Poslanie PDF ako odkazu, nie ako prílohy

Posudok so 60 MB a stretnutie v pondelok

Marek kontroluje strechy pre malú stavebnú firmu. Po piatkovej obhliadke má posudok-strechy-kopcova.pdf: 38 strán, 120 fotiek, asi 60 MB. Majiteľka domu aj jej poisťovňa ho potrebujú pred pondelkovým ranným stretnutím a jeho e-mailová služba takú ťažkú prílohu vráti.

Odkaz problém s veľkosťou vyrieši, ale presunie kontrolu nad súborom. Keď raz leží na serveri s adresou, môže ho otvoriť ktokoľvek, kto adresu má, skryté vlastnosti posudku putujú s ním a fotky ho v mobile spomalia. S každou z týchto vecí si poradí na vlastnom počítači ešte predtým, než čokoľvek nahrá.

Prečo tu nie je tlačidlo na zdieľanie

Každý nástroj PDFGym beží v karte vášho prehliadača. Dokument sa prečíta z vášho disku, spracuje na vašom počítači a uloží späť naň. Žiadna kópia sa nedostane na server PDFGym. Je to zámer, nie prehliadnutie.

Odkaz na zdieľanie je opačné usporiadanie: server súbor uchováva a poskytuje ho každému, kto otvorí adresu. Odkaz preto musí pochádzať zo služby stavanej na ukladanie. Ku každému webu, ktorý ponúka premeniť PDF na odkaz bez toho, aby povedal, kde a ako dlho bude súbor uložený, pristupujte s nedôverou.

Najprv pripravte súbor v PDFGym

1. Zmenšite ho. Otvorte Zmenšiť PDF, zvoľte predvoľbu, napríklad 2 MB, alebo zadajte presný limit v KB či MB, napríklad 10 MB a pred uložením si pozrite porovnanie vedľa seba. Posudky plné fotiek, ako je ten Marekov, majú zvyčajne najviac priestoru na zmenšenie.
2. Spojte samostatné časti. Ak sú prílohy v osobitných súboroch, spojte ich nástrojom Spojiť PDF, aby čitateľ dostal za jedným odkazom jeden dokument.
3. Odstráňte skryté údaje. Na finálnu kópiu spustite kontrolu súkromia. Vypíše autora, softvér, dátumy, identifikátory a prílohy, ktoré nájde, každé zistenie je na začiatku vybraté a vyčistená kópia sa pred stiahnutím znova otvorí a skontroluje. Urobte to po zmenšení a spojení, aby kontrola prešla presne tú kópiu, ktorú pošlete.
4. Ak je obsah súkromný, zamknite ho. Zaheslovať PDF nastaví heslo na otvorenie s aspoň šiestimi znakmi, zadané dvakrát, a overí, že si ho uložený súbor naozaj pýta. Nech je to posledná úprava: nástroje na spájanie a metadáta chránený súbor odmietnu.
5. Do zvolenej služby nahrajte iba túto hotovú kópiu a potom nastavte prístup, ako je opísané nižšie.

Služby, ktoré súbor uchovajú a dajú vám adresu

Rozhodnite, kto sa dostane dnu

• Pri čomkoľvek s osobnými údajmi pozvite konkrétnych ľudí. Na otvorenie sa prihlásia a preposlaná adresa cudzím ľuďom nefunguje.
• Dajte prístup iba na zobrazenie. PDF len zriedka potrebuje práva na úpravy a prístup na úpravy na disku môže niekomu dovoliť váš súbor nahradiť alebo zmazať.
• Ak služba ponúka dátum vypršania, zvoľte taký, ktorý zodpovedá úlohe, napríklad týždeň po stretnutí.
• Heslo pošlite iným kanálom ako odkaz: SMS správou alebo krátkym telefonátom.
• Pred odoslaním otvorte odkaz v súkromnom okne prehliadača a uvidíte presne to, čo uvidí niekto zvonka.
• Do kalendára si dajte pripomienku, aby ste zdieľanie vypli, keď už súbor nebude potrebný.

Kde sa zdieľané odkazy pokazia a ako to napraviť

Nahratie originálu namiesto pripravenej kópie. Pri dvoch súboroch s takmer rovnakým názvom sa to stane ľahko. Pripravenej verzii dajte jasný názov, napríklad posudok-strechy-kopcova-zdielanie.pdf, a nahrajte iba ju.

Heslo v tej istej správe ako odkaz. Kto správu uvidí, má potom obe polovice. Pošlite ich osobitne.

Pokazenie odkazu opätovným nahratím. V závislosti od služby môže opravená verzia prísť ako nový súbor s novou adresou. Ak služba má vlastnú možnosť nahradenia alebo správy verzií, použite ju; inak pošlite nový odkaz znova všetkým.

Odkaz otvorený celé roky. Preposlané adresy fungujú, kým je zdieľanie zapnuté. Vypnutie zdieľania je jediný spoľahlivý spôsob, ako ich zastaviť.

Kedy vám lepšie poslúži príloha alebo iný kanál

• Pri ľahkom dokumente pre jediného čitateľa je príloha menej práce: súbor putuje vnútri e-mailu a žiadne nastavenie zdieľania nemôže vypršať ani sa nesprávne nastaviť. Ak chcete poslať dva dokumenty ako jeden súbor, pozrite si poslanie dvoch PDF ako jednej prílohy.
• Súbor tesne nad limitom pošty sa po zmenšení možno zmestí. Postup opisuje návod PDF je príliš veľké na e-mail.
• Zdravotné záznamy, mzdy alebo právne dôkazy zvyčajne patria do systému, ktorý schválila vaša organizácia, nie na osobný disk. Opýtajte sa IT oddelenia alebo zodpovednej osoby pre súlad s predpismi.
• Niektorí príjemcovia sú za sieťami, ktoré blokujú spotrebiteľské úložiská. Opýtajte sa, čo môžu prijať; niektorí prevádzkujú vlastný portál na nahrávanie.