أضف ملف PDF إلى مستند Word

ملحق رسالة ماجستير وموعد يوم الجمعة

يُنهي طارق رسالة الماجستير في thesis-draft.docx. يريد المشرف المسودة يوم الجمعة، كاملة مع ملحقين لا يوجدان إلا بصيغة PDF: ethics-approval.pdf، خطاب موقّع من صفحتين من لجنة الجامعة، وinterview-codebook.pdf، مستند مرجعي من 38 صفحة قد يرجع إليه القارئ لكنه لن يقرأه من أوله إلى آخره. ولاحقًا تنتظر المكتبة النسخة النهائية في ملف PDF واحد.

هذان الملفان يحتاجان إلى معاملة مختلفة. خطاب الموافقة يجب أن يكون ظاهرًا على الصفحة، مطبوعًا وعلى الشاشة، لأن الممتحنين يتحققون من التوقيع. أما دليل الترميز فيكفي أن يكون في المتناول. ولأن التسليم النهائي ملف PDF، يوجد خيار ثالث يتجنب وضع ملفات داخل Word أصلًا. كل طريق ينتج شيئًا مختلفًا، ولهذا ينتهي الطلب نفسه بنتائج متباينة إلى هذا الحد.

ماذا يترك كل طريق في مستندك

قبل الاختيار، انظر إلى ما يحصل عليه القارئ فعلًا. هذه هي المقارنة التي استخدمها طارق:

انقسم الجواب عند طارق إلى قسمين: صور صفحات لخطاب الموافقة، وأيقونة لدليل الترميز في المسودة، والإلحاق لنسخة المكتبة النهائية.

اعرض الصفحات كصور داخل نصك

تعرض أداة تحويل PDF إلى صور الصفحات داخل علامة تبويب المتصفح؛ لا يُرفع الملف إلى أي مكان. بعد ذلك يتعامل Word مع كل صفحة كأي صورة تدرجها:

1. افتح الأداة واختر ethics-approval.pdf. تعرض اسم الملف وعدد الصفحات والحجم، فتتأكد من أنك اخترت المستند الصحيح.
2. حدد الصيغة والدقة. JPG بدقة 150 DPI محدد مسبقًا ويناسب الصفحات التي يغلب عليها التصوير. لخطاب فيه خط صغير وتوقيع، انتقل إلى PNG الذي يحافظ على حدة الحواف. اختر 300 DPI إذا كانت الرسالة ستُطبع وتُجلّد، و96 DPI فقط لما سيُقرأ على الشاشة على عجل.
3. اختر الصفحات. «جميع الصفحات» هو الافتراضي؛ ولجزء من ملف أطول، اختر «اختر الصفحات» واكتب مثلًا 2 أو 1, 3-5.
4. صدّر ونزّل. تُفتح كل صورة مرة أخرى وتُطابق أبعادها بالبكسل مع الدقة التي اخترتها. الصفحة الواحدة تصل كملف واحد، مثل ethics-approval-page-001.png؛ والصفحات المتعددة تصل في ethics-approval-images.zip بملفات مرقمة تحافظ على ترتيبها.
5. في Word، ضع المؤشر تحت عنوان الملحق، واستخدم أمر «صور» في تبويب «إدراج»، وأضف الصور بالترتيب. افتح «خيارات التخطيط» بجانب كل صورة واختر «سطري مع النص»، لتتحرك الصفحة مع النص المحيط بدل أن تطفو.

صفحة A4 بدقة 300 DPI أبعادها 2480 في 3508 بكسل، أعرض بكثير من عمود النص، فيصغّرها Word لتناسب الهوامش. لا بأس بذلك: البكسلات الإضافية هي ما يُبقي التوقيع وترويسة الخطاب حادّين على الورق.

احتفظ بالملف كاملًا خلف أيقونة

بالنسبة لدليل الترميز، تحتاج المسودة إلى مدخل إليه فقط. في Word لـ Windows، انتقل إلى تبويب «إدراج» وافتح «كائن» في مجموعة «نص». في تبويب «إنشاء من ملف»، استعرض وصولًا إلى interview-codebook.pdf، واترك «ارتباط إلى ملف» دون تحديد كي تدخل نسخة كاملة في المستند، وحدد «عرض كأيقونة». يتيح لك «تغيير الأيقونة» استبدال اسم الملف تحت الأيقونة بتسمية مثل «الملحق د: دليل ترميز المقابلات (PDF، 38 صفحة)». ويملك Word لـ Mac أمر «كائن» أيضًا، لكن نافذته مرتبة بشكل مختلف.

