कंप्यूटर पर PDF फॉर्म भरें और जवाब पक्के करें

पहले समझें कि सामने क्या है

गुरुवार शाम: एक प्रॉपर्टी एजेंट ने rental-application.pdf ईमेल किया है, चार पेज, जो शुक्रवार दोपहर 12 बजे तक आपकी आय, दो रेफरेंस और हस्ताक्षर के साथ वापस जाना है। कुछ भी टाइप करने से पहले दस सेकंड की एक जांच कर लें, जो पूरी शाम का रास्ता तय करती है।

"पूरा नाम" के आगे वाली खाली लाइन पर क्लिक करें। टिमटिमाता कर्सर या रंगीन बॉक्स का मतलब है कि दस्तावेज़ में इंटरैक्टिव फील्ड हैं। कुछ न हो, तो लाइनें सिर्फ छपी हुई ग्राफिक हैं। एक चेकबॉक्स भी आज़माएं, क्योंकि कुछ फॉर्म दोनों तरह के होते हैं: पहले पेज पर असली फील्ड, और बाद में जोड़ा गया सपाट परिशिष्ट।

PDFGym आपके लिए यही सवाल हल करता है। PDF फॉर्म भरें हर पेज पर भरने लायक फील्ड गिनता है, और सपाट फाइल पर अंदाज़ा लगाने के बजाय सीधा संदेश देता है कि भरने को कुछ नहीं है।

चार तरह के फॉर्म, और हर एक की ज़रूरत

PDFGym में जवाब टाइप करना

1. PDF फॉर्म भरें खोलें और फाइल चुनें, या उसे पेज पर खींचकर छोड़ें। वह इसी ब्राउज़र टैब में पढ़ी जाती है और कभी अपलोड नहीं होती।
2. पेज के ऊपर का सार पढ़ें: कितने फील्ड भरे जा सकते हैं, और कौन-से (डिजिटल हस्ताक्षर फील्ड, एक्शन बटन) अनछुए रहेंगे।
3. दिखाए गए पेज पर हर घिरे हुए बॉक्स पर क्लिक करें और टाइप करें। चेकबॉक्स, रेडियो ग्रुप और ड्रॉपडाउन लिस्ट अपनी जगह पर ही काम करते हैं। दूसरे और आगे के पेज तक जाने के लिए तीर या पेज मेन्यू इस्तेमाल करें।
4. अगर कोई बॉक्स मुश्किल से पकड़ में आता है, तो फील्ड लिस्ट इस्तेमाल करें खोलें और वही फील्ड लेबल वाली सूची में भरें।
5. गड़बड़ हो गई? जवाब साफ करें हर फील्ड खाली कर देता है, और असल जवाब वापस लाएं वह सब लौटा देता है जो फाइल खोलते समय उसमें था।
6. भरा PDF सेव करें दबाएं। टूल अपना आउटपुट दोबारा खोलता है और पक्का करता है कि हर बदला जवाब दिखता है, हर पेज बचा है और असली टेक्स्ट अब भी चुना जा सकता है। अगर किसी फील्ड का मान खो गया, तो वह टूटी फाइल थमाने के बजाय रुक जाता है।
7. नतीजा डाउनलोड करें। उसके फील्ड एडिट करने लायक रहते हैं, इसलिए कल दिखी टाइपिंग की गलती भी जल्दी ठीक हो जाती है।

एक खासियत: जब कोई बॉक्स अचानक अक्षर लेना बंद कर दे, तो समझें कि फॉर्म बनाने वाले ने उसकी अधिकतम लंबाई तय की है। फिलर उस सीमा का पालन करता है, इसलिए उससे लड़ने के बजाय जवाब छोटा करें।

फील्ड नहीं हैं? सपाट पेज भरने के दो तरीके

एक बार के काम के लिए PDF एडिट करें में टेक्स्ट जोड़ें इस्तेमाल करें: जहां जवाब शुरू होता है वहां क्लिक करें, टाइप करें, फिर Helvetica, Times या Courier और छपे लेबल के करीब का पॉइंट साइज़ चुनें। 10 pt में छपे फॉर्म पर 10 pt का जवाब असली जैसा लगता है; 14 pt ऊपर से चिपकाया हुआ लगता है। सेव किए जवाब असली, चुना जा सकने वाला टेक्स्ट रहते हैं।

जो लेआउट आप बार-बार भरते हैं, जैसे हर महीने का यात्रा भत्ता क्लेम, उसके लिए एक बार पंद्रह मिनट भरने योग्य PDF बनाएं में लगाएं। टेक्स्ट, लंबा टेक्स्ट, चेकबॉक्स, तारीख और ड्रॉपडाउन फील्ड पेज पर खींचें, उन्हें नाम दें, और फाइल को टेम्पलेट की तरह रखें। हर महीने हाथ से टेक्स्ट बॉक्स जमाने के बजाय आप एक नई कॉपी भरते हैं।

