Escanear un documento de varias páginas con el móvil

Elige la vía antes de hacer la primera foto

Daniela está cambiando de hipoteca. Su gestor necesita antes de las cuatro de la tarde la oferta vinculante de 9 páginas firmada y las tres últimas nóminas en PDF, y su buzón rechaza cualquier adjunto de más de 10 MB. Tiene un móvil Android, la mesa de la cocina y ningún escáner. Doce hojas son demasiadas para improvisar.

Los escáneres escondidos en Notas, Archivos y Drive

En un iPhone, abre una nota en la app Notas, toca el botón de adjuntar de la barra de herramientas (una cámara o un clip, según la versión de iOS) y elige Escanear documentos. Detecta los bordes de la hoja, hace la captura y queda a la espera de la siguiente. Pásale todas las páginas, toca la opción de guardar y comparte después el escaneo como PDF. La app Archivos tiene ese mismo escáner dentro del menú Más de cualquier carpeta y guarda el PDF directamente allí.

En Android, Google Drive incluye la opción Escanear, accesible desde el botón Nuevo o desde el icono de una cámara según la versión. Ve añadiendo cada hoja desde la pantalla de revisión y guarda una sola vez al final para que las doce páginas caigan dentro de un único PDF. Los móviles Samsung tienen su propio escáner integrado en la cámara, explicado paso a paso en la guía para escanear con un Samsung.

Conviene vigilar dos detalles. Si la app aplica un filtro, elige color o escala de grises siempre que haya firmas o sellos, porque un filtro de blanco y negro puro puede comerse el bolígrafo azul y las notas a lápiz. Además, los escaneos hechos en Drive se guardan en tu cuenta de Google, mientras que Notas sincroniza por iCloud si lo tienes activado, así que los documentos delicados acaban en la nube salvo que los borres después.

Fotografiar el lote con la cámara normal

Cuando no hay app de escáner, la cámara cumple la función. Quita las grapas, apoya cada hoja sobre una mesa oscura y mate cerca de una ventana y sujeta el móvil plano por encima para que el papel llene el encuadre dejando solo un borde fino de mesa alrededor. Mantén la misma altura en todas las hojas.

Dispara en orden de lectura. Si el papel está impreso por las dos caras, fotografía el anverso y enseguida el reverso de cada hoja antes de pasar a la siguiente, para que el carrete coincida ya con el orden del documento. Cuenta las fotos y compáralas con el montón de papel antes de recoger la mesa.

Comprueba el formato. Un iPhone guarda las fotos como HEIC por defecto; cambiar el formato de cámara a la opción de mayor compatibilidad en los ajustes hace que pasen a guardarse en JPG. Las cámaras de Android suelen guardar en JPG salvo que se haya activado una opción de alta eficiencia. Mezclar ambos formatos en un mismo lote obliga a dar un rodeo luego. Para la página de datos de un pasaporte importan más los reflejos y las líneas de código que el orden, y la guía para escanear un pasaporte se centra en ese caso.

Unir las fotos en un solo PDF desde el navegador

1. Abre JPG a PDF en el móvil o en el ordenador donde tengas las fotos. Acepta archivos JPG y PNG. Para fotos HEIC de un iPhone, usa en su lugar HEIC a PDF; los controles son idénticos.
2. Toca Elegir imágenes y selecciona todas las páginas de una vez.
3. Revisa la lista de arriba abajo. PDFGym respeta el orden en que llegan los archivos y nunca los reordena por nombre, y el selector de fotos del móvil no siempre los entrega en el orden en que disparaste. Sube o baja una página con sus flechas y quita cualquier foto repetida con el botón de eliminar.
4. Elige el ajuste de página: Ajustar a imagen, A4 o Carta EE. UU., y un margen Ninguno, Estrecho o Estándar.
5. Toca Crear PDF. El resultado se vuelve a abrir para comprobar el número de páginas, sus tamaños y las dimensiones de las imágenes antes de que aparezca Descargar PDF.
6. Ponle un nombre claro para quien lo reciba, por ejemplo Daniela_Ruiz_oferta_vinculante_firmada.pdf.

Cada herramienta admite una familia de formatos, así que si un lote mezcla archivos HEIC y JPG tendrás que generar dos PDF por separado y juntarlos después con Unir PDF. Hacer todas las fotos en el mismo formato te ahorra ese paso.

Forma de la página, márgenes y megabytes

Ajustar a imagen da a cada página la proporción exacta de su foto, lo cual se ve bien en pantalla pero sale con medidas raras al imprimir. A4 o Carta EE. UU. encajan cada foto dentro de un tamaño de papel fijo dejando un margen uniforme alrededor; si una foto es apaisada, su página se gira en horizontal. Carta EE. UU. es el estándar en Estados Unidos y Canadá, y A4 en casi todo el resto del mundo. El margen Estrecho añade un cuarto de pulgada de blanco alrededor de la imagen y el Estándar media pulgada, sin recortar nada.

El peso del archivo viene dado por las fotos. JPG a PDF coloca cada JPG dentro del documento byte a byte, de modo que doce fotos de 4 MB dan un PDF de unos 48 MB. HEIC a PDF decodifica cada foto y la guarda como un JPEG de alta calidad, que a menudo ocupa más que el HEIC original. En cualquiera de los dos casos, para entrar en el límite de 10 MB del gestor de Daniela la siguiente parada es Comprimir PDF: escribe el límite en la casilla de tamaño objetivo y amplía después la vista previa para asegurarte de que la letra pequeña se sigue leyendo bien.

Problemas al escanear con el móvil y cómo resolverlos

• La página 7 ha quedado delante de la 6. Reordena con las flechas antes de crear el PDF. Si te das cuenta después, cambia el orden de las páginas en el archivo terminado en lugar de volver a hacer las fotos.
• Una página ha salido tumbada de lado. La herramienta aplica el giro que anotó la cámara, pero al sujetar el móvil totalmente horizontal el sensor puede anotar la orientación equivocada. Gira esa página en el PDF terminado.
• Un pulgar o una sombra en una hoja. Vuelve a fotografiar únicamente esa hoja, cámbiala en la lista y genera el PDF de nuevo.
• La firma ha desaparecido. Un filtro de escáner en blanco y negro puro se ha comido la tinta. Vuelve a escanear en color o en escala de grises.
• La app de escáner ha guardado un PDF por cada hoja. Esos archivos ya son PDF terminados, así que únelos en orden en lugar de volver a convertirlos.
• Nadie puede buscar palabras en el texto. La foto de una página guarda píxeles, no caracteres, y estos conversores no aplican reconocimiento óptico de texto. Pregunta si el destinatario necesita una versión escrita a máquina.

Cuándo conviene dejar el móvil a un lado

Si te piden una copia compulsada, el documento original o una verificación presencial, un escaneo hecho en casa no servirá, por muy limpio que haya quedado.

A partir de cuarenta páginas, una fotocopiadora con alimentador automático en la oficina, en una biblioteca o en una copistería termina antes y deja todas las páginas con la misma geometría. Lo mismo ocurre con los libros encuadernados y los planos grandes. Y si el banco, el centro de estudios o la administración ofrecen su propia app para subir documentos, úsala: puede comprobar aspectos que un simple PDF no recoge.