النسخة المضمّنة تضيف إلى ملف .docx ما يقارب حجمها. دليل ترميز ممسوح ضوئيًا من 38 صفحة قد يزن عدة ميغابايتات بسهولة، فمرّره أولًا عبر أداة الضغط إذا كان المستند سيُرسل بالبريد. ومن دون خيار الأيقونة، يعرض Word عادة معاينة للصفحة الأولى، وكثيرًا ما يظنها القراء المستند كله.

إذا كانت النسخة النهائية PDF، فألحِق بدل التضمين

حين تكون الوجهة ملف PDF، كما في تسليم طارق للمكتبة، تصبح الأيقونة داخل Word بلا فائدة: لا تفعل شيئًا بعد تصدير المستند. احفظ نسخة من مستند Word بصيغة PDF، ثم اجمعها مع الملحقات في أداة الدمج بهذا الترتيب: الرسالة، ثم خطاب الموافقة، ثم دليل الترميز. تحافظ الصفحات الملحقة على جودتها الأصلية، ويبقى أي نص كان قابلًا للتحديد في المصدر قابلًا للتحديد.

تفصيلان يستحقان التحقق. إذا أنشأ تصدير PDF علامات مرجعية من عناوين Word، فستخبرك أداة الدمج قبل التشغيل أنها قد لا تنتقل إلى الملف الجديد. وأرقام صفحات Word تتوقف حيث تنتهي الرسالة، فتحتفظ الملحقات بالترقيم الذي كان لها. ويغطي دليل جمع عدة ملفات Word في PDF واحد جانب التصدير بتفصيل أكبر.

مشكلات تظهر على شاشة شخص آخر

• الملحق يبدو ضبابيًا عند الطباعة. صُدّرت الصفحة بدقة 96 DPI. صدّرها من جديد بدقة 300 DPI واستبدل الصورة.
• قفزت صورة إلى الصفحة التالية بعد تعديل. كانت مضبوطة على نمط التفاف يسمح لها بالطفو. حوّلها إلى «سطري مع النص».
• الأيقونة لا تفتح شيئًا عند القارئ. كان الكائن مرتبطًا بملف على قرصك بدل أن يكون مضمّنًا. أدرجه من جديد مع ترك «ارتباط إلى ملف» دون تحديد.
• المستند لا يُرسل. مسح مضمّن جعل ملف .docx أكبر مما يقبله صندوق البريد. اضغط ملف PDF، ثم ضمّن النسخة الأصغر.
• عشرون صفحة من الصور لا يستطيع أحد البحث فيها. المستندات الطويلة على هيئة صور تزعج القراء وقارئات الشاشة على السواء. ضمّنها أو ألحقها بدل ذلك، واجعل صورةً الصفحةَ التي يجب أن تُرى فقط.

حالات يكون فيها Word، أو كاتب الملف، المصدر الأفضل

إذا كنت تحتاج فعلًا إلى تعديل ما يقوله ملف PDF، فلا الصور تنفع ولا الكائنات. يستطيع Word فتح كثير من ملفات PDF مباشرة وتحويلها إلى نص قابل للتعديل، مع إعادة بناء التخطيط؛ ويقارن دليل تحويل PDF إلى Word بين ذلك والتحويل في المتصفح. وإذا أنشأ زميل ملف PDF من ملف Word، فأسرع حل غالبًا أن تطلب ملف .docx وتنسخ المحتوى بتنسيقاته كما هي.

Word للويب وتطبيقات الهاتف لا توفر نافذة «كائن» الكاملة، لذا في مستند مشترك عبر الإنترنت يعمل طريق صور الصفحات، أو رابط عادي إلى الملف، بشكل أفضل. وإذا كانت مؤسستك تمنع أدوات الويب لسجلات المرضى أو أوراق الموارد البشرية، فطريق «كائن» لا يحتاج إلى أكثر من Word نفسه. ولنسخة جداول البيانات من هذه المهمة، راجع إضافة PDF إلى Excel.