Passe uma planilha Excel para um PDF compartilhável

Uma lista de preços e uma feira de fim de semana

Jana tem uma padaria pequena e uma barraca na feira de artesanato do fim de semana. A organização quer a lista de preços de cada feirante em PDF até sexta ao meio-dia para o livrinho impresso da feira. O arquivo dela, precos-padaria.xlsx, tem três planilhas: Pães (14 linhas), Bolos (22 linhas) e Sazonais (9 linhas). Nomes simples na primeira coluna, pesos na segunda, preços na terceira. Sem gráficos, sem células coloridas com sentido, sem logotipos.

Essa simplicidade decide a rota. Cada planilha é exatamente o que uma exportação de conteúdo de tabela resolve bem: valores em linhas e colunas, nada mais. Jana converte a planilha Pães no navegador, baixa precos-padaria.pdf, renomeia para precos-padaria-paes.pdf e repete a rodada para as outras duas planilhas. Três rodadas curtas, três PDFs limpos, tudo antes de a fornada da manhã sair do forno.

Se sua planilha parece com a da Jana, siga os passos abaixo. Se ela carrega gráficos, fotos ou células codificadas por cor, leia a seção sobre a exportação do próprio Excel, porque este conversor reconstrói valores e não copia o design da planilha.

Converta uma planilha no navegador

1. Abra Excel para PDF e aperte Escolha um XLSX, ou solte o arquivo na página. Só XLSX é aceito. Um XLS antigo precisa ser salvo como XLSX no Excel ou noutro app de planilha primeiro.
2. Escolha a planilha na lista. O conversor trata uma planilha por rodada, então escolha a que o destinatário pediu e ignore o resto por enquanto.
3. Leia a prévia de células. Ela mostra linhas e colunas como valores guardados, que é o que o PDF vai guardar. Se uma coluna mostra células vazias ou desatualizadas aqui, abra o arquivo num app de planilha, salve-o para os valores atualizarem e comece de novo.
4. Escolha um tamanho de página, A4 ou Carta, combinando com o papel que o destinatário usa. Depois aperte Converter para PDF. A planilha escolhida vira um PDF com texto que é reaberto e verificado antes de o download aparecer.
5. Abra o download e compare com a planilha: cada linha presente, números batendo, nada cortado na borda direita. Renomeie o arquivo antes da próxima rodada, pois cada download recebe o nome do arquivo original.

O arquivo é lido e convertido dentro da aba aberta e nunca sai do seu aparelho. Fechar ou recarregar a aba limpa da página o arquivo e a prévia.

Qual rota combina com sua planilha

Uma planilha por rodada, só valores, sem design: esses três fatos escolhem a rota por você. Ache sua situação na tabela.

O caso da Jana é a segunda linha. Ela converte Pães, Bolos e Sazonais em separado, depois empilha os três PDFs com Unir PDF num arquivo só para o livrinho.

Deslizes de planilha e as correções

• Números diferentes da sua tela. O PDF guarda valores guardados, e a ferramenta nunca recalcula fórmulas. Abra o arquivo num app de planilha e salve-o antes de converter, para os valores guardados estarem atuais.
• O gráfico sumiu. Gráficos e imagens não são transferidos. Se a figura é parte da mensagem, exporte a partir do Excel em vez de converter aqui.
• Cores com sentido sumiram. Células vermelhas de pagamentos atrasados chegam como texto simples. Exporte a partir do Excel, ou adicione uma coluna de status com palavras como ATRASADO para o sentido sobreviver em texto simples.
• Colunas cortadas na borda. Uma planilha larga não cabe na largura da página. Estreite as colunas, descarte as vazias, ou use a exportação de impressão do Excel, que ajusta a escala da planilha para caber.
• Você converteu a planilha errada. A lista mostra cada aba, e nomes parecidos se confundem fácil. Passe o olho na prévia de células antes de apertar Converter; ela mostra exatamente qual planilha você escolheu.
• Todo download tem o mesmo nome. Cada resultado recebe o nome do arquivo original. Renomeie cada PDF logo depois de baixar, por exemplo precos-padaria-paes.pdf, antes de começar a próxima rodada.

Quando o próprio Excel, ou o XLSX, é a resposta

O conversor de navegador é uma exportação de conteúdo de tabela, não uma réplica de impressão do Excel. Lidere com ele para valores simples, e abra espaço nestes casos.

• O design da planilha carrega sentido: gráficos, logotipos, layouts de células mescladas, escalas de cor. Use o comando Exportar ou Salvar como do Excel com PDF como formato, e confira a visualização de impressão primeiro.
• A planilha é mais larga que uma página ou corre por centenas de linhas. A configuração de página do Excel controla escala, repetição de linhas de cabeçalho e quebras de página; o conversor de navegador oferece uma tabela limpa e um tamanho de papel, nada mais.
• O destinatário precisa de fórmulas ativas, filtros ou tabelas dinâmicas. Envie o próprio arquivo XLSX. Um PDF é um retrato, e nenhum retrato calcula.
• Os números precisam ser auditados contra as fórmulas. O conversor lê valores guardados sem executar nada, então um auditor precisa do arquivo, não da exportação.
• A política da empresa mantém planilhas em software de computador aprovado. O PDFGym nunca envia o arquivo, mas a regra continua valendo, então siga-a ou fale com o TI.

No caminho contrário, de um PDF pronto de volta para linhas e colunas, o trabalho é do PDF para Excel. E se você precisa do PDF visível dentro do arquivo em vez de ao lado dele, o guia de PDFs dentro do Excel cobre anexar e mostrar páginas numa planilha.