Ako získať certifikát na podpisovanie a použiť ho na PDF

Posudok, ktorý musí prísť s overiteľným podpisujúcim

Lenka je statička na voľnej nohe. Jej posudok k prístavbe skladu, posudok_14B.pdf, musí do piatka prísť na portál stavebného úradu a pokyny portálu hovoria, že musí niesť podpis zodpovedného projektanta založený na certifikáte. Naskenovanú stranu s jej vlastnoručným podpisom portál odmietne. Má občiansky preukaz, o ktorom jej povedali, že vie podpisovať dokumenty, no nikdy ho na to nepoužila, a k posudku treba ešte priložiť dve prílohy.

Jej úloha sa delí na tri časti: vybrať certifikát, ktorému úrad bude dôverovať, dokončiť PDF a podpis pridať až nakoniec. Zlé poradie je najčastejší dôvod, prečo podpis na strane príjemcu neprejde.

Odkiaľ môže váš certifikát pochádzať

Kryptografia je rovnaká, nech použijete ktorýkoľvek zdroj. Mení sa to, kto ručí za meno v certifikáte, a teda to, čo čítačka príjemcu povie pri kontrole.

Ak príjemca uvádza štandard alebo zoznam akceptovaných poskytovateľov, výber je jasný. Ak nie, spýtajte sa skôr, než niečo kúpite; porovnanie elektronického a digitálneho podpisu vám pomôže pochopiť, čo od vás chcú.

Najprv dokončite PDF v PDFGym

Všetko, čo súbor mení, sa musí stať pred podpisom, lebo podpis zapečatí súbor v stave, v akom je. Nástroje PDFGym túto prípravu urobia v prehliadači, bez nahrávania posudku.

1. Posudok a jeho prílohy spojte v nástroji Spojiť PDF v poradí, ktoré úrad očakáva.
2. Spojený súbor otvorte v nástroji Usporiadať PDF, vyhoďte prázdne strany zo skenera a poradie skontrolujte stranu po strane.
3. Ak portál obmedzuje veľkosť nahrávaného súboru, pošlite súbor cez Zmenšiť PDF a ako cieľ zadajte limit.
4. Hotový súbor si raz prečítajte od začiatku do konca. Preklep nájdený po podpísaní znamená podpisovať znova.
5. Uložte ho pod jasným názvom, napríklad posudok_14B_finalny.pdf, a až potom prejdite do softvéru na podpisovanie.

Jedno upozornenie: ak vám úrad poslal formulár s prázdnym podpisovým poľom, podpíšte tento formulár tak, ako je. Spájanie a nástroje na strany kopírujú strany jednu po druhej a Spojiť PDF upozorní, keď má súbor polia formulára alebo podpisové polia, lebo ich prenos nemusia prežiť.

Podpísanie v softvéri na podpisovanie

Certifikáty prichádzajú v jednej z dvoch podôb: ako chránený súbor, zvyčajne s príponou .pfx alebo .p12, ktorý importujete do systému alebo do čítačky PDF, alebo ako čipová karta či token, ktoré potrebujú čítačku kariet a softvér vydavateľa. Občiansky preukaz s čipom patrí do druhej skupiny a kľúč uvoľní jeho PIN.

Hotový súbor otvorte v programe, ktorý podporuje podpisovanie certifikátom. Adobe Acrobat Reader to zvláda a existujúce PDF vie podpísať aj LibreOffice. Zvoľte príkaz na podpísanie certifikátom, nakreslite rámček podpisu alebo kliknite na existujúce pole, vyberte svoj certifikát, zadajte PIN alebo heslo a uložte pod novým názvom, napríklad posudok_14B_podpisany.pdf. Ak softvér ponúkne časovú pečiatku zo servera časových pečiatok, prijmite ju: zaznamená čas podpisu zo zdroja, ktorý nie sú hodiny vášho vlastného počítača.

Potom podpísanú kópiu otvorte a pozrite sa na panel podpisov. Mal by uvádzať vaše meno, čas podpisu a informáciu, že sa dokument od podpísania nezmenil.

Chyby, ktoré podpis porušia alebo oslabia

• Zmenšovanie alebo spájanie po podpísaní. Oboje zapíše nový súbor, takže pečať už nesedí. Zmenu urobte na nepodpísanej finálnej kópii a podpíšte znova.
• Upozornenie, že podpisujúceho nemožno overiť. Čítačka príjemcu nedôveruje vydavateľovi vášho certifikátu. Použite certifikát od uznávanej autority, alebo sa s príjemcom dohodnite, ako váš certifikát označí za dôveryhodný.
• Podpis certifikátom, ktorému vypršala platnosť. Dátumy platnosti si v podrobnostiach certifikátu skontrolujte ešte pred týždňom uzávierky, nie v posledný deň.
• Súbor s kľúčom v zdieľanom priečinku. Ktokoľvek ho má aj s heslom, môže podpisovať vaším menom. Požiadajte vydavateľa o jeho zrušenie a získajte nový.
• Namiesto toho použitý nakreslený podpis. Podpísať PDF vloží obrázok vášho podpisu, čo pri mnohých dokumentoch stačí, no nenesie žiadny certifikát. Pred pridaním značiek do súboru s podpisovými poľami navyše upozorní, lebo to môže zneplatniť existujúci podpis.

Kedy ho vytvárať nemusíte

Väčšina bežných papierov certifikát nežiada. Nakreslený alebo napísaný podpis sa akceptuje pri mnohých dohodách a túto cestu rieši návod na podpisovanie na akomkoľvek zariadení. Ak odosielateľ pracuje cez platformu na elektronické podpisy, podpíšte priamo v jeho odkaze; platforma si spravuje vlastné certifikáty a drží záznam o priebehu pokope.

V práci sa pred vytvorením vlastného certifikátu spýtajte IT, lebo mnohé organizácie ich už vydávajú. A keď má podanie právne následky, pravidlá, ktorý podpis sa počíta, závisia od krajiny a konania; spoľahlivým zdrojom sú pokyny úradu alebo právnik, nie všeobecný návod.