फाइल कंप्यूटर से निकलने से पहले जवाब पक्के करें

इंटरैक्टिव फील्ड पेज के ऊपर एक परत में रहते हैं। कुछ ईमेल प्रीव्यू और पुराने व्यूअर सिर्फ नीचे का पेज दिखाते हैं, इसलिए जो फॉर्म आपकी स्क्रीन पर पूरा भरा दिखा, वह उनकी स्क्रीन पर खाली दिख सकता है। फॉर्म फ्लैट करें यह जोखिम हटाता है: वह हर फील्ड की दिखावट पेज के कंटेंट में लिख देता है और फील्ड हटा देता है, और टेक्स्ट तस्वीर बनने के बजाय चुना जा सकने वाला रहता है।

• दो फाइलें रखें: rental-application-editable.pdf आपके पास रहती है, rental-application-final.pdf एजेंट को जाती है।
• फॉर्म फ्लैट करें में फॉर्म फील्ड और उनके मान पर टिक लगा रहने दें। अगर आपने किसी पेज पर निशान लगाए हैं, तो एनोटेशन, हाइलाइट और मोहर पर भी टिक लगाएं।
• PDF साइन करें से जोड़ा गया दिखने वाला हस्ताक्षर पेज के कंटेंट के रूप में बनता है, इसलिए फ्लैट करने से उस पर कोई असर नहीं पड़ता, चाहे पहले कुछ भी करें।
• सर्टिफिकेट वाला डिजिटल हस्ताक्षर बिल्कुल आखिरी बदलाव होना चाहिए। उसके बाद भरना, फ्लैट करना या एडिट करना उसे अमान्य कर देता है, और फॉर्म फ्लैट करें साइन की हुई फाइल छूने से पहले आपसे पुष्टि मांगता है।
• फाइनल फाइल किसी दूसरे व्यूअर में खोलें और हर जवाब एक बार पढ़ें।

फॉर्म भरने में आमतौर पर कहां गड़बड़ होती है

• जवाब व्यूअर में रहे, फाइल में कभी पहुंचे ही नहीं। ब्राउज़र का बिल्ट-इन व्यूअर टाइप तो करने देता है, पर कॉपी सेव करने तक कुछ नहीं रखता। सेव करें, बंद करें, दोबारा खोलें, फिर भरोसा करें।
• टिक जो दूसरी तरफ गायब हो जाता है। चेकबॉक्स "चालू" मान रख सकता है, पर ऐसा बना हुआ टिक नहीं जो हर प्रोग्राम समझे। PDFGym का फिलर हर जवाब की दिखावट लिखता है और उसे जांचता है, और फ्लैट करने पर टिक पेज का हिस्सा बन जाता है।
• इकलौती कॉपी फ्लैट कर देना। इसे पलटा नहीं जा सकता। जब एजेंट पिन कोड ठीक करने को कहे, तो आपको एडिट करने लायक वर्ज़न चाहिए, खाली फॉर्म नहीं।
• लाइनों के ऊपर तैरता टेक्स्ट। सपाट फॉर्म पर गलत साइज़ या ऊंचाई के जवाब जाली लगते हैं। 100% पर ज़ूम करें, हर बॉक्स को उसकी लाइन पर खिसकाएं, एक ही फॉन्ट इस्तेमाल करें।
• फाइल सेव होने से मना करती है। पासवर्ड से सुरक्षित फॉर्म में कोई भी टूल जवाब तभी लिख सकता है जब उसे अनलॉक किया जाए। पासवर्ड पता हो, तो PDF अनलॉक करें उसे एक कॉपी से हटा देता है।
• फ्लैट करने से पहले मर्ज करना। दस्तावेज़ जुड़ने के बाद फील्ड अलग बर्ताव कर सकते हैं। भरें, फ्लैट करें, फिर सैलरी स्लिप के साथ मर्ज करें।

कब ब्राउज़र टूल सही चुनाव नहीं है

कुछ टैक्स, इमिग्रेशन और बीमा फॉर्म डायनामिक XFA दस्तावेज़ के रूप में बने होते हैं। Adobe सॉफ्टवेयर के बाहर वे अक्सर सिर्फ एक सूचना दिखाते हैं कि इंतज़ार करें या दूसरा व्यूअर इस्तेमाल करें। उन्हें डेस्कटॉप पर Adobe Acrobat Reader चाहिए, और कोई ब्राउज़र टूल उन्हें ठीक से नहीं भरेगा। यही बात उन फॉर्म पर लागू होती है जिनके टोटल टाइप करते-करते गिने जाते हैं: PDFGym फिलर आपके डाले मान सेव करता है और एक्शन बटन छोड़ देता है, इसलिए जोड़ के दोबारा गिने जाने पर भरोसा न करें।

अगर भेजने वाला वही फॉर्म किसी पोर्टल पर देता है, तो उसे इस्तेमाल करें: आपका डेटा सीधे उनके सिस्टम में जाता है। और जब कंपनी का HR सिस्टम आपके लॉगिन से जुड़ा हस्ताक्षर चाहता है, तो वहीं साइन करें; कहीं और साइन की गई फाइल में वह सबूत नहीं होगा जो उन्हें चाहिए।