Nechajte si formátovanie, keď sa PDF stane Wordom

Programový leták, ktorý musí stále vyzerať ako on

Lena pomáha organizátorom víkendového remeselného jarmoku. Dizajnér je nedostižný, jarmok začína v piatok a trojstranový program program_jarmok.pdf potrebuje nové otváracie hodiny, dva náhradné názvy stánkov a opravenú cenu lístka. Háčik: vytlačený program si musí nechať dvojstĺpcové rozloženie, farebné nadpisy a logá sponzorov naspodku strany 3. Lena má PDF a nič iné.

Jej prvý pokus prevedie PDF do Wordu a vyrobí čisté odseky: všetky slová, nulový dizajn. Ten výstup nie je pokazený, je poctivý. Prevodník vytiahol text a zoskupil ho do poradia čítania, presne čo sľubuje. Lena potom skúsi Word v počítači, otvorí v ňom PDF priamo a dostane dokument blízky originálu: stĺpce zhruba dobre, nadpisy farebné, logá späť na mieste. Šesť zmenených riadkov opraví za dvadsať minút a tlačové PDF vyexportuje z Wordu.

Váš súbor rozhodne, ktorý z jej dvoch pokusov sedí. Leták, životopis alebo certifikát potrebuje cestu rozloženia. Zmluva, esej alebo zápisnica potrebuje cestu čistého textu, pretože naformátovať čisté odseky porazí rozmotávanie prestavaného rozloženia. Cieľ pomenujte pred prevodom: rovnaký vzhľad, alebo rovnaké slová.

Čo si každá cesta nechá

Dve poctivé cesty pokryjú takmer každý súbor. PDFGym vytiahne čistý text v poradí čítania a postaví čerstvý DOCX; Word v počítači PDF otvorí sám a rozloženie zrekonštruuje. Ani jedna nie je dokonalá a táto tabuľka ukáže, kde ktorá vyhráva.

Jedno pravidlo palca: ak má dokument viac než desať strán a je väčšinou próza, vyhrá čistý text plus polhodina formátovania. Ak je krátky a vizuálny, vyhrá cesta Wordu v počítači.

Získajte čistý text a vzhľad vráťte

1. Skontrolujte, že PDF má označiteľný text, zvýraznením jednej vety. Naskenované strany potrebujú najprv OCR a žiadna cesta nižšie neprečíta fotku strany.
2. Otvorte PDF do Wordu, vyberte PDF a prezrite náhľad vytiahnutého textu. Dávajte pozor na stĺpce, tabuľky a bočné panely, kde na poradí čítania záleží najviac.
3. Stiahnite DOCX. Každá strana PDF príde ako nadpis a za ním upraviteľné odseky: každé slovo prítomné, žiadne rozloženie sľúbené.
4. Na nadpisy a telo textu použite štýly Wordu, namiesto ručnej opravy každého odseku. Tri štýly, Nadpis 1, Nadpis 2 a Normálne, naštýlujú desaťstranový dokument za pár minút.
5. Pár tabuliek radšej postavte ručne, než by ste opravovali vlepené mriežky. Prepísanie malej tabuľky trvá kratšie než zarovnanie tej, čo prišla nakrivo.
6. Obrázky získajte osobitne nástrojom Extrahovať obrázky a položte ich, kam patria. Logá a fotky v textovom exporte nikdy necestujú.

Radšej cestu rozloženia? Otvorte Word v počítači, otvorte v ňom súbor PDF, potvrďte výzvu na prevod a uložte ako DOCX. Potom celý dokument prečítajte podľa PDF: skôr, než zmeníte slovo, skontrolujte zlomy strán, mriežky tabuliek a poradie bočných panelov.

Prešľapy formátovania a ako ich opraviť

• Z každého riadka sa stal vlastný odsek. PDF uložilo zlomy riadkov, nie odseky. Vo Worde nahraďte dvojité medzery riadnymi zlomami odsekov, alebo krátke pasáže namiesto opravy prepíšte.
• Stĺpce sa čítajú naprieč namiesto nadol. Dvojstĺpcová strana sa sploštila do jedného toku, ktorý medzi stĺpcami kľučkuje. Každý stĺpec ručne vystrihnite do vlastnej časti a kontrolujte so stranou PDF.
• Písma sa vymenili všade. PDF vložilo písma, ktoré Word nemá, takže obe cesty nahrádzajú. Vyberte najbližšie nainštalované písmo a použite ho cez štýly, aby náhrada ostala jednotná.
• Tabuľky vyzerajú ako moderné umenie. Zlúčené bunky a vnorené tabuľky rekonštrukciu porazia. Trosky vymažte, vložte čerstvú tabuľku Wordu so správnou mriežkou a text buniek prekopírujte.
• Obrázky sedia na texte. Prestavané rozloženia kotvia obrázky čudne. Každý obrázok označte, zalamovanie nastavte tak, aby sedel s textom, a potiahnite ho späť, kam ho PDF ukazuje.
• Počet strán sa zdvojnásobil. Iné písma a okraje dokument prelejú. Pred prepisovaním čohokoľvek mierne dolaďte okraje a veľkosť písma; obsah tam zvyčajne je celý.

Kedy prestať naháňať rozloženie

Niektoré rozloženia sa neoplatí rekonštruovať. Diplom s ozdobnými rámčekmi, menu reštaurácie s grafikou za textom alebo údajový list s drobnými viacstĺpcovými špecifikáciami sa žiadnou cestou neprevedú do čistého súboru Word. Pri nich upravte samotné PDF: drobné opravy textu sú často možné bez akéhokoľvek prevodu a návod na PDF do Wordu vysvetlí, kedy úprava PDF porazí prevod.

Krátke pasáže prevod vôbec nepotrebujú. Odsek označte vo svojej čítačke PDF, skopírujte ho a vlepte do Wordu: tri odseky sa vlepia rýchlejšie, než sa rozbehne akýkoľvek prevodník. A keď musí byť finálnym produktom znova PDF, pamätajte na cestu tam a späť: Word do PDF premení váš upravený DOCX späť na prehľadávateľné PDF, hoci dokument vysádza nanovo, namiesto obnovy pôvodného dizajnu. Finálne PDF pred tlačou či odoslaním skontrolujte s prvým.