों की नंबरिंग बदलती है, और कभी-कभी नंबरिंग ही उस दस्तावेज़ को वह दस्तावेज़ बनाती है। खुद पैबंद लगाने के बजाय जारी करने वाले से नई पूरी कॉपी मांगें। और जब भेजने वाला बस एक पेज भूल गया हो, तो उनसे पूरी फाइल दोबारा भेजने को कहना हर जुगाड़ से बेहतर है: उनकी एक्सपोर्ट की हुई पूरी फाइल टुकड़ों से जोड़ी गई किसी भी चीज़ से साफ होगी।