Ako dostať dve PDF do jedného e-mailu

Jeden súbor pre realitnú kanceláriu do piatej

Lena sa uchádza o prenájom bytu. Realitná kancelária chce potvrdenie o príjme „v jednom PDF, prosím“ a ak ho do 17:00 nebude mať v schránke, termín obhliadky dostane niekto iný. Lena má dva súbory: vyplatna-paska-oktober.pdf, jednu stranu stiahnutú zo zamestnávateľovho portálu s veľkosťou 180 KB, a vypis-3q.pdf, deväť strán z banky so 14 MB, pretože banka na každú stranu vkladá obrázok loga. Kancelária upozornila, že ich schránka odmieta všetko nad 10 MB.

Lena má teda na jeden termín navrstvené tri malé problémy: z dvoch súborov treba urobiť jeden, poradie musí dávať zmysel cudziemu človeku a výsledok sa musí pretlačiť cez schránku, ktorá je prísnejšia ako jej vlastná. Sekcie nižšie ich riešia v tomto poradí a rovnaké kroky fungujú aj pre motivačný list so životopisom, zmluvu s dodatkom alebo faktúru s dokladom o úhrade.

Spojte dvojicu v správnom poradí

Spojiť PDF to zvládne naraz, priamo v karte prehliadača:

1. Otvorte stránku na spájanie a pustite na ňu obe PDF, alebo ich vyberte v okne výberu súborov. Zobrazia sa v zozname v poradí, v akom ste ich pridali, čo býva abecedne a často zle.
2. Dokument, ktorý čitateľ potrebuje prvý, dajte navrch. Pri každom súbore sú malé šípky hore a dole. Lena posunie výplatnú pásku nad výpis, pretože kancelária chce vidieť výšku mzdy skôr než pohyby na účte.
3. Stlačte tlačidlo na spojenie. Nástroj skopíruje všetky strany vo vašom poradí, potom nový súbor znova otvorí a porovná počet strán, ich poradie, veľkosti a označiteľný text s oboma originálmi. Ak porovnanie zlyhá, stiahnutie sa neponúkne.
4. Prečítajte si panel s výsledkom. Ukazuje celkový počet strán a veľkosť spojeného súboru vedľa veľkosti originálov, a práve toto číslo potrebujete v ďalšom kroku.
5. Stiahnite a premenujte. Súbor dostane názov podľa prvého dokumentu s pridaným „-merged“, takže Lena dostane vyplatna-paska-oktober-merged.pdf. Pred priložením ho premenuje na Lena-Novakova-potvrdenie-o-prijme.pdf, pretože taký názov bude dávať zmysel v priečinku kancelárie aj o pár mesiacov.

Prejde to cez schránku?

Príloha necestuje ako surové bajty. Pošta ju zakóduje do textu a toto kódovanie ju zväčší asi o tretinu. Veľa serverov uplatňuje limit na zakódovanú správu, takže súbor, ktorý v priečinku so stiahnutými súbormi vyzerá bezpečne, sa môže aj tak vrátiť. Gmail obmedzuje správu na 25 MB, firemné servery bývajú nastavené nižšie a prijímajúca strana môže byť prísnejšia než odosielajúca.

Čísla sú jednoduchá aritmetika, nie merania u konkrétneho poskytovateľa. Lenin spojený súbor má asi 14 MB, takže do schránky v Gmaile by prišiel, no do 10 MB schránky kancelárie nie. Praktické pravidlo: mierte na veľkosť na disku okolo dvoch tretín limitu, ktorého sa obávate.

Zmenšenie spojeného súboru, ktorý je stále priťažký

Zmenšujte raz, spojený súbor po spojení, nie každú časť vopred. Otvorte nástroj na zmenšenie, zvoľte cieľ a nechajte ho pracovať. Predvoľby pokrývajú 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB a 2 MB a akýkoľvek iný limit sa dá presne zadať. Pre 10 MB schránku Lena zadá 6 MB, čo nechá rezervu na nárast pri kódovaní. Nástroj vyskúša viac metód, ponechá najmenší výsledok, ktorý prejde jeho kontrolami, a postará sa, aby text, ktorý sa dal označiť, zostal označiteľný.

Ak dokument na zadané číslo nedosiahne, výsledok povie, o koľko zaostal, a ponúkne ešte jeden prechod, ktorý obrázky strán stlačí výraznejšie, za cenu mäkších fotiek. Zabalenie do ZIP nie je náhrada: PDF sú vnútri už skomprimované, takže ZIP ich veľkosť takmer nezmení, ako vysvetľuje návod na zabalenie PDF do ZIP.

Prešľapy, pre ktoré vám príjemca odpíše

• Výpis z banky sa nenačíta. Veľa bánk zamyká výpisy heslom a nástroj na spájanie zamknuté súbory odmieta. Zámok najprv odstráňte nástrojom na odomknutie s heslom, ktoré už máte, a potom spojte odomknutú kópiu.
• Podpísaná zmluva stratila overenie podpisu. Pri kopírovaní strán do nového súboru digitálny podpis neprejde vo funkčnej podobe a nástroj na polia podpisu upozorní ešte pred spustením. Digitálne podpísané PDF pošlite ako samostatnú prílohu.
• Vyplnený formulár zbelel alebo stuhol. Interaktívne polia po spojení nemusia zostať upraviteľné. Formulár najprv zafixujte, aby sa vpísané odpovede stali súčasťou strany.
• Strany prišli v nesprávnom poradí. Raz prelistujte spojený súbor a všímajte si miesto, kde začína druhý dokument. Chýbajúca posledná strana alebo zdvojená titulná sa tam ľahko odhalí.
• Názov súboru príjemcovi nič nepovedal. Názvy ako scan0042-merged.pdf sa stratia. Do názvu súboru dajte svoje meno a obsah a v texte e-mailu spomeňte oba dokumenty.

Kedy sú lepšou voľbou dve prílohy alebo odkaz

Jeden súbor nie je vždy ohľaduplná voľba. Ak príjemca nahráva dokumenty do systému so samostatným políčkom pre každý, napríklad do vízového portálu alebo formulára personálneho oddelenia pri nástupe, spojené súbory ho nútia vaše PDF znova rozdeliť. Pred spájaním sa spýtajte. Digitálne podpísané dokumenty by tiež, ako už zaznelo, mali ísť samostatne.

Druhým dôvodom je veľkosť. Keď spojený súbor zostane aj po zmenšení nad zhruba 20 MB alebo posielate celý priečinok dokumentov, odkaz na stiahnutie spôsobí menej problémov než akákoľvek príloha. Návod na zdieľanie PDF cez odkaz porovnáva miesta, kde môže byť uložený. A ak váš zamestnávateľ zakazuje pri klientskych súboroch webové nástroje, dodržte to pravidlo, aj keď tento beží lokálne, a použite softvér, ktorý vám poskytne IT oddelenie.